Privacy statement

Het Center for People and Buildings (hierna CfPB) verwerkt voor haar doeleinden gegevens als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring beschrijven we onze positie ten opzichte van de AVG. Dat is voor betrokkenen en voor ons belangrijk omdat we werken met persoonsgegevens. We willen graag duidelijk maken voor welke doelen we welke gegevens gebruiken, hoe de verwerking gebeurt en welke maatregelen getroffen zijn voor de bescherming van gegevens.

In dit privacy statement besteden we aandacht aan:

• Wie is het CfPB en wat zijn taken en werkzaamheden?
• De rollen van het CfPB als verwerker en als verwerkingsverantwoordelijke.
• Welke persoonsgegevens verwerkt het CfPB tijdens onderzoeken?
• Wie hebben toegang tot de persoonsgegevens?
• Waar verwerkt CfPB persoonsgegevens?
• Hoe lang bewaart CfPB persoonsgegevens?
• Beveiliging van de persoonsgegevens.
• Algemene informatie of bestellingen, cookies.
• Wat zijn de rechten van betrokkenen?
• Vragen of klachten.

Wie is het CfPB en wat zijn taken en werkzaamheden?

In de statuten van de Stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings (CfPB), van der Burghweg 1, 2628 CS Delft, KvK inschrijving 27198777 staat over de doelen van de stichting:

1. het bevorderen van multidisciplinair onderzoek, productontwikkeling en kennisoverdracht op het gebied van de relatie tussen mensen, werk en de werkomgeving, in het bijzonder de productiemiddelen en specifiek het vastgoed.
2. het bevorderen van multidisciplinaire samenwerking tussen de leerstoelen van verschillende universiteiten onderling  en de beroepspraktijk voor zover het de onder 1 beschreven aandachtsgebieden betreft.

De taak waarin gegevens als bedoeld in de AVG verwerkt worden, luidt conform art 3b van de statuten:

“het initiëren, begeleiden en uitvoeren of doen uitvoeren van fundamenteel en toegepast wetenschappelijk onderzoek en ontwikkeling; bij voorkeur zoveel mogelijk resulterend in toepasbare kennis en instrumenten”.

Het onderzoek dat CfPB doet heeft een leidend kader namelijk de CfPB kennisagenda. Daarin staan onderzoeksthema’s en over deze onderwerpen publiceren we geregeld voortgangsinformatie.

Het uitvoeren of doen uitvoeren van onderzoek krijgt in de praktijk vorm in:

• Casestudy onderzoek waarin de relatie tussen mensen, werk en werkomgeving wordt onderzocht. In deze casestudies worden gegevens over concrete werkomgevingen verzameld. Voor een dergelijke studie is er een concrete opdrachtgever. Het onderzoek vindt plaats in bestaande organisaties en maakt gebruik van de opvattingen van daar werkzame personen.
• Eigen onderzoek gericht op het ontsluiten van generieke patronen op basis van de opgehaalde data, bijvoorbeeld in thematisch gerichte collectieve onderzoeksprogramma’s.

De rollen van het CfPB als verwerker en als verwerkingsverantwoordelijke

Op basis van het voorstaande heeft CfPB conform de AVG een dubbele rol: verwerker (in de case studies) en verwerkingsverantwoordelijke in het eigen geïnitieerd onderzoek. Conform AVG artikel 5 lid 1 sub b (“…de verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden…”) en AVG artikel 89 (dat betrekking heeft op Waarborgen en afwijkingen in verband met verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden) mag het CfPB de gegevens verder verwerken voor wetenschappelijk en statistisch onderzoek.

Welke persoonsgegevens verwerkt het CfPB tijdens onderzoeken?

Het CfPB doet het maximale om gegevens zo anoniem mogelijk te verzamelen (“privacy-by-design”), te verwerken en te bewaren. Natuurlijke personen zijn niet identificeerbaar in enquêteresultaten omdat data worden verzameld, verwerkt en opgeslagen zonder koppeling aan individueel identificeerbare gegevens. Anonieme en geanonimiseerde gegevens zijn geen persoonsgegevens. Relevante privacy wet- en regelgeving is niet van toepassing op deze gegevens.

Het CfPB verricht statistische analyses op opgehaalde data en rapporteert over geaggregeerde groepsgegevens met een minimale groepsgrootte van 30 personen. Dit betekent dat in rapportages over kwantitatieve data zodanig gerapporteerd wordt dat informatie niet tot natuurlijke personen herleidbaar is.

Bij kwalitatieve studies en kennisdelingssessies is persoonlijuk contact met respondenten onvermijdelijk. Dit resulteert in het verzamelen van persoonsgegevens. Het CfPB ontvangt alle persoongsgegevens van de betrokkene zelf of van de instantie die gegevens aan het CfPB verstrekt. Bij ophalen van persoonsgegevens wordt uitdrukkelijke toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens van de betrokkene gevraagd. CfPB vraagt opgehaalde gegevens alleen in relatie tot werkomgevingsvraagstukken. Deelnemers zijn niet verplicht deze informatie te verstrekken. Rapportages over kwalitatieve data wordt zodanig gerapporteerd dat informtie niet tot natuurlijke personen herleidbaar is. 

Wie hebben toegang tot de onderzoekdata en persoonsgegevens?

De onderzoekdata worden opgeslagen op servers van TU Delft en Maxint. Voor de servers van TU Delft geldt het privacy statement van TU Delft. Vind het hier: https://www.tudelft.nl/privacy-statement.

Met Maxint zijn afspraken over vertrouwelijke en zorgvuldige omgang vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Medewerkers van de TU Delft en Maxint en andere personen die in opdracht en onder direct toezicht van deze organisaties verrichten, hebben alleen toegang tot de gegevens indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Het CfPB deelt geen onderzoekdata met derde partijen zonder een overeenkomst aan te gaan.

Het CfPB deelt geen persoonsgegevens met derden.

Waar verwerkt CfPB persoonsgegevens?

De hierboven genoemde persoonsgegevens worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Hoe lang bewaart CfPB onderzoek data of persoonsgegevens?

Het CfPB hanteert bewaartermijnen zonder einddatum in verband met eerdergenoemde wetenschappelijke en statistische doeleinden, met name intertemporele onderzoeken waarmee meerjarige trends uit data worden geëxtraheerd. In voorkomende gevallen wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten om afspraken te maken over de bewaartermijn.

Beveiliging van de onderzoek data of persoonsgegevens

TU Delft en Maxint passen passende beveiligingstechnologie toe om persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik. Van (pogingen tot) misbruik doen de organisaties aangifte. Daarnaast nemen zij technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.

Algemene informatie of bestellingen, cookies

Verstrekte privacygegevens die geen relatie hebben met onderzoek, zoals het stellen van vragen, het plaatsen van bestellingen en opgave voor bijeenkomsten via de website worden opgeslagen op een server van de TU Delft. Het gaat dan om gegevens die je achterlaat als je gebruik maakt van onze dienstverlening zoals: naam, e-mailadres, huisadres, telefoonnummer, postcode en woonplaats, bedrijfsnaam, en gegevens die je zelf toevoegt bij het stellen van vragen of het maken van opmerkingen.

Het CfPB maakt op de eigen website gebruik van cookies voor webanalyseservices (via Google Analytics). Via deze cookies krijgen we inzage in het bezoek aan onze website door informatie over bezoekersaantallen, populaire pagina’s en onderwerpen. De instellingen van Google Analytics zijn aangepast zodat we voldoen aan de AVG.

Wat zijn de rechten van betrokkenen?

Normaal gesproken bestaat er recht op inzage, rectificatie en recht op beperking cf. AVG artikelen 15, 16 en 18. Gelet op de doeleinden van het CfPB om wetenschappelijk en of statistisch onderzoek te kunnen uitvoeren beroepen we ons op uitsluiting cf. artikel 89. Betrokkenen kunnen bezwaar maken tegen de verwerking en vragen om de persoonsgegevens te verwijderen (na een belangenafweging) Wij verwijzen in eerste instantie naar de beschermingsmaatregelen hierboven.

Vragen of klachten

Vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze informatie kun je stellen aan info@cfpb.nl.

Als je klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, kun je deze voorleggen aan bovengenoemd e-mailadres. Je kunt de klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/).

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 12 mei 2023.