Optimalisatie van het werkplekconcept van DSM

DSM heeft een derde van het kantoor in Sittard succesvol ingericht volgens het 'New Ways of Working' (HNW) principe; de medewerkers zijn zeer tevreden met hun kantooromgeving. Om HNW breder te kunnen uitrollen wil DSM weten hoe de inrichting van haar kantoor nog beter kan. In het voorjaar van 2012 heeft het CfPB dit onderzocht door middel van observaties en interviews. 

Kan het beter?

Een paar jaar geleden zijn de DSM-medewerkers op de eerste verdieping in Sittard overgestapt naar HNW: werkplekken worden gedeeld, iedereen heeft een laptop en een mobiele telefoon, men kan en mag werken waar en wanneer men wil. Medewerkers lijken erg tevreden met de werkomgeving. DSM wil weten of dit echt zo is en hoe de werkomgeving nog beter kan:

• Wordt de juiste mix van plekken geboden?
• Werkt de verdeling van de werkomgeving in zones (voor stilte en rumoer)?
• Kan het ontwerp van de werkomgeving worden verbeterd?
• Zijn er problemen met akoestiek en klimaat?

Wat doen medewerkers?

In het voorjaar van 2012 is twee dagen geobserveerd hoe medewerkers de werkomgeving gebruiken. Tussen acht en negen renden we door het kantoor en maakten we foto’s om te zien waar mensen als eerste gaan zitten als ze ’s ochtends binnen komen: welke plekken zijn favoriet? Daarna liepen we meerdere keren per dag langs alle werkplekken om te noteren wat medewerkers op de werkplekken deden. Dit hebben we weergegeven op een plattegrond om te tonen: welke gebieden meer en minder rumoerig zijn (rood, oranje en geel), waar mensen hun spullen laten liggen (grijs) en mensen in stilte aan het werk zijn (blauw). De cijfers geven aan dat meerdere mensen aan een bureau zitten, iets dat regelmatig gebeurt. 

Wat vinden medewerkers?

Met deze plattegronden op tafel zijn een aantal medewerkers geïnterviewd over verschillende aspecten van het concept. Hun mening was unaniem, erg tevreden: “We willen niet terug naar een standaard kantooromgeving”. De schone, open omgeving met veel (natuurlijk) licht én de mogelijkheid om zelf een plekje te kunnen kiezen worden zeer gewaardeerd.

Het kan nog beter

Natuurlijk kan er altijd wat verbeterd worden: bij DSM wordt veel overlegd, het liefst met 2 à 3 personen in een cockpit (waar de temperatuur soms hoog oploopt tijdens verhitte discussies). Tijdens drukke momenten werd er op meer dan de helft van de bureaus 'gekampeerd'. De gebruiker was vertrokken maar de appel, laptop en koffiebekertjes waren achtergebleven, waardoor het bureau niet beschikbaar was voor andere gebruikers. Een relatief groot deel van de werkomgeving is ingericht als 'social area'. Medewerkers durven hier echter niet te praten, omdat anderen aan lange tafels geconcentreerd en in stilte achter hun laptop aan het werk zijn.

Let op gebruiker

Zo zie je maar, ook al zijn de medewerkers tevreden, het kan allemaal nog beter: meer cockpits, geschikt voor overleg door meerdere personen, minder 10-persoons overlegruimten en een meer gesloten 'social area', waar medewerkers zich vrij voelen lekker een potje te pingpongen of te darten. Ook moet niet uit het oog verloren worden dat de ene gebruiker de andere niet is, zoals de medewerkers zelf zeiden: “wij zijn veel innovatiever en flexibeler dan onze collega’s van andere afdelingen. Laat ze maar een weekje langskomen om te ervaren hoe prettig het hier werkt”. 

Heeft DSM een geheim?  

We komen niet veel organisaties tegen waar HNW zó goed gewaardeerd wordt. Zou dit komen doordat we vooral overheidsorganisaties onderzoeken, waar men mogelijk kritischer is? Komt dit doordat deze medewerkers inderdaad zo innovatief en flexibel zijn als ze zelf zeggen? Of heeft DSM een ander geheim op zak? We zijn erg benieuwd naar de reacties van andere medewerkers van DSM, als dit HNW concept breder wordt uitgerold!