Waar laat ik mijn spullen?

20 oktober 2011

Als iemand aan kantoorhuisvesting denkt, dan is het onwaarschijnlijk dat als eerste het archief en de opslagmogelijkheden te binnen schiet. Door ontwikkelingen als digitalisering, het werken op andere locaties en thuiswerken wordt aandacht voor het archief, een eigen bibliotheek of opslag echter steeds belangrijker. Flexibel werken zorgt er  voor dat medewerkers geen ladenblok, bureau of boekenkast meer hebben waar ze hun spullen kunnen laten liggen. Ze moeten dus beter nadenken wat zij met dossiers en schrijfbloks doen. Uit de WODI onderzoeksdatabase ( 12.600 respondenten) blijkt dat slechts 3,3% van de respondenten het aspect een van de drie meest belangrijke van de werkomgeving vindt. Archief en opslag is dan ook niet de meest belangrijke satisfier, maar wel een belangrijke randvoorwaarde. Maar als dit niet goed geregeld is, dan kunnen mensen weerstand gaan beiden tegen verandering: het gebrek aan mogelijkheden genereert een dissatisfier.

Interessante feiten over archief en opslagmogelijkheden vanuit de WODI onderzoeksdatabase:

•  Mensen die werken in een combikantoor met flexibele werkplekken zijn het minste tevreden met het archief.
•  Oudere medewerkers zijn minder tevreden over het archief dan jongere medewerkers (jonger dan 40 jaar).
• Een tekort aan kennis van de digitale opslagsystemen zorgt voor veel weerstand binnen de organisatie om te digitaliseren.
• Een feitelijk gebrek aan ruimte of het gevoel dat er te weinig ruimte is na een verhuizing leidt vaak tot veel ontevredenheid.
• Er is ruimte nodig voor de persoonlijke spullen van de medewerkers.
• Digitalisering moet volledig zijn doorgevoerd wil men goed kunnen werken in een flexibel concept.
• Het niet kunnen vinden van digitale documenten leidt vaak tot angst documenten kwijt te raken.
• Fysieke afstand tot het archief leidt vaak tot ontevredenheid; vaak is deze in een flexibele omgeving groter dan in de traditionele cellenkantoren.