Verslag lustrumsymposium

4 november 2016

Afgelopen dinsdag vierde het CfPB haar 15-jarig bestaan met het minisymposium “Nieuwe werkomgevingen, betere prestaties? 15 jaar terug, 15 jaar vooruit”. De belangstelling was groot, ruim 200 bezoekers meldden zich dinsdagmiddag in de fraaie oude lijmfabriek van Lijm & Cultuur. Het werd een boeiende, inspirerende bijeenkomst. We waren blij verrast door de vele (zeer) positieve reacties na afloop.

Vraagteken nog steeds geen uitroepteken

Vooraf was er bij ons enige zorg of de boodschap van de dag wel zou aanslaan. De uitkomsten van 15 jaar onderzoek naar werkplekinnovatie laten - ondanks een aantal positieve uitkomsten - namelijk zien dat het vraagteken uit de titel nog steeds niet kan worden ingeruild voor een uitroepteken. Dé receptuur voor succesvolle nieuwe werkomgevingen is nog steeds niet bekend. Of luistert het samenvoegen van de ingrediënten zo nauw dat succes slechts in een beperkt aantal gevallen lukt? Soms pakt het goed uit, maar geregeld vallen de resultaten toch wel wat tegen ten opzicht van de hoge verwachtingen.

Veel wishfull thinking

Evi De Bruyne en Sandra Brunia gingen in hun presentatie onder andere in op een aantal opvallende onderzoeksresultaten van het CfPB. Om er een paar te noemen:

• Vaak ontbreekt een duidelijke visie op werkplekinnovatie en zijn de doelen ambigu en slecht meetbaar;
• De verwachting dat het kantoor een ontmoetingskantoor wordt en werken buiten kantoor sterk toeneemt wordt vooralsnog niet bevestigd door de cijfers. De activiteitenpatronen blijven nagenoeg gelijk en mensen zijn slechts 4% meer buiten kantoor;
• In AGH-werkomgevingen wordt verrassend weinig van werkplek gewisseld. Slechts 4,9% wisselt meer dan één keer per dag van werkplek en 47,6% wisselt minder dan één keer per week.
• Er is een zeer grote spreiding in de gemeten tevredenheid over werkomgevingsaspecten tussen verschillende casestudies, ook binnen een en dezelfde organisatie. Naast het ontwerp van de werkomgeving spelen veel andere factoren een rol;
• Wat mensen een fijne werkplek vinden is sterk individueel bepaald;
• De bezettingsgraad van flexkantoren is hoger dan in traditionele werkomgevingen maar het verschil (gemiddeld circa 10%) is minder groot dan je zou verwachten.

Daarnaast gingen ze kort in op toekomstige ontwikkelingen en op  veranderende managementvragen zoals het toenemend belang van flexibiliteit.

Ze sloten af met de constatering dat je rondom nieuwe werkomgevingen veel wishfull thinking ziet, dat er duidelijke spanningsvelden zijn in de realiteit, en dat er nog steeds veel te leren valt over werkplekinnovatie. Onder andere over het weerbarstige gedrag in de organisatie: immers “mensen zijn rare beestjes”. Dat vormde een mooi bruggetje naar de volgende presentatie van gastspreker Ruurd Baane.

HNW is als een cruise ship

HR strateeg Ruurd Baane (bekend van het standaardwerk Het Nieuwe Werken ontrafeld; Bricks, Bytes and Behaviour) stak luchtig van wal. Zo vergeleek hij HNW met een cruise ship: ‘you love it or you hate it’. En hij sprak van het honeymoon-effect: na de eerste mooie jaren is het zaak de relatie leuk en levendig te houden.  Maar hierna werd het serieuzer en gaf hij een interessante analyse van de gedragskant van Het Nieuwe Werken. Volgens Baane zit het met de bricks and bytes doorgaans wel snor. Het loopt veelal vast op de gedragskant. Hoe komt dat?

• Investeren in gedrag betaalt zich pas uit op langere termijn;
• Managers worden in de kern gedreven door korte termijn resultaten. Ze willen zich wel meer richten op de lange termijn, maar dat lukt ze niet;
• De beheersbaarheidsgedachte domineert. HRM gaat uit van de gedachte ‘Hoe managen we onze mensen’. Dat is een denkfout. Je plaatst mensen in een afhankelijke positie terwijl je wilt dat ze zich autonoom gaan gedragen;
• Cruciaal: hoe kijken we naar onze mensen. Zien we talent of zien we gedoe?
• Kijk naar de mens achter de medewerker. Dan zie je een rijk beeld;
• Wat gaan we doen? De middelen rondom onze mensen organiseren, of zorgen dat onze mensen zich aanpassen aan de regels, procedures en middelen?
• We willen mensen graag in hun kracht zetten. Maar dat wordt kapot gemaakt door regulatie, risk management enzovoort. Zelfsturende teams lopen continu tegen muren aan;
• We weten waar we naartoe willen maar het lukt niet. Onder andere door angst voor misbruik, kosten die uit de pan zouden kunnen rijzen;
• Performance paradox: we kijken vooral naar wat mensen niet kunnen, spreken ze daarop aan, in plaats van te profiteren van hun talenten. Baane pleit voor een Strength Based Approach;
• Je zou maatwerk per medewerker willen bieden. Maar het idee van gelijke monniken, gelijke kappen is hardnekkig;
• Organisaties zijn gebaat bij een flexibele workforce die meeademt met de marktvraag. Maar medewerkers zelf willen zekerheid.

Baane sluit af met de opmerking dat hij rondom HNW vooral puzzels en hersenkrakers ziet. En soms doet het pijn, soms gaat het goed. Het gedachtengoed rondom HNW is goed, maar de weg er naartoe kent meer complexiteit en diepgang dan we bij aanvang dachten.

Wat vindt het publiek?

Onder leiding van bestuursvoorzitter Hans de Jonge werden de aanwezigen bevraagd over een aantal kwesties. Hierbij werd gebruik gemaakt van een van die mooie en nuttige digitale nieuwtjes van de afgelopen tijd, het ‘pollen’ met de smart phone. Dat deze in korte tijd volledig ingeburgerd is bleek uit de respons van liefst 80% van de aanwezigen. Een paar uitslagen: Op een vraag naar disruptieve veranderingen in de werkomgeving denkt een kwart dat dit gaat gebeuren vanwege de nieuwe generaties werknemers, 9% denkt dat robots daarvoor verantwoordelijk gaan zijn, 4% stijgende vastgoedprijzen en 62% denkt dat het allemaal zo’n vaart niet zal lopen. Tachtig procent was het niet eens met de stelling dat top down implementatie van een nieuwe werkomgeving het beste is.

Nieuwe onderzoekslijnen

Wim Pullen sloot af met een vooruitblik. Hij vertelde over tien onderzoekslijnen waar het CfPB zich de komende jaren op wil richten: trends in faciliteren van werk│verschillende generaties in de werkomgeving │ Vitaliteit en gezondheid │Flexibiliteit van gebouw en werkomgeving │Smart Business cases │ Implementeren van nieuwe werkomgevingen / gedrag │Organisatie van werk en nieuwe werkvormen │ Individuele keuzes in de werkomgeving │ Optimaal ruimtegebruik │Ontwerpuitgangspunten van succesvolle werkomgevingen.

Hierbij nodigde hij de aanwezigen nadrukkelijk uit om mee te denken over de uitwerking en om andere onderzoeksvragen uit de praktijk aan te reiken. Volg hiervoor onze website, binnenkort volgt nadere informatie over hoe we dat aanpakken.

Meer informatie

Lees hier een verslag van het symposium op Facto online.

Geïnteresseerden kunnen de presentaties en het (digitale) boekje waarin de onderzoeksproposities gepresenteerd worden aanvragen via onderstaand formulier.

Ga naar het aanvraagformulier