Van huisvestingsambities naar conceptuele keuzes

14 april 2010

In 2009 introduceerde het CfPB het Huisvestingskeuzemodel. Het RIVM - recent veel in het nieuws vanwege de Mexicaanse griep en de Q-koorts - is als een van de eerste organisaties aan de slag gegaan met het model. Het model is ingezet als hulpmiddel bij het vertalen van de huisvestingsambities voor nieuwbouw in conceptuele keuzes. Marc d’Ancona van het CfPB sprak met Martin le Loux en Sven van Riet over de herhuisvesting, over (het nut van) referentiebezoeken en over het werken met het model. Martin en Sven werken bij het projectbureau nieuwe huisvesting van het RIVM.

Hieronder treft u een passage uit het interview. Klik hier voor het hele interview.

Over de referentiebezoeken

Er zijn zeven organisaties bezocht: de Universiteit van Wageningen (3 locaties), Belastingdienst Apeldoorn, het Shell Technology Center Amsterdam, UvA Faculteit Natuurwetenschappen, het Nederlands Forensisch Instituut, het Ministerie van Financiën en de Belastingdienst Utrecht Overvecht, kantoor B/CFD. Er is vooral geselecteerd op omgevingen die lijken op die van het RIVM, dus een combinatie van kantooromgeving en laboratoria. Daarnaast waren het overwegend vrij nieuwe projecten met een innovatief karakter. De Belastingdienst Utrecht is later toegevoegd om het activiteitgericht werken te bekijken. Martin over de selectie: “Een enkel gebouw is bezocht als illustratie van wat voor ons in elk geval niet zou werken. Je moet ook scherp krijgen wat je in elk geval niet wilt. Ook dat scherpt het denken. Je moet scherp krijgen wat je wel wilt maar vooral ook wat je niet wilt”.

Maximaal twee bezoeken per dag

De projecten zijn telkens met de hele projectgroep bezocht. “We gingen met de bus, gezellig, lunchpakketten mee. We zijn totaal drie dagen op pad geweest. Het was altijd een combinatie van een presentatie en een rondleiding. In de presentatie werd ook altijd iets over het proces verteld. Vooraf was overlegd waar we bij die locatie de nadruk op wilden leggen. Meestal was er anderhalf uur per locatie ingepland. De eerste dag bezochten we vier locaties. Drie van de WUR en de Belastingdienst in Apeldoorn. Dat was wat te veel van het goede. Op het laatst kwam het echt niet meer binnen. Dat zie je ook aan de ingeleverde formulieren. Die aan het eind van de dag werden veel slechter ingevuld. Al met al een belangrijk leermoment. Plan niet teveel bezoeken op een dag. Twee per dag is mooi”.

Niet alleen kijken naar de beleving

Bij elk bezoek moest men drie vragen beantwoorden: (1) wat is je eerste indruk als je binnen komt, (2) noem drie sterke punten die je bruikbaar vindt binnen het RIVM en (3) noem drie dingen die je zeker niet wilt binnen het RIVM. Daarnaast had men een aandachtspuntenlijst met de huisvestingsaspecten uit de matrix bij zich. De bedrijfsbezoeken waren erg nuttig, vooral voor de beeldvorming. Het streven om antwoord te krijgen op alle onderdelen van de matrix kwam echter niet goed uit de verf. Martin daarover: “Men kijkt toch vooral naar de beleving, naar hoe het er uit ziet. De mening over het kantoor- en labconcept komt er nog wel behoorlijk uit. Maar de niet zichtbare dingen, facilities, technische kwaliteit, materiaalgebruik, klimaatbeheersing, met name de items die we nu onder de werkgroep facilities en middelen gehangen hebben, bleven bij de bezoeken onderbelicht. Daar zou ik een volgende keer toch wat meer in sturen”.

Plussen en minnen

Na afloop van de locatiebezoeken werden de formulieren ingeleverd. Het projectbureau verwerkte de reacties, haalde de plussen en minnen er uit en verdeelde die over de verschillende aspecten van de keuzematrix. De week erop werden de bezoeken geëvalueerd met de projectgroep. Bij alle referentiegebouwen zijn er contactpersonen. Dat is handig om navraag te doen of om nog eens langs te gaan om op een bepaald aspect in te zoomen.

Zijn jullie gebouwen tegengekomen die dicht aanliggen tegen jullie wensbeeld?
Ten dele, zegt Sven. “Het gaat dan om onderdelen van referentiegebouwen. In het ene gebouw waren we enthousiast over de labs, maar was de kantorenkant helemaal niet wat we zochten. Bij een ander gebouw was dat weer net andersom”. Martin vult aan: “ik ben op een gegeven moment gaan tekenen, als we van dat gebouw nu dit onderdeel nemen, en van dat dat etcetera. Wat we bijvoorbeeld bij het Forensisch instituut erg mooi vonden waren de afwerking en de kwaliteit van de huisvesting, de flexibiliteit van de laboratoria en het feit dat de laboratoria aan de buitenkant zitten. Je kunt van buiten echt zien dat het geen gewoon kantoor is maar dat er labwerk plaats vindt. Zo laat je zien wat je doet en dat is ook een van onze ambities”.  Sven vult verder aan dat het NFI ook een goed voorbeeld is van op een natuurlijke manier beveiligen. “Dus niet met prikkeldraad en dergelijke. Veiligheid is een belangrijk facet maar je wilt er niet continu mee geconfronteerd worden. Dat hebben ze daar opgelost met groene wallen en minimaal hekwerk. Heel subtiel gedaan. Anderzijds was de kantooromgeving daar minder, zo waren er veel te weinig pantry’s en andere voorzieningen en waren er geen ontmoetingsplekken. Er is erg gedacht vanuit de functionaliteit. Ze zijn direct aan de slag gegaan zonder van tevoren conceptuele keuzes te maken. Die fase hebben ze overgeslagen. Daardoor zijn een aantal keuzes onbewust genomen. Dat is een van de voordelen van het Huisvestingskeuzemodel, het dwingt je om over alle facetten goed na te denken en om vast te leggen waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt.”

Hebben jullie nog aha-erlebnissen gehad, waren er eye-openers?
Martin: “Het is de vraag of we er wat mee kunnen, maar binnen de groep wordt nog steeds gepraat over wat we gezien hebben bij de Belastingdienst in Apeldoorn. De centrale facilityomgeving daar en de gastheerrol die ze daar hebben, die echt wat voor je kan betekenen. En het themavergaderen kenden we ook nog niet. De eyeopener was vooral dat het qua facilitaire dienstverlening ook anders kan. Hier is het vooral gericht op kostenreductie. Daar is het optimaal faciliteren. Als je als afdeling een wens hebt op het gebied van bijvoorbeeld catering of aangaande een andere dienstverlening dan wordt er naar mogelijkheden gekeken om deze wens te realiseren. Het is er zo prettig toeven dat mensen net zo lief op kantoor brainstormen als op een dure vergaderlocatie. Zo verdien je de extra kosten voor een deel ook weer terug. En je boeit en bindt je medewerkers echt met je werkomgeving. Dat was ook belangrijk want op de locatie werken vooral ICT-ers en die komen niet voor het salaris naar de overheid. Een bijzondere manier om de toekomstvastheid van je organisatie te borgen”.

Maak foto’s!

Sven: “Wat ik nog wil meegeven, het maken van foto’s dat werkt fantastisch. We hebben van alle referenties uitgebreide fotorapportages gemaakt. Dat ondersteunt ons nu verschrikkelijk goed in het maken van de conceptuele keuzes. Met name op werkgroepniveau haal je via de foto’s voorbeelden erbij, dat zag er zo uit, dat bedoel ik. Zeker voor mensen buiten het vakgebied werkt het goed als ze er beelden bij zien.” Martin daarover: “Een mooi voorbeeld is de groenvoorziening, welke keuze zullen we daarin maken? We vroegen ons af: wat hebben we daarvan gezien bij de bezoeken? Dat wisten we eigenlijk niet meer. Toen namen we de foto’s erbij en zag je o ja daar hadden ze plantenbakken per blokje van vier bureaus, is dat wat we willen? Nee, niet echt. Hé, bij Financiën hadden ze buiten de kantooromgeving, op een beperkt aantal plekken centraal en imposant, fors ingezet met body. Dat is wat we willen! De groenvoorziening was in de plussen en minnensfeer nog helemaal niet voorgekomen. Maar op het moment dat je foto’s hebt kun je er op teruggrijpen”.

Lees het hele interview (7 A4)