Standaardisatie en diversiteit

18 juli 2011

Toekomstvaste huisvesting voor het Rijk

Veel organisaties worstelen met de toekomstvastheid van hun huisvesting. Onder het regime van het nieuwe werken kunnen m2 bespaard worden. Hoeveel werkplekken en in welke variatie moet je nog overhouden om een ‘robuuste’ werkomgeving op te leveren die past, niet alleen nu maar ook over een aantal jaar? Strategieën om met huisvesting om te gaan komen en gaan: is er nog kantoor na het nieuwe werken? En hoe ziet dat er uit. Kun je krimp, groei of andere werkprocessen opvangen, wat gaat dat kosten?

Het CfPB publiceerde hierover twee studies: Een gebouw voor rijksambtenaren en Flexibel huisvesten en kostenempirie. Deze studies werden uitgevoerd in de context van de rijksoverheid maar bieden ook generaliseerbare conclusies en zijn dus zeker ook relevant voor andere sectoren.

Standaardisatie en kosten van meer efficiency

Een van de basisprincipes van het concept van het rijkskantoor is het idee dat iedere ambtenaar in elk rijksgebouw kan werken. In elk rijksgebouw kunnen in principe organisatieonderdelen van meer dan een ministerie worden gehuisvest. De gebouwen bieden een plekkenmix die niet specifiek aangepast hoeft te worden aan elke nieuwe bewoner, maar die intrinsiek flexibiliteit biedt door een mix aan diverse plekken voor diverse activiteiten.

Standaardisatie van de werkplek lijkt vaak de oplossing, maar hoelang is dit houdbaar? De trend naar meer efficiency komt ook tot uiting in een steeds lagere flexfactor (werkplek/fte van 0,9 naar 0,7 of lager), mede mogelijk gemaakt door de opkomst van het tijd- en plaatsonafhankelijk werken. De medaille heeft ook een keerzijde. Op financieel vlak worden de aanpassingskosten die gemaakt moeten worden vaak onderschat. Daarnaast is het de vraag hoe ver je kunt gaan met indikken tot er een negatief effect optreedt op het welbevinden van de medewerkers.

Een kantoor voor rijksambtenaren

Met het rekenmodel PACT worden ruimtelijke scenario’s doorgerekend om te bepalen wat de functionaliteit, hoeveelheid en diversiteit van werk- en overlegplekken (de plekkenmix) zou moeten zijn. Uitgangspunt wordt gevormd door kennis over de activiteiten in het gebouw, gegevens van medewerkers en organisatie en de keuze voor (in dit geval) activiteitgerelateerd werken. Er zijn uiteenlopende toekomstbeelden berekend. Wat gebeurt er met de plekkenmix als er andere activiteiten plaatsvinden zoals bijvoorbeeld: meer overleg en ontmoeten in plaats van geconcentreerd werk, als er collectief een dag thuis gewerkt wordt, als er groei of krimp in de organisatie zit, of als al deze dingen tegelijk gebeuren?

Toekomstscenario’s doorrekenen

Door het in kaart brengen van de verschillende toekomstscenario’s kan een omgeving bepaald worden die (zo goed als mogelijk) opgewassen is tegen deze evoluties. Bovendien kan door het kiezen van een optimale mix aan plekken een multifunctionele kantoorhuisvesting geboden worden die zonder aanpassing diverse groepen medewerkers goed ondersteunt.

Flexibilisering loont… een beetje maar steeds minder

Flexibiliteit levert geld op, maar kost ook geld. Flexibel huisvesten kent als meest bekende management ratio de flexfactor die uitdrukt hoeveel werkplekken er per fte zijn. Soms komt deze factor ook in omgekeerde vorm voor: fte per werkplek. Het effect van sturing met deze maatregel betekent dat bij een flexfactor lager dan 1 er kantooroppervlakte bespaard kan worden. Als de ruimte succesvol afgestoten kan worden dalen de huisvestingsuitgaven.

Wat zijn echter de gevolgen van de verdergaande daling van deze verhouding van 0,9 naar 0,7 werkplek per fte? Om deze vraag te beantwoorden is gesimuleerd wat de ruimtelijke gevolgen van zo een daling zijn, waarna modelberekeningen gemaakt zijn over de hiermee gepaard gaande verbouwingskosten. De kwantificering van de economische effecten in theorie en bij een tweetal cases bij een verloop van de flexfactor van 1,1 naar 0,9 en verder naar 0,7 is met behulp van het reken- en redeneermodel PARAP uitgevoerd. Het blijkt dat de effectiviteit het sterkst toeneemt bij de verandering van de flexfactor van 1,1 met vaste werkplekken naar 0,9 met flexibele werkplekken. De volgende stap naar een verlaging van de flexfactor naar 0,7 geeft per persoon nog steeds besparingen, maar in mindere mate. Een ander interesant resultaat is dat verschuivingen niet alleen bij de gebouwgebonden investeringen en jaarkosten ontstaan, doch zeker ook bij de kosten voor het interieur, uitrusting en ICT.  De berekeningen laten verder zien dat het van essentieel belang is aan te sluiten bij afschrijvingen  en de daaraan gekoppelde natuurlijke ingreepmomenten voor verbetering of renovatie.