Rust en ruimte op de werkplek

15 december 2011

Woensdag 7 december vond de derde regiobijeenkomst plaats die het Center for People and Buildings organiseert in het kader van haar tweede lustrum. Dit keer in samenwerking met de Belastingdienst en Ecophon. Thema was ‘Rust en Ruimte op de werkplek’. De bijeenkomst vond plaats in Hoofddorp bij de douane afdeling cargo. De Belastingdienst is hier in oktober een experiment gestart met een nieuw kantoorconcept.

Salonkantoor met flexibel werkplekgebruik

Het betreft een salonkantoor met flexibel werkplekgebruik. Het idee van het experiment is om de voordelen van een flexibel werkplekconcept te benutten (open, transparant, efficiënt) en tegelijkertijd de nadelen (concentratieverlies, weinig privacy, geluidsoverlast) zoveel als mogelijk tegen te gaan.

De rust wordt enerzijds bevordert door het salonkantoorconcept (c.q. de Ruimte). Een salonkantoor heeft geen (echte) gangen en bestaat uit een aaneenschakeling van kleinschalige, deels open en deels afgesloten, werk- en overlegplekken. Een soort kruip-door-sluip-door kantoor vol met afgescheiden en veelal beschutte plekken. Dit ruimtelijke concept is op zich al bevorderlijk voor de ervaren privacy en voor de concentratiemogelijkheden. Dat wordt nog versterkt door speciale akoestische maatregelen (geluidsabsorberende wandpanelen, akoestische plafonds) die zijn getroffen om de geluidshinder nog verder terug te dringen.

Presentaties

De bijeenkomst begon met een drietal presentaties. Iris de Been vertelde wat er uit onderzoek van het CfPB bekend is over Rust en Ruimte op de werkplek. Hoe belangrijk zijn deze aspecten? Hoe verhouden ze zich tot elkaar? Wat kunnen we leren van Best Practices? Gijs van Wijk ging in op de aanleiding voor de Belastingdienst om dit experiment te starten. Ricardo Canto Leyton gaf een introductie akoestiek in open plan offices. 

Presentatie Iris de Been (CfPB)

Onderzoek van de WODI database laat zien dat van alle werkomgevingsaspecten het aspect concentratiemogelijkheden de meeste invloed heeft op de mate waarin men vindt dat de werkomgeving de arbeidsproductiviteit ondersteunt. Functionaliteit en comfort van de werkplek staat op twee, hoeveelheid, diversiteit en functionaliteit van ruimten op drie en privacy op vier. Als je rechtstreeks aan medewerkers vraagt wat zij belangrijk vinden in hun werkomgeving dan wordt functionaliteit en comfort van de werkplek het vaakst genoemd. Bereikbaarheid staat op twee en concentratiemogelijkheden op drie. Er is ook ‘onder de motorkap’ gekeken hoe de verschillende werkomgevingsaspecten met elkaar samenhangen. Je ziet dan onder andere dat het aspect akoestiek, dat in het rijtje belangrijkste aspecten zelden genoemd wordt, toch wel degelijk relevant is omdat het invloed heeft op de mate waarin men zich kan concentreren. Een volgende slide laat zien dat men in een flexibel huisvestingsconcept over veel aspecten behoorlijk tevreden is (meer tevreden dan in een traditioneel concept), maar dat er vier aandachtspunten zijn: privacy, concentratiemogelijkheden, archief en opslagmogelijkheden, binnenklimaat.

Interviews geven reliëf aan de uitkomsten. Men heeft in flexibele werkomgevingen veel last van auditieve en visuele afleiding, vindt het niet fijn om gezien en gehoord te worden en men mist een eigen plek en de mogelijkheid om deze te personaliseren. Uit literatuur is bekend dat introversie/extraversie invloed heeft op de beleving/waardering van een open kantoorconcept (introverten hebben er meer moeite mee), dat taakcomplexiteit een rol speelt, evenals territoriumgedrag en personalisatiedrang. Iris schetst vervolgens drie Best Practices van flexibele kantoren die goed scoren op concentratie en privacy. Het betreft de Staf van de Belastingtelefoon Utrecht, Kadaster Rotterdam en DSM Sittard (Sourcing).

Iris eindigt met drie tips:

1. Zorg voor een diversiteit van werkplekken, die zijn afgestemd op de activiteiten
2. Zorg voor een balans tussen openheid en afscherming in de werkomgeving
3. Breng akoestische materialen aan       

Klik hier voor de power point presentatie.

Presentatie Gijs van Wijk (Belastingdienst)

De Belastingdienst is al ruim tien jaar bezig met innovatief/flexibel huisvesten. Ze doen dit uit oogmerk van effectiviteit (o.a. stimuleren samenwerking, kennisdeling, projectmatig werken), efficiëntie (minder m2, minder verhuis- en verbouwkosten) en imago. Sinds 2003 is de Belastingdienst een kennispartnership met het CfPB aangegaan om het traject te stutten met onderzoek en hulpmiddelen.

De resultaten zijn overwegend positief. Zeker op het vlak van de efficiëntie is een grote slag gemaakt. Op het vlak van de effectiviteit is er ook sprake van verbetering, maar daar is ook sprake van een keerzijde van flexibel huisvesten. De tevredenheid over de privacy en concentratiemogelijkheden daalt vrijwel altijd na ingebruikname van een flexibele werkomgeving. Dat geldt overigens niet alleen bij de Belastingdienst, maar is een algemeen beeld.

Omdat bij HNW de medewerker centraal staat, wil de Belastingdienst onderzoeken of het mogelijk is de klachten aangaande sociale en visuele privacy te ondervangen met behoud van de uitgangspunten van Organisatiegericht Huisvesten. Dat heeft geleid tot het experiment in Hoofddorp, waar een salonkantoor met flexibele werkplekken is ingevoerd. Naast de ruimtelijke oplossing is er ook speciale aandacht besteed aan de akoestiek in de vorm van geluidsabsorberende plafonds en wandpanelen.

Presentatie Ricardo Canto Leyton (Central Concept Developer – Modern Office, Ecophon)

Uit onderzoek blijkt dat geluidsoverlast veruit de belangrijkste ‘disturbance factor’ is in de fysieke werkomgeving. Dat levert stress op en productiviteits- en tijdverlies. Zo blijkt uit onderzoek dat het cognitief presteren er onder leidt. En als je wordt afgeleid kost het flink wat tijd voor je weer ‘back on track’ bent. 

Geluid op kantoor bestaat uit vier dimensies: het volume, de helderheid, de nagalm en de voortplanting van geluid over afstand. In een open plan office is de laatste dimensie het meest van belang. Het helpt om in een open omgeving scheidingswandjes aan te brengen. Daarnaast helpen (verlaagde) akoestische plafonds om de afstand die het geluid overbrugt te beperken. Een andere verstandige fysieke maatregel is om te zorgen voor voldoende stilteruimtes. Fysieke maatregelen alleen zijn niet voldoende. Zorg verder dat je goed uitlegt waarom er is gekozen voor een open werkomgeving (beoogde benefits), zorg voor een akoestische etiquette en plaats mensen in de juiste teams om onnodig heen en weer geloop te voorkomen.   

Klik hier voor de power point presentatie.

Hier treft u een link naar een Noors onderzoek uit 2010 over akoestiek in open plan offices.

Rondleiding

Enkele zaken die vertelt werden of (mij) zijn opgevallen:

• Acapella telt 140 werkplekken voor 200 medewerkers. Bij de ingang staat een telefoonrek met 100 (flexibel gebruikte) telefoons. Steeds meer medewerkers gebruiken hun eigen telefoon.
• De werkomgeving kent veel sociale en visuale privacy. In hoeverre gaat dat ten koste van de ontmoetingsfunctie en de vindbaarheid?
• Het is erg kruip-door-sluip-door met leuke nisjes en soms verrassende achterafkamertjes. Persoonlijk vind ik dat erg leuk, maar daar werd tijdens de rondleiding wisselend over gedacht. Sommigen kregen er een benauwd gevoel van.
• De inrichting is nog niet af. Planten en wanddecoratie ontbreken nog. Toch maakt het kantoor nu al een gezellige, huiselijke indruk
• Veel glas, veel leuke doorkijkjes. Uitgangspunt was dat je vanaf elke plek zicht op buiten hebt.
• Grote diversiteit in soorten werk- en overlegplekken
• Door wanden dwars op ramen te plaatsen wordt afgeweken van de vaste stramienmaten. Dat levert aanvullende ruimtebesparing op (en leuke doorkijkjes).
• Nog een ruimtebesparingstruc. Archiefkasten in doorlopen in plaats van in de werkruimten. Dat bespaard circa 50% t.o.v. de arbonorm.
• Medewerkers hebben weinig klachten. Meest gehoorde minpunt is het opbergen van het persoonlijk archief aan het einde van de werkdag.
• Door het gebruik van Renz panelen hoef je ruimtes niet meer helemaal af te kitten. Nadeel van afkitten is dat het akoestisch comfort in de ruimte zelf slechter wordt. De Renz wandpanelen lijken goed te werken. Iemand die praat bij zo’n paneel hoor je enkele meters verder nauwelijks nog.
• Clean desk wordt goed nageleefd. Op een enkele plek zijn wat schema’s en grafieken op de wand geplakt. Rondleider: ‘dat wordt een rode kaart!’. Gebruik van nisjes als boekenplank of prijzenkast wordt oogluikend toegestaan.
• De indeling is op het eerste gezicht onoverzichtelijk. Er hangen hier en daar wel vluchtroutebordjes, maar hoe staat het met de (brand)veiligheid?
• De indeling met de vele verscholen plekjes lijkt uit te nodigen om toch je eigen plekje te claimen. Volgens medewerkers valt dat erg mee. Een enkeling verkiest steeds dezelfde plek maar de meesten wisselen regelmatig van plek.
• Modern makkelijk instelbaar meubilair

Beeldimpressie

Afsluiting

De eerste indrukken van het nieuwe concept zijn veelbelovend. De gebruikers lijken behoorlijk tevreden. Ook de vele bezoekers die het nieuwe concept komen bekijken reageren veelal positief. Mogelijk is met het salonkantoor een interessante tussenvariant tussen het combikantoor en het traditionele cellenkantoor geboren. Ruimtewinst levert het zeker. Maar wat vinden de gebruikers ervan? Voorjaar 2012 wordt Acapella geëvalueerd. We houden u op de hoogte!