Plakkerige toetsenborden en kruimels op de werkplek

Over de zin en onzin van afspraken over het gebruik van de werkplek

Een activiteitgerelateerd huisvestingconcept vraagt een andere manier van werken met andere omgangsnormen dan een werkomgeving waarin iedereen zijn vaste plaats heeft (of kent). Het maken van gebruikersafspraken lijkt dan ook onvermijdelijk.

Doelen

Een onderzoek naar gebruikersafspraken toont aan dat het opstellen van gebruikersafspraken twee doelen kent: het creëren  van draagvlak voor de nieuwe manier van werken en het streven van organisaties om de werkomgeving zo leefbaar mogelijk te maken voor medewerkers.

Aanpak

Soms bepaalt het management wat de gedragsregels worden. Vaak worden werkgroepen in het leven geroepen die de gebruikersafspraken opstellen. Andere organisaties gaan de discussie aan met medewerkers met behulp van bijvoorbeeld het Werkplekspel en halen daar hun input uit. Veel organisaties kiezen voor het beperken van het aantal gebruikersafspraken tot de meest essentiële zaken. Gebruikersafspraken moeten ondersteunen, niet betuttelen. Tegelijkertijd maakt een klein aantal afspraken het gemakkelijker om te sturen of te handhaven.

Veel voorkomende afspraken

• Vaste / eigen werkplekken bestaan niet.
• Kies een werkplek die past bij het werk van dat moment.
• Ga je 2 uur of langer weg, maak dan je werkplek leeg.
• Muziek beluisteren mag, maar dan alleen via oordopjes.
• Eet niet aan uw bureau.

Naleving

Gebruikersafspraken worden lang niet altijd nageleefd. Dit komt bijvoorbeeld door: het ontbreken van toezicht (een beroep op de eigen verantwoordelijkheid werkt doorgaans niet), ontevredenheid over activiteitgerelateerd  werken, of slechte voorbeelden van het management. Een andere grote factor is dat veel medewerkers het moeilijk vinden om elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag, ondanks dat men vindt dat aanspreken wel moet kunnen. Een cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om een ander te kunnen aanspreken, ook als die ander hoger in de hiërarchie staat, is essentieel voor werkzame gebruikersafspraken die effectief bijdragen aan werkgeluk en aan een flexibele manier van werken.

Onbekend, onbemind

Wat als medewerkers hun input niet herkennen in de geformuleerde gebruikersafspraken? Een voorbeeld: In een organisatie heeft het management bepaald dat eten op de werkplek absoluut niet is toegestaan. Plakkerige toetsenborden en kruimels op de werkplek zijn onhygiënisch en de extra schoonmaak brengt veel kosten met zich mee. Vanuit discussies met grote groepen medewerkers blijkt echter dat het overgrote deel van de medewerkers niet begrijpt waarom die gedragsregel in het leven is geroepen. Medewerkers geven aan dat eten prima mogelijk moet zijn en dat iedereen zelf de werkplek weer netjes achter moet laten. De regel wordt als betuttelend ervaren en de naleving ervan is nog maar de vraag (als de kat van huis is...). De gebruikersafspraak ‘niet eten op de werkplek’ blijkt in dit geval niet aan te sluiten op de ideeën van de medewerkers over een prettige en leefbare werkomgeving.

Heeft het zin om een gedragsregel te bepalen als medewerkers er geen begrip voor hebben en zich er niet aan (willen) houden? Dit lijkt vechten tegen de bierkaai. Of is het voldoende om met een goed (beter) verhaal te komen en medewerkers ervan te overtuigen dat af en toe op staan van de werkplek om een boterhammetje te eten zo slecht nog niet is?

Prettig werken

De zin van gebruikersafspraken in een activiteitgerelateerde werkomgeving zit hem erin dat ze bij moeten dragen aan prettig kunnen werken voor iedereen. Dit kan gaan over het flexibel werkplekgebruik (iedereen wil keuzemogelijkheden hebben bij het kiezen van een werkplek), over de mate van aan- of afwezigheid (zie je elkaar nog eens), maar dus ook over meer banale zaken als hoe houden we de omgeving met elkaar netjes als plekken van iedereen (of juist van niemand) zijn? Gedragsregels die niet gedragen worden in een organisatie, zowel door medewerkers maar ook door leidinggevenden, zijn gedoemd te mislukken. En wanneer mensen zich onvoldoende vrij voelen om elkaar aan te spreken, of zich niet aan laten spreken op ongewenst of overlast gevend gedrag, kunnen de afspraken nog zo mooi op papier staan, de naleving ervan bepaalt uiteindelijk of ze de gezochte bijdrage leveren.