PARAP levensduurkostenmodel: onderbouwing van besluitvorming in een businesscase

12 november 2008

Na een lange ontwikkelingsperiode is het PARAP levensduurkostenmodel dit voorjaar opgeleverd. PARAP maakt het mogelijk om een businesscase benadering te gebruiken bij (her)huisvestingsvraagstukken.

Businesscase

Bij de businesscase methode worden alternatieven met elkaar vergeleken op (levensduur)kosten, toegevoegde waarde en voor- en nadelen voor de organisatie. De methode heeft de volgende voordelen: (a) beslissingen worden genomen op basis van goed doordachte argumenten en redeneringen, (b) het is een goede manier om managementbetrokkenheid te verkrijgen en (c) de methode leidt tot goed gedefinieerde uitgangspunten voor de planning en besturing van de organisatieverandering.

Pilot

PARAP is inmiddels bij enkele organisaties toegepast, waaronder organisatie A uit Amsterdam. Organisatie A zit met 1881 fte in een gebouw van 46.525 vierkante meter BVO. Door over te stappen op een meer activiteitgerelateerd werkplekconcept verwacht men toe te kunnen met 42.000 vierkante meter. Tijdens de voorbereidende besprekingen komt een missive van het corporate hoofdkantoor binnen dat gestreefd moet worden naar 16 vierkante meter BVO/fte. Met PARAP worden vier alternatieven doorgerekend, onder gelijkblijvende economische uitgangspunten:

• Optie 1: Een gangbaar kamerkantoor met gemiddeld gebruik zonder werkplekdeling.
• Optie 2: Optimaliseren op basis van de toepassen van werkplekdeling (aantal werkplekken is 70% van het aantal medewerkers)
• Optie 3: Verdere aanscherping van de ruimtegebruik door onderzoek naar de functie- en activiteitenprofielen van medewerkers en het implementeren van een activiteitgerelateerde inrichting van het werkomgevingconcept
• Optie 4:  Het terugrekenen naar de corporate space standard, en de beredeneren van de haalbaarheid en het gevolgen voor het ruimtelijke programma van eisen in het bestaand gebouw

De uitkomsten laten zien dat optie 4 geen reëel alternatief is. Het is weliswaar de goedkoopste optie, maar om 16 vierkante meter BVO/fte te bereiken moet fors bespaard worden op ondersteunende ruimten. Zelfs met halvering van de archiefruimte op de werkplek zijn een bibliotheek, wachtruimten, garderobes, postkamers, magazijn en opslag niet mogelijk. Op zich geen verrassende uitkomst, 16 m² is ook wel erg krap. Wel tamelijk verrassend is dat de eigenaar-verhuurder veel meer voordeel blijkt te hebben bij de onderzochte optimalisaties dan de gebruiker-huurder. Die wordt geconfronteerd met een ingrijpende verandering in zijn werkprocessen en slechts marginaal dalende jaarlasten. Dat komt vooral door een toenemende investering in ICT, naarmate het werkplekconcept minder beslag legt op vierkante meters.

Meer informatie

Artikel "PARAP Levensduurkostenmodel - onderbouwing van besluitvorming in een businesscase" in Real Estate Magazine september 2008: klik hier