Organisatiegericht huisvesten bij de Belastingdienst

14 april 2010

De Belastingdienst is al geruime tijd een grote partner van het CfPB. Onlangs is de samenwerking over de afgelopen vijf jaar geëvalueerd. Er is onder andere gekeken naar de methodiek van het Organisatiegericht Huisvesten. Daaruit is de volgende checklist met lessen gedestilleerd:

Formuleren uitgangspunten

• Formuleer doelstellingen die als handvat dienen in ontwerpproces, communicatie en evaluatie van realisatie
• Communiceer uitgangspunten duidelijk
• Kijk goed naar werkprocessen en cultuur, organisatie en houding medewerkers
• Maak een goede en beredeneerde afweging tussen organisatiebrede doelen/wensen en specifieke wensen
• Zoek een goede balans tussen verhouding van wensen organisatie als geheel en wensen specifieke organisatie-onderdelen (afdeling/team)

Rol management lokaal

• Goede informatieoverdracht bij wisseling van management-leden
• Enthousiasmeren bij ontwikkeling
• Voorbeeldrol in gehele proces
• Actieve houding tijdens ontwikkeling, gebruik en beheer concept onontbeerlijk
• Beheer organisatorische deel van concept

Fysieke inrichting

• Restpunten vanuit bouw/inhuizing belemmeren beeldvorming, goed werken en acceptatie
• Zorg dat alle meubilair en faciliteiten er zijn en werken
• Randvoorwaarden als ICT en archief goed afstemmen op nieuwe werkwijze. En ‘ze moeten het gewoon doen’
• Zorg voor diversiteit en goede verhouding soorten werkplekken die passen bij werkproces
• Specifieke (persoonlijk) aangepaste werkplekken leggen geen beslag op de activiteitgerelateerde werkplekken

Organisatorische uitwerking lokaal

• Iedereen doet mee
• Uitzonderingen zijn voor en door iedereen uit te leggen
• Elkaar aanspreken op gedrag en gebruik
• Iedereen is verantwoordelijk voor eigen bijdrage aan ‘het met elkaar goed kunnen werken’ in de nieuwe werkomgeving
• Iedere soort werkplek is altijd beschikbaar voor iedereen
• Er is aandacht besteed aan:
  - kennis over wijze van werken in concept
  - houding en gedrag in concept
  - normen en waarden in/van concept

Participatie en communicatie

• Zorg voor duidelijkheid over:
  - mate van mogelijkheden inbreng door medewerkers
  - wat is gedaan met inbreng
  - aanleiding/redenen en doelstellingen
• Communiceer op diverse manieren en via verschillende kanalen: zorg dat medewerkers een eigen referentiekader ontwikkelen om hun werk te kunnen doen in nieuwe werkomgeving

Implementatie

• Ontwikkel zowel het fysieke (plattegrond) als het organisatorische deel (manier van werken, afspraken gedrag en houding) van het concept
• Bereid zowel de mensen (andere manier van werken) als faciliteiten (archief, ICT) voor op de nieuwe wijze van werken
• Ruimte voor weerstand
• Maak aan een goede vertaalslag van conceptuele keuzes naar uitwerking, gebruikersregels, facilitair management en (huisvesting/organisatie)beleid
• Regel de verantwoordelijkheid voor het bewaken van het huisvestingsconcept en wie wanneer beslist over veranderingen in de werkomgeving

Beheer concept

• Spreek mensen aan op gemaakte afspraken en verstorende houding/gedrag
• Check na grote organisatorische verandering of aanwezige verhouding soorten werkplekken nog steeds past bij werkprocessen
• Alleen uitbreiden/veranderen na gedegen onderzoek
• Continue aandacht voor doelen en werking concept
• Specifieke introductie concept bij nieuwe medewerkers

Rollen en verantwoordelijkheden

• Dragen van gezamenlijke verantwoordelijkheid voor conceptontwikkeling
• Fysiek (ontwerp)
• Organisatorisch (uitwerking in organisatie)
• Ieder moet rol en verantwoordelijkheid nemen, krijgen en uitdragen
• BD-beleid vs B/CFD vs lokaal management
• Continue afstemming in proces tussen lokaal MT, lokaal projectteam, MT CFD en procesteam huisvesting

Conclusie

• Ontwikkel besef van gezamenlijke verantwoordelijkheid
• Ontwikkel kennis en vaardigheden om proces in te kunnen gaan
• Het gaat om een ontwikkelingsproces in de gehele organisatie (BD-breed, B/CFD en organisatie-eenheden) in plaats van een (bouw)project uitvoeren
• OGH is naast een fysiek ontwerp vooral een organisatorische ontwikkeling:
  - Andere manieren van werken en sturen
  - Werk op andere manieren faciliteren
  - Geef ruimte voor proces van conceptontwikkeling en stem daar het bouw-tijdpad op af

Gebruikte afkortingen:

BD: Belastingdienst
B/CFD: Centrum voor Facilitaire Dienstverlening Belastingdienst