Op zoek naar kwaliteitskaders voor de Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR)

17 december 2014

"Welke kwaliteiten zou een efficiënte en aantrekkelijke werkomgeving tenminste moeten hebben, en wat kost dat?” In het FWR project gingen we op zoek naar een antwoord op deze vraag, waarbij we eerst de verbinding legden tussen ambities en functionele kwaliteiten en deze daarna vertaalden naar kosten. Hierbij dachten we steeds na over de lessen die we konden trekken uit eerdere projecten. En op welke manier de huisvesting de werkprocessen van alle gebruikers zo goed mogelijk ondersteunt. Van holle plinten, om gemakkelijk schoon te kunnen maken, tot de akoestiek van vergaderruimten, zodat medewerkers geen last hebben van de vergadering terwijl ze achter hun bureau zitten te werken. Al dit soort elementen zijn beschreven in 114 functionele kwaliteiten.

Flexibiliteit en plaats- en tijdonafhankelijk werken staan centraal

De Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR) is een door het Rijk vastgesteld concept voor de werkomgeving van rijksambtenaren. Flexibiliteit en plaats- en tijdonafhankelijk werken staan centraal en activiteitgerelateerd werken is het uitgangspunt. Dit houdt in dat voor iedere activiteit op kantoor (zoals bureauwerk, concentreren, telefoneren en vergaderen) voldoende geschikte werkplekken zijn, die flexibel worden gebruikt. Ook kunnen rijksambtenaren in de toekomst in ieder rijkskantoor werken, ongeacht het departement waarbij zij werkzaam zijn.

Het CfPB heeft afgelopen jaren hard gewerkt aan het opstellen van de kosten en kwaliteitskaders rondom de FWR. De volgende drie doelstellingen stonden daarbij centraal :

• Het vaststellen van de generieke kwaliteitsniveaus waarnaar gestreefd wordt bij ver- en nieuwbouw van kantoorhuisvesting van het Rijk.
• Het - op basis van integrale kosten en Total Cost of Ownership – kunnen maken van transparante en uitlegbare afwegingen tussen kwaliteit en kosten van de kantoorhuisvesting van het Rijk.
• Ondersteunen en stroomlijnen van het kantoorhuisvestingproces.

Continu leerproces

Een belangrijk element in de ontwikkeling van de kosten- en kwaliteitsnormering is het stimuleren van een continu leerproces: lessen geleerd in eerdere projecten worden gedocumenteerd en overgedragen, zodat ontwerpers eerder gemaakte fouten kunnen voorkomen. Daarnaast voorkomt een kosten- en kwaliteitsnormering dat het wiel telkens opnieuw moet worden uitgevonden als het gaat om de functionele specificaties van een gebouw.

De geformuleerde functionele kwaliteiten zijn in eerste instantie gebaseerd op de eerder vastgestelde hoofddoelstellingen voor de rijkshuisvesting: efficiëntie en aantrekkelijkheid. Waar mogelijk zijn de kwaliteiten onderbouwd met onderzoeksdata. Hierbij is in het bijzonder gekeken naar succesfactoren van best practices en geleerde lessen uit worst practices. De kwaliteiten zijn daarnaast door verschillende experts van binnen en buiten de overheid geëvalueerd.

Kosteninstrument

Het CfPB heeft ook een kosteninstrument ontwikkeld, om in de specificatiefase de relatie tussen functionele kwaliteiten en de kosten daarvan te berekenen. Het kosteninstrument ondersteunt daarmee de ontwikkeling van huisvestingsbeleid door al in de normerende (beleids)fase afwegingen te kunnen maken tussen mogelijk gewenste functionele kwaliteiten en te verwachtten kosten daarvan op basis van Total Cost of Ownership (TCO). Door ook nadrukkelijk rekening te houden met de dienstverlening in het gebouw bij het opstellen van de kwaliteitseisen, kan het Rijk veel onnodige kosten in de exploitatiefase besparen.

De kaders bieden aan architecten en huisvestingsadviseurs een aanvullend handvat  om de functionele aspecten van de kantoorhuisvesting optimaal te specificeren en te ontwerpen. De opgestelde functionele kwaliteiten zullen we regelmatig actualiseren, uit ieder project kunnen we weer onze lessen trekken: het FWR Kader Kwaliteit en Kosten is daardoor dynamisch en blijvend in ontwikkeling.

Doorrekenen

In de komende maanden gaan we voor een aantal rijkskantoren doorrekenen wat de kosten zullen zijn voor verbouwingen waarbij de functionele kwaliteiten worden toegepast. Laat het budget van het Rijk het toe om de functionele kwaliteiten toe te passen of zullen er concessies gedaan moeten worden om het betaalbaar te houden? We houden u hiervan op de hoogte. Zo vindt u binnenkort het volledige FWR Kader Kwaliteit en Kosten rapport op onze website.