Meer kennisdeling maar minder sociale binding in HNW-omgeving?
6 juli 2015
Veel organisaties zijn inmiddels overgegaan van een traditioneel kamerkantoor met vaste werkplekken naar ‘Het Nieuw Werken’. Vaak is dit een kantoor waarin een diversiteit aan open en gesloten plekken worden aangeboden die flexibel door de medewerkers worden gebruikt. Niet zelden stelt een organisatie daarbij als doel dat de werkomgeving communicatie en kennisdeling moet stimuleren. Vaak uit dat zich in relatief veel plekken voor formeel en informeel overleg: zitjes, loungeplekken, een koffiebar en huiskamertafel, in de meeste HNW-omgevingen zijn plekken als deze wel te vinden.
Meer communicatie en kennisdeling
Uit een recent onderzoek van het Center for People and Buildings¹, waarin groepsinterviews met in totaal 271 medewerkers zijn gehouden, blijkt dat men deze plekken voor communicatie en kennisdeling zeker waardeert. Ook noemen medewerkers die in een dergelijke omgeving werken vaak dat zij daadwerkelijk meer verschillende collega’s ontmoeten, vooral collega’s die ze in een traditionele werkomgeving niet zo snel zouden tegenkomen, bijvoorbeeld van andere afdelingen of departementen. Op basis van deze resultaten lijkt de HNW-omgeving dus een goede kans te bieden voor meer communicatie en kennisdeling tussen verschillende personen en afdelingen. Goed nieuws voor organisaties die dit beogen met de (nieuwe) huisvesting! Overigens is nog niet erg duidelijk wat het soortelijk gewicht is van de kennisdeling. Blijft het bij oppervlakkige gesprekken of leidt het daadwerkelijk tot nieuwe ideevorming, innovatie, afdelingsoverstijgende initiatieven?
Minder sociale binding
Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat er in de HNW-werkomgeving ook aandachtspunten naar voren komen op het sociale vlak. Veel medewerkers hebben de ervaring dat zij minder (gemakkelijk) contact hebben met directe collega’s die zij voorheen wellicht dagelijks om hen heen hadden. Men is niet altijd even goed zichtbaar en vindbaar voor elkaar. De sociale binding verdient ook meer aandacht in een dergelijk concept. Wanneer en hoe vier je nu je verjaardag met je team? Hoe zit dat als je ziek bent, hebben je collega’s dat überhaupt wel door? Op zich geen verrassing, er werd al eerder voor gewaarschuwd (o.a. Pullen², 2011). In het verlengde van genoemd nadeel voor de medewerkers ligt het risico dat de sociale cohesie op organisatieniveau afneemt, dat los-zand organisaties ontstaan.
Maatregelen
Enkele mogelijkheden om de sociale binding in een HNW-omgeving te versterken zijn:
- Goede afspraken maken over vindbaarheid en beschikbaarheid, vooral binnen teams (bijvoorbeeld: agenda’s openstellen, werken met chatprogramma’s, afspraken over communicatie bij thuiswerken)
- Een centraal punt creëren voor teams, bijvoorbeeld een huiskamertafel, waar men samen kan komen en waar de teamidentiteit tot uiting kan komen
- Actief (of: actiever) teambijeenkomsten of -activiteiten organiseren
Het is aan te raden om ruimschoots aandacht te besteden aan de mogelijke negatieve effecten van het concept op teamcommunicatie en sociale binding. Als dit in acht wordt genomen, vallen de nadelen hopelijk weg en kan er geprofiteerd worden van de positieve effecten op het vlak van communicatie en kennisdeling.
Klik hier voor de presentatie van het onderzoek op het EFMC in Glasgow.
____________________________________________________________________________________
¹ De Been, I., Beijer, M. en Den Hollander, D. (2015) ‘How to cope with dilemmas in activity based work environments: results from user-centred research’, European Facility Management Conference EFMC 2015, Glasgow, 2-3 June 2015.
² Pullen, W.R., Niet alleen maar zonneschijn bij HNW - HNW kent lusten én lasten, Facto Magazine, april 2011