Is flexwerken passé?

24 september 2017

Er is de afgelopen tijd weer ruim aandacht voor flexwerken in de media. Met flexwerken bedoelen we tijd-, plaats- en apparaat onafhankelijk werken in combinatie met een meer open, vaak activity based, werkomgeving op kantoor. De strekking van de verhalen is tegenwoordig kritischer dan een aantal jaar geleden, toen flexwerken zich mocht verheugen op een meer positieve pers.

Recent in de media

Peter de Waard van de Volkskrant schreef een column met als titel “Zijn de voordelen van thuiswerken een grote leugen?”. Hij wijst op het terugkomen van grote multinationals op ingezet thuiswerkbeleid. Met IBM als meest in het oog springende voorbeeld. Daar werkte 40% van de 380.000 medewerkers gedeeltelijk of soms helemaal thuis.  Na 21 kwartalen van opeenvolgende dalende winsten besloot men daar een eind aan te maken. Iedereen weer naar kantoor of anders de laan uit. Thuiswerken gaat, aldus de ICT-gigant, ten koste van samenwerking en werktempo. In een overzichtsartikel in M&O (link) laten Jan Gerard Hoendervanger en Gerry Hofkamp (auteur CfPB-uitgave de WerkplekWijzer)  zien dat activiteitgerelateerd werken weerbarstige materie is, en dat het concept alleen zal werken als het management meer rekening houdt met - en oplossingen zoekt voor - nadelen als minder ftf-contact (risico voor de samenwerking en samenhang) en je minder goed kunnen concentreren in een meer open werkomgeving. Promovendus Christina Wessels van de Rotterdam School of Management trekt in haar proefschrift (link) een soortgelijke conclusie. Ze ziet wel kansen voor de activity-based workplace maar alleen als organisatie en medewerkers er veel energie in steken om een nieuwe werkmodus te ontwikkelen in de wezenlijk andere werkconstellatie. Als CfPB deden we ook een duit in het zakje. In artikelen in de AD (link) en NRC (link) wezen we er op dat veronderstelde voordelen als betere interactie en hogere individuele productiviteit doorgaans niet optreden, terwijl nadelen als minder privacy, concentratieproblemen, geluidsoverlast vrijwel altijd opspelen. En dat flexwerken niet matcht met de structuurbehoefte van veel medewerkers, dat leidt tot stress en past niet bij de huidige aandacht voor vitaliteit en gezondheid.

Kantooromgevingen die minder botsen met menselijk gedrag

Zoals Wim Pullen in het AD stelt zien we langzaamaan een beweging waarin het (reductie van) kostenmotief niet meer zaligmakend is. Organisaties beginnen na te denken over kantooromgevingen die minder botsen met menselijk gedrag. Uit de praktijk sijpelt steeds meer het beeld door dat flexwerken, het nieuwe werken of hoe je het noemt, niet de gehoopte succesformule is. Maar terug naar het cellenkantoor is voor de meeste organisaties toch ook geen optie. Dat is echt gedateerd, past niet bij het hedendaagse digitaal werken, veel mensen zouden de mogelijkheid om thuis te kunnen werken niet willen missen, de nieuwe kantoorinrichting helpt om het hokjesdenken terug te dringen.

De hamvraag die op tafel ligt, is welk type flexwerkomgeving wel werkt, en wat je moet doen om deze goed werkend te krijgen.

Onderzoek geeft richting voor nieuwe ontwerpen

Zoals Hoendervanger en Hofkamp in hun overzichtsartikel opmerken, is al veel kennis ontwikkeld over het hedendaagse kantoor. Deze kennis wordt echter nog te weinig gebruikt om de praktijk te versterken.

Op het vlak van de fysieke werkomgeving gaat het vooral om de volgende zaken:

• Te grote nadruk op openheid, vaak in combinatie met onvoldoende aandacht voor akoestiek, waardoor (geconcentreerd) individueel werk in het gedrang komt.
• Onvoldoende ruimtelijke, akoestische en visuele scheiding van plekken die voor verschillende activiteiten zijn bedoeld, waardoor deze elkaar hinderen.
• Te weinig concentratieplekken, die bovendien vaak ongeschikt zijn voor langdurig of frequent gebruik (bijvoorbeeld doordat ze inpandig of benauwd zijn).
• Te krappe verhouding tussen het aantal medewerkers en het aantal werkplekken (‘flexfactor’), waardoor men op zoek moet naar een vrije plek, in plaats van te kunnen kiezen voor de meest geschikte plek.

Daarnaast worden de gedrags- en cultuurveranderingen onderschat die noodzakelijk zijn om flexwerken goed te laten werken. Flexibel werken vraagt om nieuw gedrag en een nieuwe mindset van medewerkers en hun managers. En dat klinkt gemakkelijk, maar het aanleren van nieuwe gewoonten is geen sinecure. Om dat te bereiken zijn een duidelijke visie (waarom stappen we over op flexwerken) en een stevige implementatie-inspanning nodig, en lijkt de beste remedie dat de medewerkers de ruimte krijgen om te onderzoeken welke werkstijl hen het beste past in de nieuwe werkconstellatie.

Een derde onderdeel waar het geregeld aan schort betreft de ICT. Die moet 100% in orde zijn. In onze onderzoeken blijkt dat het vrijwel altijd schort aan de ICT. Daarbij gaat het om zaken als snel kunnen inloggen, op afstand dezelfde ICT-ondersteuning als op kantoor, een stabiele ICT-omgeving, werken met de juiste devices, shareware die virtueel samenwerken ondersteunt, effectief gebruik van sociale media. Hickups in de ICT demotiveren en zetten de productiviteit onder druk.

Vierde onderdeel betreft het aanpassen van de organisatie op de nieuwe manier van werken: meer autonomie voor de medewerkers en verplatting van de organisatie, anders leidinggeven, invoeren van outputsturing,  op afstand werken incorporeren in bestaande werkprocessen.

Klaar voor de toekomst

Deze ingrediënten toegepast in wisselende verhoudingen en afgepast op wat een organisatie en zijn medewerkers aankunnen vormen de basis of er een gezond en smakelijk resultaat geserveerd wordt. Eenmaal genuttigd kan vastgesteld worden of resultaten goed zijn. Even zo goed weten we dat smaken verschillen, dus wat ‘goed’ is kan nogal uiteenlopen. Niet alleen tussen mensen, maar ook in periodes waarin organisaties functioneren. Kantoorconcepten ontwikkelen zich. Ook in de evolutie daarvan is het voorspellen moeilijk, maar gaat het om de aanpassing  aan mens en organisatie. Dit is zowel een ontwerp- als een evaluatie opgave die pleit voor intense samenwerking tussen organisatieontwerpers, kantoorontwerpers en onderzoekers.