Het belang van participatie bij kantoorinnovatie

12 november 2008

Er wordt aangenomen dat het informeren en laten meedenken van medewerkers leidt tot een groter draagvlak voor een kantoorinnovatie. Er is echter nog weinig onderzoek naar gedaan. Een studie van het CfPB bij drie pilots van de IB-groep bevestigt de hypothese.

In aanloop naar de nieuwbouw van de IB-Groep in Groningen is er in het bestaande kantoor bij drie afdelingen een pilotwerkomgeving gecreëerd. De medewerkers van de afdelingen werken nu in een innovatieve werkomgeving waarin de werkplekken passend zijn bij de activiteiten. Drie maanden na inhuizing in de pilotwerkomgevingen, zijn het gebruik en de beleving van de nieuwe omgevingen geëvalueerd.

Directe participatie geeft grotere tevredenheid

Uit de evaluatie blijkt dat naast indirecte participatie (betrokkenheid in het ontwerpproces door afgevaardigden uit de afdeling) ook directe participatie (alle medewerkers betrokken in het ontwerpproces) van grote invloed is op de tevredenheid over de werkomgeving. Bij de pilot waarbij de afdelingswerkgroep de overige medewerkers wekelijks informeerde en naar hun mening vroeg, is de tevredenheid over het nieuwe concept groter dan bij de pilots waarbij deze directe participatie in veel mindere mate plaats vond.

De onderzoeksgegevens laten zien dat het naast informeren van medewerkers belangrijk is dat medewerkers kunnen meedenken en dat hun wensen worden meegenomen in de besluitvorming. Het is cruciaal dat de ideeën vanuit de medewerkers of terug te zien zijn in het eindresultaat, of dat er uitgelegd wordt waarom het idee niet kan worden doorgevoerd. Het begrip van medewerkers wordt groter naarmate de beweegredenen duidelijker zijn.