Evaluatie gebruik en beleving van gebouw Rijnstraat 8 te Den Haag

9 juli 2018

Evaluatierapport Rijkskantoor Rijnstraat 8 Den Haag

Het Rijkskantoor Rijnstraat 8 is als gerenoveerd gebouw voor en door twee Ministeries (Buitenlandse zaken en Infrastructuur en Waterstaat) en een aantal diensten van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in de zomer van 2017 in gebruik genomen. De gebruikers vroegen het CfPB een evaluatie van gebruik en beleving uit te voeren. Het rapport is te downloaden (klik hier). Het is ook op de site van de Rijksoverheid te vinden (klik hier).

Bij de totstandkoming van de nieuwe huisvesting is gebruik gemaakt van de kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk (voor het Vaststellingsbesluit klik hier). Het kantoor is gerenoveerd door PoortCentraal een samenwerkingsverband van BAM, ISS en OMA. In het gebouw is rekening gehouden met de uitgangspunten van de FWR kaderstelling, waaronder de hantering van een flexfactor van 0,7 werkplek per fte (als norm  voor nieuwbouw of gebouwen die volledig gerenoveerd worden).

Andere recent gerenoveerde rijkskantoren of etages op basis van de FWR-kaderstelling die onderzocht zijn na ingebruikneming zijn o.a. de OV-terminal in Breda (Belastingdienst) en Korte Voorhout 7 (Rijksvastgoedbedrijf).

Onderzoek en besluitvorming over het rapport

Het CfPB koos een combinatie van meerdere onderzoeksmethoden (zie hoofdstuk 1)  om de evaluatie uit te voeren.  

De vaststelling van het evaluatierapport en besluitvorming over de aanbevelingen vond plaats in de vergadering van de Stuurgroep Rijnstraat op 12 april 2018. De conclusie en aanbevelingen uit het rapport zijn integraal overgenomen. Op 3 mei 2018 zijn de resultaten gepresenteerd aan en besproken  met de vertegenwoordigers van de medezeggenschap.

De onderzoeksmethode

Om zo veel mogelijk nuances naar voren te brengen, zette CfPB vijf verschillende onderzoeksmethoden/ instrumenten in. Drie onderzoekers telden de verschillende soorten aanwezige plekken en faciliteiten en inventariseerden  de aanwezige kwaliteiten in het kantoor op basis van de 114 vastgestelde kwaliteiten voor Rijkskantoren (zie het eerder genoemde Vaststellingsbesluit). De bezetting van de plekken is objectief in beeld gebracht door een bezettingsgraadmeting. Daarnaast zijn alle medewerkers uitgenodigd om hun mening te geven over de werkomgeving in de gevalideerde digitale vragenlijst van het WerkOmgevingsDiagnose-Instrument (WODI). Als laatste konden managers en  medewerkers in groepsinterviews toelichtingen en verklaringen geven voor de gevonden resultaten met de andere vier onderzoeksinstrumenten.  

Het CfPB gebruikte veel verschillende referenties om de resultaten van gebouw Rijnstraat 8 te benchmarken. Zo zijn de resultaten vergeleken met het gemiddelde van alle door het CfPB onderzochte cases op het gebied van gebruik (SUM Benchmark voor bezettingscijfers) en de beleving (WODI Benchmark) van de werkomgeving. Ook vergeleek het CfPB de onderzoeksresultaten van de Rijnstraat met eerder bij het Rijk onderzochte werkomgevingen.  Een aanpak met verschillende onderzoeksmethoden zorgt ervoor dat alle aspecten van dit Rijkskantoor in beeld zijn gebracht.

Aanbevelingen

De conclusies en aanbevelingen staan in hoofdstuk 6 van het rapport dat begint met  een managementsamenvatting die apart is te downloaden (klik hier). De aanbevelingen die het CfPB op basis van de onderzoeksresultaten formuleerde, hebben betrekking op drie aandachtsgebieden:

• Facilitaire dienstverlening (10 aanbevelingen, pagina 4)
• Organisatie, gedrag en communicatie (15 aanbevelingen, pagina 5)
• Gebouw (17 aanbevelingen, pagina 6).

Deze aanbevelingen kunnen pas optimaal tot uiting worden gebracht als er aan alle drie de aandachtsgebieden tegelijkertijd aandacht wordt besteed. De eindgebruikers en andere betrokken organisaties moeten in dit traject gezamenlijk optrekken voor een succesvol Rijkskantoor.

Een deel van de aangetroffen ontevredenheid is te verklaren vanuit de bezettingsgraadmeting en de inventarisatie van de functionele kwaliteiten in het gebouw. De aanbevelingen hierover zijn omgezet naar vervolgacties door de stakeholders op dit gebied.

Een belangrijke organisatorische aanbeveling is dat de follow up van de aanbevelingen “Chefsache” is. Naast aandacht voor het gebouw dient er gelijktijdige uitleg, gesprek, en discussie over de veronderstelde werkwijze in dit gebouw te zijn. Want die werkwijze hangt sterk samen met identiteit en organisatiecultuur. De bespreking daarvan – met referentie aan de nog steeds actuele visie Vernieuwing Rijksdienst opgetekend door voormalig SG Roel Bekker- vereist inzet en voorbeeldfunctie van het hoogste ambtelijk management. Dat is geen nieuw dogma, want deze kennis werd eerder in onderzoek  (klik hier) vastgesteld doorgerenommeerde kantorenonderzoekers als prof Franklin Becker en prof Sims (VS), prof Jan Åke Granath (Zweden), prof Frank Duffy (UK) en prof John Worthington (UK). Bij beleefde materiële schaarste moet de aandacht hoe hiermee om te gaan, komen van de top. Delegeren heeft geen zin. En alle goede inzet tijdens de voorbereidingen ten spijt, het begint voor veel eindgebruikers pas bij inhuizing.

Media aandacht Rijkskantoor Rijnstraat 8

Het gerenoveerde Rijkskantoor Rijnstraat 8 heeft vanaf de ingebruikname relatief veel aandacht in de media gekregen (klik hier voor enkele artikelen uit 2017). Hierbij was de rode draad dat medewerkers ontevreden waren over de nieuwe werkomgeving. Het nu uitgevoerde evaluatieonderzoek was al gepland en in gang gezet voor deze media-aandacht kwam. Veel herhuisvestingsprojecten met een veranderd werkplekconcept worden systematisch geëvalueerd, meestal pas na een gebruiksperiode van zes tot twaalf maanden  zodat de eerste kinderziektes na inhuizing in een pand zijn opgelost en medewerkers hebben kunnen wennen in hun nieuwe werkomgeving  Twee maanden na afronding van het onderzoek, is er opnieuw aandacht in pers en sociale media voor Rijnstraat 8 (klik hier voor enkele artikelen uit 2018).