Bijdrage CfPB aan ontwikkeling Fysieke Werkomgeving Rijk

28 september 2016

In de afgelopen jaren is het Center for People and Buildings als kenniscentrum nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van de kaders rondom de Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR). Ofwel, de huisvesting van de Rijksoverheid. Als kenniscentrum brengt het CfPB vooral wetenschappelijke kennis in en doet zij toegepast onderzoek waar het nodig is. In dit onderzoek staat het leren van de ervaringen van andere – én van de eigen organisatie – meestal centraal. De input wordt door het Ministerie van Binnenlandse  Zaken en Koninkrijksrelaties ( DGOO) gebruikt ter onderbouwing van de FWR-kaderstelling.

In de beginjaren zijn de eerste onderzoeksrapportages verschenen waarin uitgangspunten voor de kaderstelling van de zogenoemde ‘rijkswerkplek’ werden opgesteld op basis van uitgebreid onderzoek. Zo is onder andere inzicht verkregen in bezettingsgraden en passende flexfactoren voor het Rijk. Ook is onderzocht welke activiteiten door rijksambtenaren worden uitgevoerd, op basis waarvan kan worden bepaald welke mix van werkplekken het beste past bij (een specifieke groep) rijksambtenaren. Onderzoeksrapportage Kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk. Corporate Standard Fysieke Werkomgeving Rijk 2011.

Meer recent is er veel aandacht geweest voor functionele kwaliteiten en kosten van rijkshuisvesting. De vragen hierbij zijn: “Welke kwaliteiten moeten FWR-kantoren hebben om medewerkers zo prettig mogelijk, maar ook efficiënt, te kunnen laten werken?”, “En wat kost het om alle kantoren op dit niveau te krijgen?”. De beleving van medewerkers is hierbij essentieel. In de lijst met functionele kwaliteiten is onder andere rekening gehouden met de ‘fouten’ die in het verleden zijn gemaakt, maar die gemakkelijk vermeden kunnen worden. Denk aan de positionering van plekken – plaats bijvoorbeeld géén pantry nabij open werkruimten en zorg ervoor dat er niet teveel open werkplekken bij elkaar worden geplaatst. Door de functionele kwaliteiten toe te passen worden dergelijke lessen geborgd in een nieuwe of gerenoveerde werkomgeving. Onderzoeksrapportage Kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk – Kwaliteit en Kosten.

Onlangs heeft een brede evaluatie plaatsgevonden waarin de ervaringen van medewerkers centraal stonden. De evaluatie is uitgevoerd op vier verschillende locaties waar rijksdiensten (nagenoeg) volgens FWR-principes zijn gehuisvest. Hieruit zijn diverse lessen te trekken, waaronder:

• Het ontbreekt aan goed geïsoleerde, af te sluiten belplekken. Telefoneren leidt tot veel overlast in de open ruimten. Het is daarom aan te raden altijd af te sluiten belplekken te realiseren (idealiter nabij open ruimten).
• Sommige plekken kunnen niet optimaal gebruikt worden, bijvoorbeeld als men met desktops werkt en deze op een plek niet voorzien zijn (bijvoorbeeld aanlandplekken, lounge-, coupé- en/of overlegplekken). Flexibele ICT-faciliteiten zijn essentieel voor multifunctioneel gebruik van plekken. Vooral op piekmomenten in bezetting kan dit extra mogelijkheden geven.
• Negatieve effecten van Tijd, Plaats en Apparaatonafhankelijk Werken (TPAW) op sociale binding en communicatie binnen teams liggen op de loer. Faciliteer daarom communicatiesoftware en videoconferencing om de sociale binding en onderlinge communicatie te ondersteunen, zorg voor herkenbare ankerpunten en organiseer actief momenten om bijeen te komen.

Ook over de toepassing van de normen in de praktijk (bijvoorbeeld door architecten of huisvestingsadviseurs) zijn verschillende lessen opgehaald. De lessen worden allemaal gebruikt om de kaderstelling verder te verbeteren en te optimaliseren. De Fysieke Werkomgeving Rijk. Eerste ervaringen en lessen. Flexibele kantooromgeving en TPAW in de praktijk.

In de FWR-wijzer (de Werkplekwijzer voor het Rijk) zijn alle FWR-kaders, en de overwegingen en onderbouwingen hierbij, beknopt weergegeven. De wijzer kan worden gezien als een handzame samenvatting van de kaderstelling en de manier waarop deze wordt toegepast. Binnenkort wordt de FWR-wijzer weer geupdate naar aanleiding van de geleerde lessen van het afgelopen jaar.

De hierboven beschreven onderzoeksrapporten zijn slechts een greep uit de onderzoeken en rapporten die in de afgelopen jaren zijn verschenen rondom de Fysieke Werkomgeving Rijk. De meeste rapporten zijn openbaar en te vinden op de website van het CfPB. Houdt u voor nieuwe ontwikkelingen en publicaties dan ook onze website goed in de gaten.

Rapporten en notities tot dusver

• Onderzoeksrapportage Kaderstelling Rijkswerkplek. Corporate Standard Rijkswerkplek 2010. (2010)
• Onderzoeksrapportage Kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk. Corporate Standard Fysieke Werkomgeving Rijk 2011. (2011)
• Flexibel huisvesten en kostenempirie. Casus Rijkshuisvesting. (2011)
• Een gebouw voor rijksambtenaren. Rapportage van de studie naar de ontwikkeling van specificaties voor de ruimtelijke inrichting van rijkskantoren: een basismix. (2011)
• Ruimtenormen voor vergaderen. Onderzoek naar de bepaling van normen voor vergaderplekken en vergadercentra voor de FWR. (2013)
• Onderzoeksrapportage Kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk – Kwaliteit en Kosten. (2015)
• FWR Kwaliteitsscore. (2015)
• Handleiding Rekeninstrument Fysieke Werkomgeving Rijk – Kwaliteit en Kosten. (2015)
• Integrale Business Case FWR. (2015)
• De Fysieke Werkomgeving Rijk. Eerste ervaringen en lessen. Flexibele kantooromgeving en TPAW in de praktijk. (2016)
• De Fysieke Werkomgeving Rijk. Elementen voor een passende vergadermix. (2016)
• Gebruik en bezetting van rijkshuisvesting: gestandaardiseerde methodiek. Notitie. (2016)
• FWR-wijzer. (2015; binnenkort update 2016 online)