WODI Werkplek Benchmark 2017 - Geeft het flexkantoor reden tot bedenkingen?

15 maart 2017

Als je op zoek bent naar het verbeteren van de prestaties van je medewerkers en je bent daarbij tegen problemen met werkplekken aangelopen, dan heb je ongetwijfeld baat bij kennis uit de WODI Benchmark. In dit bericht stellen we je op de hoogte van de laatste analyses en onze overpeinzingen daarbij. Maar eerst even de achtergrond.

10 jaar WODI Indicator │Benchmark

In 2003 startte de ontwikkeling van de  WODI, een wetenschappelijk gefundeerd werkomgevingsdiagnose instrument. Het doel van het Center for People and Buildings (CfPB) is om systematisch gegevens te verzamelen over gebruik  en beleving van kantoorgebouwen door eindgebruikers. Met die gegevens zou het op termijn mogelijk worden om patronen te ontdekken in gebruik en beleving; patronen die gebruikt kunnen worden voor planning van nieuwe en management van bestaande werkomgevingen. Na een paar jaar van testen en schaven resulteerde dit in 2007 in een basisvragenlijst. Die lijst kan desgewenst uitgebreid worden met vragen of modules (bijvoorbeeld over HNW) op maat. De methode WODI zoals we hem nu kennen bestaat behalve uit een vragenlijst ook uit de verzameling van gebouwgegevens en plattegronden en wordt in veel gevallen verrijkt met groepsinterviews met als doel de duiding van de resultaten van de vragenlijsten.

De dataverzameling met WODI is daarmee alweer tien jaar aan de gang! In die 10 jaar zijn 138 cases doorgelicht bij 52 organisaties, met in totaal 23.187 respondenten. Het betrof 43 traditionele cellenkantoren, 19 combikantoren met vaste werkplekken, 72 combikantoren met flexibele werkplekken en 4 zogenaamde kantoortuinkantoren.

De data zijn telkens gesommeerd per jaar bijeengebracht  en vervat in een benchmark voor de (beleving van de) fysieke werkomgeving. De naam WODI Indicator bleek onduidelijk. Daarom noemen we deze benchmark tegenwoordig de WODI Benchmark.

Beleving per kantoortype

Wie op zoek is naar het beste kantoortype stelt zich de vraag welke typen er zijn, wat de ervaringen daarmee zijn en of het nodig is aanpassingen te maken bij de eigen organisatie. Belangrijke afwegingscriteria zijn de kosten van de huisvesting, de tevredenheid met de huisvesting en de gevolgen voor de productiviteit.  

Een van de interessante resultaten van de benchmark betreft de beleving per kantoortype. We maken daarbij onderscheid tussen traditionele cellenkantoren, combikantoren met vaste werkplekken en combikantoren met flexibele werkplekken. Steeds meer van de door ons onderzochte kantoren behoren tot de laatstgenoemde categorie.

Op basis van drie figuren tonen we in een notendop wat medewerkers in de periode (2007-2016) rapporteren over de verschillende kantoortypen.

• Tevredenheidsbenchmark per kantoortype
• Benchmark overall rapportcijfers per kantoortype (bovenaan de nieuwsflits)
• Benchmark ondersteuning productiviteit per kantoortype

^{Figuur 1: Tevredenheidsbenchmark per kantoortype (2007-2016; 43 traditioneel, 19 combi-vast, 72 comb-flex)}

De uitkomsten zijn over het algemeen niet verrassend. Combikantoren met flexibel werkplekgebruik scoren (vergeleken met traditionele kantoren)  goed op de aspecten architectuur, licht en sfeer en uitstraling, maar scoren matig op een aantal meer functionele aspecten van de werkomgeving. Bij traditionele cellenkantoren is het precies andersom. Die zijn qua uitstraling saai en eigenlijk niet meer  van deze tijd maar voldoen beter als het gaat om zaken als je kunnen concentreren, privacy, akoestiek en archiefmogelijkheden. Het combikantoor met vaste werkplekken combineert het beste van de twee werelden en vindt men het prettigst. Maar dit is ook een dure oplossing.

Verrassend is de score op communicatiemogelijkheden. Algemeen wordt aangenomen dat openheid positief samenhangt met de communicatiemogelijkheden. Dat blijkt niet zo te zijn. Een mogelijke verklaring kan zijn dat je in een open werkomgeving niet snel even bij een collega gaat buurten, want dan val je andere collega’s lastig. En overlegplekken dicht bij de werkplek zijn niet altijd voorhanden. Een andere verklaring kan zijn dat teamwerk lastiger wordt omdat mensen niet meer vast bij elkaar zitten.

Een ander opvallend resultaat betreft de ondersteuning van de arbeidsproductiviteit. Als de inschatting van de geënquêteerden klopt dan zouden organisaties die zijn overgestapt op flexwerken zich toch wel enigszins zorgen moeten maken. Cellenkantoren scoren gemiddeld 10 procentpunten beter op zelfgerapporteerde individuele productiviteit en 7 procentpunten beter op zelfgerapporteerde teamproductiviteit.

^{Figuur 2: Benchmark ondersteuning productiviteit per kantoortype (2007-2016; 43 traditioneel, 19 combi-vast, 72 comb-flex)}

Bezetting per kantoortype

^{Figuur 3: Gemiddelde werkplekbezetting per dag per kantoortype                                     Figuur 4: Gemiddelde piekbezetting werkplekken per dag per kantoortype}

De uitkomsten van het onderzoek naar de mate van tevredenheid over de werkomgeving passen niet direct bij de resultaten van de bezettingsgraadmetingen die wij verrichten. Je zou afgaand op de beperkte tevredenheid met flexkantoren verwachten dat het daar overvol is, zeker op de drukke dagen. Dat blijkt mee te vallen. De gemiddelde piekbezetting ligt nog iets onder de 70%. Waarom dan toch die ontevredenheid?

Het volgende speelt naar ons idee een rol:

• De akoestiek blijft hinderlijk, ook als het kantoor niet vol is
• Als ze niet vroeg naar kantoor komen kunnen mensen niet op hun voorkeursplek zitten
• Op drukke dagen moeten mensen uitwijken naar plekken die niet arbo-comform zijn
• Op drukke dagen vindt een deel van de mensen geen plek op/bij de eigen afdeling. Zeker voor beleids- en projectwerkers is dit een serieus nadeel
• Bepaalde persoonlijkheidstypes functioneren moeizaam in een open werkomgeving

Je hoort wel eens de redenering dat de resultaten van flexwerken tegenvallen omdat er nog teveel ruimte is. Dat zou lui en disfunctioneel gedrag stimuleren en er mede toe bijdragen dat mensen zich in de flexomgeving niet gedragen zoals dat de bedoeling is. Op basis van onze onderzoeksbevindingen weten we dat de basisbehoeften aan concentratie, privacy en sociaal contact (met dezelfde kleine club) in het gedrang komen. Als de druk door werkgevers hoger opgevoerd wordt door de fysieke ‘speelruimte’ te verkleinen kunnen er onbedoelde consequenties optreden. De door medewerkers intuïtief ervaren effecten van beperking van speelruimte, gekoppeld aan onzekere conjuncturele of bedrijfsomstandigheden kunnen bij mensen gedrag oproepen dat organisatorisch niet gewenst is.

Daarom zijn een paar punten relevant:

• De business case moet een diepgaander afweging bevatten van kosten en baten. Niet alleen de m2 en ‘past het als we flexibel werken’, maar ‘Hebben we een werkplekoplossing die bij onze werkprocessen en medewerkers past?’
• Aandacht voor implementatie en gedrag. Niet ‘Morgen gaan we flexwerken in een combi kantoor’ maar eerst een degelijk antwoord op de vraag hoe medewerkers hun plekken met voorkeur kiezen, en wat doen mensen als er werkplekschaarste is.
• Wat is het tipping point - een aanvaardbare schaarste van werkplekken of de keuze om maar niet naar kantoor te komen en dus kansen te missen om face to face collega’s te ontmoeten en samen te werken.
• Kunnen architecten en kantoorinrichters met varianten komen om de commodity-achtige plattegronden van combikantoren toe te spitsten op het voorkomen van de weerkerend problemen rond privacy, akoestiek, etc…

Praktisch slotwoord

Met bovenstaande is niet gezegd dat de ingezette beweging richting steeds meer combi-flex kantoren een onjuiste is. Er is zeker het nodige voor te zeggen dat traditionele cellenkantoren niet meer van deze tijd zijn: omdat ze niet meer passen bij de dynamiek die we willen (uitstralen), omdat ze hokjesgedrag stimuleren, omdat we steeds meer buiten de deur gaan werken, omdat jonge medewerkers het ‘saai’ vinden. Maar je kunt je wel afvragen of  steeds meer indikken verstandig is.

Is dit het dan: Een combikantoor met flexplekken, maar met ruim voldoende werk- en overlegplekken, met goede akoestiek en met een individueel regelbaar binnenklimaat? Waar je op vrijdagmiddag wel eens een kanon kan afschieten. Maar waar je weet dat de mensen er goed presteren en echt tevreden zijn. De baten wegen dan heus wel op tegen de kosten.

Op weg naar CfPB Benchmark 2018

Het CfPB gaat door met het verzamelen van gegevens. De steen die we met WODI in de ‘werkplek’-vijver hebben gegooid heeft weerklank gevonden. Er zijn na onze start in 2001 andere grootschalige meetinitiatieven gekomen. Onze wens is dat op basis daarvan niet alleen case based data beschikbaar is maar betrouwbare en valide inzichten ontstaan die hout snijden. De opmaat voor de CfPB Werkplek Benchmark 2018 is al gegeven. Het aantal respondenten dat we begin 2017 mochten bijschrijven bedraag al ruim 3100.