Werkplekspel ingezet bij NHG
31 januari 2019
Door dialoog naar in vertrouwen Samen Werken
In de laatste twee maanden van 2018 mochten we vanuit het CfPB de Nationale Hypotheek Garantie op weg helpen met het implementeren van een voor hen nieuwe werkwijze in een gloednieuw gebouw. Met behulp van het Werkplekspel wisselden medewerkers en leidinggevenden met elkaar van gedachten over alledaagse en minder alledaagse situaties die zij verwachtten in hun nieuwe (fysieke en digitale) werkomgeving. Daarbij kwamen vragen aan de orde: Wat verwacht je, hoe handel je, in welke situaties kun je terechtkomen? Wat betekent managen van mobiel personeel? Kun je daarover afspraken maken? Hoe doe je dat? Maar ook een laagje dieper: Wat vinden we er van? Wat zijn achterliggende normen en waarden die ons gedrag sturen?
WEW, NHG, PTOW, WTC: alle afkortingen in de context
De Nationale Hypotheek Garantie NHG (formeel stichting Waarborgfonds Eigen Woningen) houdt de markt rond woningen, hypotheken en hypotheekproducten goed in de gaten: ”Wij werken letterlijk in het hart van de markt en samenleving”. Een kantoor in het centrum van het land en een eigentijdse werkwijze past daarbij. Daarom is in het WTC direct naast het Centraal Station in Utrecht een nieuwe en moderne werkomgeving ingericht. De onderlinge samenwerking binnen NHG kan zo beter ondersteund worden. De medewerkers kunnen binnen een beleid van Plaats- en Tijdonafhankelijk Werken (PTOW) met grote vrijheid en verantwoordelijkheid hun werk plannen en plek van werken bepalen, bijvoorbeeld op kantoor, in de trein, thuis of elders. De locatie is aantrekkelijk voor nieuwkomers op de arbeidsmarkt.
De verhuizing van het kantoor in Zoetermeer, waar iedereen een vaste werkplek in een kamer had, naar het WTC in Utrecht betekende nogal wat: een verandering in werkwijze waarbij vanzelfsprekendheden niet altijd meer vanzelfsprekend zijn. Zowel voor de medewerkers als voor de leidinggevenden. Hoe doen we onze werkzaamheden als we elkaar niet vanzelfsprekend meer op kantoor treffen? Wat betekent managen op afstand? Hoe gaan we met elkaar om in dat nieuwe open kantoor waar we elkaar de hele tijd zien?
Vertrouwen in elkaar
Bij NHG bleek dat de leidinggevenden zochten hoe hun medewerkers het beste aan te sturen, hoe met elkaar tot het beste resultaat te komen en daar gezamenlijk in op te trekken. Logische vragen die in veel organisaties onder leidinggevenden actueel zijn. In die ontdekkingstocht in het managementteam kwamen vragen naar voren als: Wat is mijn rol als leidinggevende? Hoe beoordeel ik de werklast van mijn medewerkers? Hoe stemmen we als managementteam op elkaar af zodat we geen (te grote) verschillen krijgen in de organisatie?
Eenzelfde soort worsteling hebben de medewerkers onderling en naar hun leidinggevenden toe: Kan ik mijn collega aanspreken op zijn hoeveelheid rookpauzes, of is dat de rol van mijn leidinggevende? Wordt er van mij verwacht dat ik altijd direct terug reageer op een e-mail of voicemailbericht? En kan ik een leidinggevende vragen een overlegruimte te verlaten als wij die nodig hebben?
Inzet van het Werkplekspel
Met behulp van het Werkplekspel zijn we tijdens een informele bijeenkomst met alle medewerkers en leidinggevenden, de dialoog aangegaan over met elkaar samen werken in de nieuwe werkomgeving. De reactie vanuit de NHG achteraf was: “Goed programma, soms wel lastige vragen bij het spel, maar ook no-brainers (of toch niet?). Velen vonden het prettig “om in alle rust eens met de collega’s over andermans én eigen gedrag en dieperliggende opvattingen te spreken.”
De dialoog stopt uiteraard niet in de voorbereiding op de verhuizing. Het begint pas ‘echt’ als er in het nieuwe kantoor gewerkt wordt, als er enige gewenning heeft plaatsgevonden en als de kinderziekten van de nieuwe werkplek en -wijze overwonnen zijn. Op basis van de bijeenkomsten bij de NHG en de analyse van de Werkplekspelsessies heeft het CfPB praktische bouwstenen voor deze vervolgfase aangereikt. Het is nu aan de NHG om te schaven aan de afspraken die zij met elkaar maakten en in de tijd die voor ons ligt te komen tot nieuwe gewoontes en gedragingen: “Zo zijn onze manieren”.
Primeur; spelen met het vernieuwde Werkplekspel
De NHG had de primeur om te spelen met de in 2018 ontwikkelde uitbreiding op het Werkplekspel, waarin behalve de al bestaande categorieën Werkplekken, Overlegplekken, Faciliteiten en Andere locaties, ook vragen zijn opgenomen in de categorieën Management, Implementatie en de Organisatie van Werk. Voor hen die het Werkplekspel al in huis hebben is de uitbreidingsset los verkrijgbaar. Indien u een Werkplekspel besteld, kan de uitbreidingsset mee besteld worden en heeft u direct uw Werkplekspel compleet. Best handig om de misschien onder het stof geraakte gedragsafspraken weer eens op te frissen en te verdiepen.
