Werkplekspel helpt medewerkers TU Delft library in aanloop naar Het Nieuwe Werken

9 september 2010

Eind augustus heeft het CfPB een workshop gegeven bij de bibliotheek van de Technische Universiteit Delft, waarin 24 deelnemers het Werkplekspel speelden. De TU Delft bibliotheek faciliteert wetenschappelijke uitwisseling en kruisbestuiving in onderwijs en onderzoek in de Technische Wetenschappen. De kernwaarden daarbij zijn professioneel, klantgericht, opvallend, creatief/vindingrijk en vooruitstrevend. De ambitie is om de bibliotheek te transformeren naar een centrale ontmoetingsruimte.

Anders denken en anders doen

Deze transformatie krijgt zowel vorm in de fysieke ruimte als in de werkwijze van de medewerkers. Doordat de rol van de bibliotheek verandert, verandert ook de rol van de bibliotheekmedewerkers. Dat vereist een andere manier van denken en doen. Onderdeel van het veranderproces naar de nieuwe rol, de nieuwe werkomgeving en de nieuwe manier van werken die daarmee gepaard gaat is het creëren van bewustwording over deze nieuwe manier van werken.

Werkplekspel maakt aanstaande veranderingen concreet

Eén van de middelen hiervoor is het Werkplekspel van het CfPB. Het Werkplekspel is een bordspel dat medewerkers bewust van gedachten laat wisselen over ‘kennis en weten’, ‘houding en gedrag’ en ‘waarden en normen’ in hun nieuwe manier van werken. Het spel moest de medewerkers een handvat bieden voor de overgang naar de nieuwe situatie waar men volgens Het Nieuwe Werken zal gaan functioneren. Het  hielp de medewerkers om bewust te worden en met elkaar te praten over uitgangspunten, normen en waarden en houding en gedrag. De medewerkers werden daarbij geconfronteerd met situaties die men in de praktijk kan tegenkomen.

Conclusies workshop

Tijdens de workshop leken de deelnemers behoorlijk op één lijn te zitten. Er is veel consensus bereikt. Bij slechts enkele vragen kwam men niet tot een groepsoplossing.

Elkaar aanspreken op storend gedrag of verkeerd gebruik van plekken vormt een punt van aandacht. Medewerkers vinden dat zij elkaar moeten en kunnen aanspreken, maar men verwacht dat dit in de praktijk niet zal gebeuren.

Niet alle soorten plekken waren even bekend bij de deelnemers. Meer inzicht in wat er komen gaat, de inrichting van de werkomgeving en hoe men in het concept gaat werken is wenselijk.

Aandachtspunten

Naar aanleiding van de workshop zijn enkele aandachtspunten naar boven gekomen voor het projectteam dat de transformatie naar de nieuwe manier van werken en de nieuwe werkomgeving onder zijn hoede heeft:

• Geef medewerkers handvaten die hen helpen bij de overgang naar de nieuwe kantooromgeving.
• Maak inzichtelijk welke soorten plekken er komen, hoe deze eruit zien en waar ze voor bedoeld zijn.
• Gebruik bijvoorbeeld het werkoverleg om te bespreken waar men tegenaan loopt en wat beter kan.
• Er is een aantal onderwerpen waar nadere aandacht aan besteed kan worden, namelijk thuiswerken (dit is nauwelijks besproken tijdens de workshop, maar leeft wel in de wandelgangen), het aanspreken van elkaar en het inzichtelijk maken van de ‘spelregels’ in het nieuwe kantoorconcept.
• Vragen en onderwerpen die niet aan bod zijn gekomen tijdens het werkplekspel kunnen intern alsnog besproken worden.

Het ongedwongen bespreken van vraagstukken die men in de dagelijkse praktijk tegen kan komen werd gewaardeerd. De medewerkers van de bibliotheek waren zeer enthousiast over de workshop en de bijdrage van het Werkplekspel aan het veranderingsproces naar Het Nieuwe Werken.

Klik hier voor een extract van de onderzoeksrapportage.