Overprikkeling en afleiding op kantoor: vijf tips

24 juni 2019

23 juni was het de dag van de overprikkeling. Op zondag, rustig zou je zeggen en misschien hebt u er niets van gemerkt, er was immers genoeg afleiding: het warme weer, de zwemtocht van Maarten van der Weijden. Of moest u vandaag (maandag)  en morgen weer de kantoortuin in? Dan was afgelopen zondag een uitgelezen dag voor wat minder prikkels.

Maar wat is eigenlijk het verschil tussen “gewone” afleiding  en overprikkeling? Wat houdt overprikkeling op de werkvloer in? En wat kun je er aan doen? Maar eerst wat feiten over afleiding.

Feiten over afleiding op kantoor

De afgelopen jaren is er door het Center for People and Buildings veel onderzoek gedaan naar hoe medewerkers bij allerlei organisaties hun kantoor beleven. De  verschuiving  van de traditionele  gesloten kantooromgeving naar een meer open (soms te open) werkomgeving met gedeelde plekken (een flexkantoor) is niet te missen: kantoortuinen en flexplekken krijgen volop aandacht in de media.

Deze verschuiving heeft invloed op de tevredenheid van de medewerkers over hun werkplek. Het blijkt dat deze flexkantoren er voor zorgen dat afleiding op de werkvloer vaker voorkomt. De figuren hieronder geven weer hoe vaak de medewerkers afgeleid of gestoord worden door geluiden. Denk bij afleidende geluiden aan: spontaan overleg bij de werkplekken, bewegingen van mensen uit de omgeving of informele gesprekken tussen collega’s; 30% van de medewerkers die werken in een flexkantoor geeft aan dat dit vaak of altijd voorkomt, terwijl slechts 17% van de medewerkers werkzaam in een traditioneel kantoor dit vindt.

Het gaat om cijfers die zijn verzameld in de afgelopen 6 jaar, bij 674 medewerkers in traditionele kantoren en 2371 medewerkers in flexkantoren.

Afleiding versus overprikkeling

Helaas biedt het meest rustige flexkantoor nog steeds onvoldoende rust voor medewerkers die last hebben van overgevoeligheid voor externe prikkels. Voor collega’s met bijvoorbeeld niet-aangeboren hersenletsel (NAH) of een autisme spectrum stoornis vormen namelijk vrijwel alle zintuigelijke prikkels een enorme uitdaging. En dit is geen klein probleem, want volgens een inschatting zijn er maar liefst 650.000 Nederlanders die leven met gevolgen van NAH.  Per jaar neemt het aantal mensen met NAH met 140.000 toe, waarvan er 19.000 kinderen en jongeren tot 24 jaar zijn.

 Lis, van de blog Lis Leeft, heeft NAH en beschrijft in een blogpost hoe zij de wereld ervaart.

“[…] de bladeren in de bomen zijn niet gewoon groen, maar groen met witte lichtschitteringen er in. […] Schelle stemmen, bestek pakken uit een bestek la, pannen die op elkaar klappen, of borden die je weer op elkaar stapelt. Ik krijg al kippenvel bij het idee, het geluid dringt zó hard binnen.”

Naast bronnen van “gewone” afleiding, zoals een langslopende collega, worden de alledaagse geluiden op kantoor ook als storend ervaren door mensen die last hebben van overprikkeling. Denk hierbij aan het typen op een toetsenbord, een niezende collega, een telefoon die rinkelt, maar ook fel daglicht of heldere beeldschermen.

Wat kun je hier aan doen? Vijf tips.

Om de hoeveelheid afleiding op een flexkantoor terug te dringen heeft het CfPB 5 tips:

1. Maak duidelijke afspraken met elkaar. Spreek met elkaar af hoe je met de werkruimte omgaat en leg deze afspraken vast. Onderwerpen waarover afspraken gemaakt kunnen worden zijn muziek, uitwijken bij spontaan overleg, of het eventueel inlassen van een stilte-uur. Wanneer deze regels duidelijk zijn voor alle collega’s, is het ook makkelijker om elkaar aan te spreken bij (onbedoelde) overlast.
2. Zorg voor voldoende geluidsdichte kamers nabij de open ruimte. Deze kamers kunnen worden gebruikt als uitwijkmogelijkheid bij spontaan overleg, maar ook als belplekken. Plaats deze kamers dichtbij de open ruimte om het aantrekkelijk te maken om ze te gebruiken.
3. Maak de open ruimten niet te groot. Plaats dus niet teveel werkplekken bij elkaar in een grote open ruimte, maar zorg ervoor dat stukken open ruimte zijn afgewisseld met afscheidingen (zoals schotten) of omsloten ruimten (zoals concentratieplekken).
4. Zorg voor goede akoestische maatregelen in de open ruimte. Dit houdt het gebruik van dempende materialen in, zoals tapijt, of het plaatsen van schotten gemaakt geluidsabsorberend materiaal.
5. Zorg ervoor dat faciliteiten, zoals de pantry/koffiehoek of lockers, akoestisch en visueel afgescheiden zijn van de open ruimte. Dit voorkomt afleiding door langslopende of pratende collega’s. 

Dag van de Overprikkeling

Om hierover meer bewustwording te creëren, heeft Hersenletsel-uitleg 23 juni tot de Dag van de Overprikkeling uitgeroepen. Hersenletsel-uitleg vraagt aan iedereen om op deze dag extra maatregelen te nemen voor het verminderen van zintuigelijke prikkels op de werkvloer. Zij geven de volgende suggesties:

• Schakel de muziek/radio uit in de werkomgeving;
• Demp het licht in de werkomgeving (indien mogelijk);
• Vraag medewerkers om schoenen te dragen met zachte zolen.

Want als we allemaal ons steentje bijdragen, kan iedereen met plezier naar het werk!

En voor opdrachtgevers, ontwerpers en inrichters van kantoren geldt: Neem die vijf tips in acht. Het werkt echt beter!