Een prettig druk kantoor
29 september 2023
Welke aspecten zorgen ervoor dat we een kantoor prettig druk vinden bij een hoge bezettingsgraad? Naast de hoeveelheid mensen in een bepaalde werkomgeving hebben allerlei sociale en persoonlijke en omgevingsfactoren invloed op hoe we drukte ervaren. Tijdens een actieve parallelsessie op het CfPB Jaarcongres op 31 augustus 2023, getiteld 'Iedereen vrij, allemaal blij!?', verkenden we dit onderwerp met deelnemers die zelf allen dagelijks actief zijn binnen de vakgebieden HR, FM, ICT of een bestuurlijke rol vervullen. Het leverde interessante suggesties op.
De Rijksoverheid heeft hybride werken omarmd. De meeste ambtenaren vinden thuiswerken prettig en werken veel meer thuis dan voorheen het geval was. Dit heeft effect op de bezettingsgraad in kantoren. Volgens de richtlijn Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR) moet een Rijkskantoor gemiddeld een bezetting van 75% hebben. Dat percentage wordt echter bij lange na niet gehaald. Als gevolg van de opkomst en implementatie van hybride werken ligt de bezettingsgraad in kantoren meestal veel lager. Uit onderzoek blijkt dat een dergelijk hoge bezettingsgraad als stressvol wordt ervaren in een traditioneel Rijkskantoor. Maar opvallend genoeg blijkt dat dezelfde bezettingsgraad van 75% in een recent gemoderniseerd Rijkskantoor wel positief gewaardeerd wordt door gebruikers. Dit roept de vraag op welke aspecten, naast het aantal aanwezige mensen, een rol spelen bij de beleving van drukte op de kantoorwerkvloer.
Vijf verschillende perspectieven
Deze vraag vormde het uitgangspunt van de parallelsessie ‘Prettig druk’ die tijdens het CfPB Jaarcongres werd verzorgd door Gijs Brouwers (CfPB), Marjolijn Kroon (RWS) en Nicole van der Laan (RWS). In twee sessies werden door verschillende groepjes concrete interventies bedacht met het oog op het realiseren van een ‘prettig drukke’ werkomgeving: een werkomgeving waar een bezettingsgraad van 75% níet als storend wordt ervaren. De problematiek werd door de deelnemers aan de parallelsessies bekeken vanuit vijf verschillende perspectieven: Bricks (kantoorhuisvesting), Bytes (technologie), Behaviour (gedrag), Belonging (verbinding), en Afspraken (werkafspraken).
Bricks
Als je kijkt vanuit kantoorhuisvesting, dan spelen volgens de deelnemers verschillende factoren een rol bij de beleving van drukte. Denk aan het type werkplekken, de indeling van de werkomgeving en de sfeer. Als je niet kunt zitten op de plek van voorkeur, kan een zeer rustig kantoor toch als druk ervaren worden. Tijdens de parallelsessies pleitten de deelnemers voor minder werkplekken en meer ruimte. Ook benadrukten ze dat de kantooromgeving en de thuisomgeving meer op elkaar moeten lijken qua uitstraling en sfeer. Dat maakt het mogelijk je prettiger te voelen op je werkplek. In veel kantoren is het nu nog zo dat medewerkers hun verwachtingen moeten bijstellen en maar moeten accepteren wat er al is. Vanuit Bricks-perspectief kwam kortom naar voren dat het realiseren van een als prettig ervaren drukke werkomgeving afhankelijk is van een aantal gerichte ingrepen in de fysieke werkomgeving.
"Breng de kantooromgeving en de thuiswerkomgeving dichter bij elkaar qua uitstraling en sfeer."
Bytes
Kijk je naar de technologie, dan spelen factoren als geluidsniveaus en communicatiemogelijkheden een belangrijke rol in de beleving van drukte. Deelnemers gaven aan dat het aanbieden van extra hardware, bijvoorbeeld ruis-onderdrukkende koptelefoons en verbeterde (hybride) vergaderfaciliteiten, essentieel is. Daarnaast waren ze van mening dat de software voor videobellen, gegevensopslag en documenttoegang aanzienlijk verbeterd moet worden om gebruikers drukte als minder storend te laten ervaren. Een deelnemer vertelde dat je bijvoorbeeld met een digitaal bordje op de deur kunt aangeven of iemand langer dan afgesproken in een concentratieruimte zit. Voorwaarde hierbij is wel dat medewerkers elkaar vervolgens ook aanspreken op onwenselijk gedrag. Kort en goed: ook op het terrein van de bytes liggen er haalbare mogelijkheden bij het realiseren van een als ‘prettig druk’ ervaren werkomgeving.
“Een digitaal bordje op de deur kan aangeven of iemand langer dan afgesproken in een concentratieruimte zit.”
Behaviour
Het gedrag van collega's speelt eveneens een rol in hoe mensen drukte ervaren. Deelnemers gaven aan dat met de juiste cultuur veel kan worden bereikt. Het is belangrijk om bewustwording te creëren en te werken aan het teamgevoel. Zo zorg je voor meer onderling begrip. Daarnaast kan de inrichting van het kantoor gewenst gedrag stimuleren. Door sta-meubilair neer te zetten op plaatsen waar alleen kortstondig werken is toegestaan, kun je gedrag bijvoorbeeld in positieve zin beïnvloeden. Een deelnemer vertelde dat speciale ruimtes voor jassen en tassen kunnen voorkomen dat spullen op de werkplek blijven liggen wanneer iemand in overleg gaat. Zo voorkom je zogenaamd ‘claimgedrag’. De ingebrachte punten leren dat de verschillende perspectieven die tijdens de parallelsessie verkend werden behulpzaam zijn in het blootleggen van verbeterpunten, maar dat de aspecten in de praktijk altijd in hun samenhang bekeken moeten worden. ‘Behaviour’ staat niet los van de ‘bricks’ en de ‘bytes’. Voor het managen van de ervaren drukte bij een hoge bezetting zijn alle perspectieven van belang.
“Door een plek te creëren voor jassen en tassen kun je voorkomen dat spullen op de werkplek blijven liggen wanneer iemand in overleg gaat.”
Belonging
Naast ‘bricks’, ‘bytes’ en ‘behaviour’ speelt ook het perspectief ‘belonging’ een belangrijke rol in de hybride werkomgeving. Het gaat hier om het aspect van je verbonden voelen, van ergens bij horen. Uit de parallelsessies op het CfPB Jaarcongres kwam naar voren dat het gevoel van verbondenheid met collega’s en de organisatie zeker kan bijdragen aan het realiseren van een als prettig ervaren werkomgeving bij een relatief hoge bezettingsgraad. Zo wordt bijvoorbeeld drukte als minder storend wordt ervaren wanneer je de mensen in je omgeving kent, vooral als het directe collega's zijn. Deelnemers achtten het daarom belangrijk om zogenoemde ‘vlekken’ toe te wijzen aan teams. Dit zijn gebieden in het fysieke kantoor waar de gezamenlijke identiteit zichtbaar is en waar mensen hun naaste collega’s kunnen ontmoeten. Ook het bieden van inzicht in wie aanwezig is op het kantoor werd in dit opzicht genoemd. Wanneer je weet waar je directe collega’s kunt vinden, wordt de aanwezigheid van veel anderen als minder storend ervaren. Een deelnemer stelde verder dat je vaste evenementen kunt organiseren waar medewerkers bij aanwezig willen zijn, bijvoorbeeld lunchlezingen of een wekelijkse toespraak door het afdelingshoofd. Op die manier bestendig je het gevoel van verbondenheid en worden medewerkers minder vatbaar voor stress als gevolg van drukte.
“Als je de directeur op woensdag op een zeepkist zet, dan wil de hele afdeling aanwezig zijn. Je wil dan niet degene zijn die niet gezien wordt.”
Afspraken
De suggestie om vaste evenementen te organiseren raakt aan het laatste perspectief dat tijdens de parallelsessies ter sprake kwam: het belang van het maken van afspraken. Coördinatie en afspraken zorgen voor betere samenwerking. Deelnemers aan de sessies waren het erover eens dat het maken van afspraken belangrijk is in de hybride context. Daarbij werd wel benadrukt dat teams begeleid moeten worden bij de vraag waarover ze afspraken met elkaar moeten maken. In de sessies werd in dit opzicht voorwerk gedaan. Onderwerpen die hierbij genoemd werden zijn, behalve de hierboven genoemde idee om vaste evenementen te organiseren met het oog op de verbinding, bijvoorbeeld het maken van afspraken over vaste of wisselende kantoordagen en over het juiste gebruik van werkruimtes (zie boven). Deelnemers benadrukten daarbij wel dat iedereen de kans moet krijgen om haar/zijn inbreng te leveren in dit proces. Over de eindverantwoordelijkheid was weinig discussie: de knoop wordt uiteindelijk doorgehakt door de leidinggevende.
"Teams moet je informeren over welke onderwerpen zij afspraken moeten maken. En geef voorbeelden van doeltreffende afspraken."
Prettig druk?
De parallelsessie leerde dat het ervaren van drukte op de werkvloer afhankelijk is van meerdere factoren. Naast het aantal aanwezige mensen zijn er allerlei sociale en persoonlijke en omgevingsfactoren die invloed uitoefenen op de ervaring van drukte in de werkomgeving. Dit inzicht biedt organisaties mogelijkheden bij het realiseren van een ‘prettig druk’ kantoor. Een kantoor met een relatief hoge bezettingsgraad kan wel degelijk als prettig worden ervaren. Voorwaarde daarbij is wel dat de ervaring van drukte geanalyseerd en bijgestuurd wordt vanuit diverse perspectieven. Tijdens de parallelsessie werd duidelijk dat in relatief kort tijdsbestek een aantal zeer waardevolle richtlijnen kan worden opgesteld.
Ook tijdens de pauze werd verder gesproken over mogelijke interventies.
Onderzoek naar drukte in jouw werkomgeving?
We bedanken alle deelnemers voor de bijdragen aan de parallelsessies. Meer weten over het ervaren van drukte in de werkomgeving? Of wil je met je organisatie deelnemen aan het collectieve onderzoeksprogramma Werk in Transitie? Neem dan contact op met Gijs Brouwers.
Fotocredtis: Barbara van Baarsel
Contactpersoon
