Bezettingsgraad in flexibele werkplekconcepten zo hoog als verwacht?

27 september 2012

De afgelopen jaren heeft het CfPB 47 bezettingsgraadmetingen uitgevoerd in verschillende soorten kantooromgevingen. Van kantoren met kamers aan een gang waar ieder een eigen werkplek heeft tot zeer open ingerichte werkomgevingen waarin niemand een vaste werkplek heeft. De vraag is in hoeverre de bezettingsgraden tussen de verschillende kantoortypen nu daadwerkelijk verschillen. En zijn die verschillen zo groot als verwacht?

Uit crosscase-onderzoek blijkt dat, hoewel er grote verschillen bestaan tussen alle individuele cases, de gemiddelde bezettingen bij kantoren met flexibele werkplekken (en over het algemeen een lager aantal werkplekken dan medewerkers) hoger zijn dan die in kantoren met vaste werkplekken. In combikantoren (dit zijn kantoren waar bureauwerkplekken in open en gesloten setting afgewisseld worden met specifiekere plekken als concentratieplekken, overlegplekken en informele ontmoetingspunten) met flexibele werkplekken bevinden de gemiddelde bezettingen zich in een range van 51% tot 76%, met een tijdelijke onbezetting (dit is ‘bezet door spullen’) van gemiddeld 23%. In kantoren met vaste werkplekken (zowel combi als traditioneel) zitten de gemiddelde werkplekbezettingen tussen de 31% en de 59%, met tijdelijke onbezettingen van gemiddeld 15% (combi-vast) en 14% (traditioneel). De piekbezettingen in kantoren met flexibele werkplekken variëren tussen de 65% en 97%, die in kantoren met vaste werkplekken variëren van 51% tot 87%.

^{Figuur 2: Vergelijking gemiddelde (en tijdelijke on)bezettingen werkplekken per kantoortype}

Tussen combikantoren met vaste werkplekken en traditionele kamerkantoren met vaste werkplekken zit nauwelijks verschil, terwijl in combikantoren vaak wel meer plekken (zoals concentratieplekken en loungeplekken) gerealiseerd worden naast de vaste werkplekken van medewerkers.

Veel organisaties streven naar een gemiddelde bezetting van rond de 70%. Van de 47 door het CfPB onderzochte cases waren er slechts vier die een gemiddelde bezetingsgraad van 70% of hoger hadden, allen combikantoren met flexibele werkplekken. Deze kenden dan ook gelijk piekbezettingen tussen de 78% en 97%. Hierbij rijst de vraag in hoeverre die gemiddelde bezetting van 70% haalbaar is en zo ja, of dat nog een prettige werkomgeving biedt aan de medewerkers.  

Het doel van een bezettingsgraadmeting is het verkrijgen van een objectief beeld van het gebruik van een werkomgeving. Zo ontstaat er inzicht in gemiddelde en piekbezettingen (en hoe vaak deze voorkomen) van de verschillende soorten plekken in een werkomgeving, in welke mate plekken bezet worden door mensen of door spullen, of overlegplekken optimaal benut worden en welke activiteiten medewerkers doen op de verschillende plekken. Met deze informatie kan een organisatie bepalen of het nodig is te sturen op gespreide aanwezigheid, of er ruimte is voor het huisvesten van meer medewerkers, of de juiste mix en aantal van plekken gefaciliteerd worden en of die plekkenmix aansluit op de activiteiten van de medewerkers.