'Back to the future of work'
14 april 2022
Pakweg 7 jaar geleden voerden het CfPB en de Hospitality Group een onderzoek uit naar de toekomstverwachtingen op het gebied van werk in administratieve en kennisintensieve organisaties. Het resultaat was de publicatie 'Werken en de werkomgeving in 2025'. Mondiale ontwikkelingen zoals digitalisering, technologisering, mobilisering en globalisering vormden aanleiding om te kijken hoe de omgeving van organisaties verandert, maar vooral ook om zo goed mogelijk te duiden waarover organisaties beslissingen moeten nemen. Twaalf grote Nederlandse organisaties en tal van experts droegen vervolgens bij aan een toekomstvisie van kenniswerk voor het jaar 2025. Een toekomstbeeld dat volgens de onderzoekers – net zoals ieder ander toekomstbeeld – was ingegeven door de kennis van toendertijd. Onvoorzien destijds was de coronapandemie en de katalyserende werking die deze naar het zich laat aanzien zal hebben op thema’s die in de toekomstvisie aan bod kwamen. De hoogste tijd dus om te reflecteren op een aantal van de onderzoeksuitkomsten.
“Soms is de toekomst een uitvergroting van vandaag, soms is de toekomst onvoorspelbaar zoals de invloed en verspreiding van de mobiele telefoon nauwelijks voorstelbaar was”
De verplaatsing van werk naar de digitale omgeving
Voor 2015 verplaatste het werken zich mondjesmaat naar de digitale omgeving. Men ging er vanuit dat deze trend doorbroken zou worden en dat het digitale werken een vlucht zou nemen, ook al wist men niet per se waarom. ‘Loopt 
het verkeer vast?’ of ‘is werken op kantoor opeens ongezond?’, dacht men hardop. Onwetend wat de toekomst zou brengen, ging men ervanuit dat de verplaatsing naar de digitale omgeving primair gedreven zou worden door de doorontwikkeling van digitale communicatie(middelen) en adoptie van (nieuwe) ICT-faciliteiten door organisaties. Werken op afstand zou gemakkelijker, toegankelijker en beter worden. Men verwachtte dat op een gegeven moment ‘virtuele aanwezigheid het nieuwe zijn’ zou worden, en dat ‘virtueel contact fysiek contact zal evenaren’.
“Zowel eindgebruikers als het expertpanel zien digitalisering als een van de belangrijkste toekomstige ontwikkelingen voor kennisintensieve en administratieve organisaties”
Inmiddels weten we dat de verplaatsing van werk naar de digitale omgeving niet per se voort is gekomen uit de doorontwikkeling van digitale communicatiemiddelen, maar gedreven is door de coronapandemie. Door het gedwongen thuiswerken waren organisaties hals over kop in hoge mate afhankelijk van de digitale infrastructuur en werden ‘technologische toepassingen om digitaal met elkaar in verbinding te staan’, zoals Microsoft Teams en Webex, omarmd. In plaats van het verwachten van digitale aanwezigheid, en het controleren hiervan, werd een beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid van werknemers om het werk goed te blijven uitvoeren – monitoring van output in plaats van input. Uit ons onderzoek We Werken Thuis (2020) komt naar voren dat mensen digitale communicatie, waaronder via videobellen, over het algemeen als effectief ervaren. Maar ze missen wel een deel van het spontane en non-verbale contact. Met de huidige snelle doorontwikkeling van levensechte virtuele communicatie, zoals de opkomst van Virtual Reality en Metaverse, lijkt de evenaring van fysiek contact wel steeds dichter bij te komen.
De onderzoekers voorzagen in 2015 dat de verplaatsing van het werk naar de digitale omgeving vele nieuwe uitdagingen met zich mee zou brengen. Uitdagingen die anno 2022 met de vraag naar hybride werken de orde van de dag zijn. De rappe verplaatsing van werken naar de digitale omgeving vraagt van organisaties om snel in te kunnen spelen op de veranderende functionele eisen en wensen van de gebruikers of van de organisatie zelf. Organisaties zoeken hevig naar ICT-ers die de benodigde infrastructuur kunnen bouwen, wijzigen en onderhouden, en die kunnen omgaan met het toenemende gebruik van data. Ook van de gewone werknemer worden steeds meer IT -vaardigheden verwacht om (digitaal) te kunnen werken.
“De diversiteit in devices en oplossingen groeit en de behoefte aan flexibiliteit neemt toe. Dit vraagt om een juiste oriëntatie op hoe diensten en producten te verkrijgen zodat op- en afschalen, verandering in functionaliteit of kortdurend gebruik van systemen of tooling mogelijk is”
Wensen en behoeften van medewerkers
In navolging van de ervaringen die werknemers hadden met Het Nieuwe Werken (HNW) of Tijd-, Plaats- en Apparaatonafhankelijk Werken (TPAW), heeft het gedwongen thuiswerken tijdens de coronapandemie bij velen tot 
nieuwe inzichten geleid, ook bij hen die op voorhand tegen flexibele werkvormen waren – en dus geen gebruik maakten van HNW of TPAW. Zo bespaart thuiswerken (reis)tijd en is men beter in staat een goede werk-privé balans te realiseren. Dergelijke voordelen van flexibel werken die mensen ervaren willen zij niet kwijt. Anderen ervaren nadelen van thuiswerken, zoals het gemis van sociaal contact of een gebrek aan sturing. Ook in de publicatie uit 2015 is al oog voor deze implicatie van thuiswerken. Om aan de variëteit aan wensen en behoeften van medewerkers te kunnen voldoen, dienen organisaties diversificaties toe te passen, stelden de onderzoekers destijds.
“De toenemende ‘los-vast’ relatie tussen medewerker en organisatie en het vervagen van de organisatiegrenzen vragen om een flexibel beleid (geen ‘one size fits all’) en nadrukkelijke aandacht voor compabiliteit”
De grote uitdaging waar organisaties momenteel voor staan is hoe te voorzien aan ieders persoonlijke wensen en behoeften, en tegelijkertijd ook de sociale cohesie binnen de organisatie te behouden. ‘Bonding’ lijkt in de praktijk meestal op kantoor plaats te vinden. Een voorname reden, die de onderzoekers anno 2015 in hun voorspelling aanduidden als de ‘verzakelijking’ van communicatie, is dat informele gesprekken toch voornamelijk op kantoor plaatsvinden, bijvoorbeeld bij de koffieautomaat of tussen vergaderingen door. De absentie van dergelijke spontane en toegankelijke conversaties leidt er bij een hoge mate van thuiswerken mogelijk toe dat men zich minder verbonden voelt met de organisatie.
“..vergaande flexibilisering brengt het risico dat medewerkers op afstand van de organisatie komen te staan… medewerkers voelen niet altijd meer dat ze ergens bij horen en hebben soms het gevoel onzichtbaar te zijn. Gevolg hiervan is een verlies aan loyaliteit en verbondenheid met de organisatie”
De functie van het kantoor
Als het werken ‘hybride’ wordt, en zowel organisaties als het overgrote deel van de werknemers hybride werken structureel willen invoeren, dan is de vraag welke rol het kantoor heeft. Die vraag stelden de onderzoekers ook al in 2015. Hun antwoord op deze vraag was drieledig.
Ten eerste diende de fysieke werkomgeving volgens de onderzoekers als middel te worden aangegrepen om de risico’s van flexibel werken te verminderen, zoals het gebrek aan sociale cohesie en binding met de organisatie. Zo diende het afdelingsoverleg en sociale interactie op kantoor plaats te vinden, terwijl het stellen van vragen aan collega’s en het samenwerken aan een product of dienst digitaal kan.
Ten tweede dienden de gebruikers, en niet zoals gebruikelijk het management, de inrichting van de fysieke werkomgeving te bepalen. Zodoende kan deze worden afgestemd op de (uiteenlopende) individuele behoeften van werknemers.
Ten derde zullen, zo stelden de onderzoekers, de verschillende ondersteunende diensten (HR, IT, FM, en RE) intensief moeten samenwerken om de gezamenlijke uitdagingen op te pakken.
“Een van de meest genoemde veranderingen in het kantoorgebruik is dat er meer plaats zal komen voor samenwerking en ontmoeting en minder voor individueel werk.”
De gedachtegang van voor de coronacrisis was dat organisaties kantoren in moeten richten voor samenwerking en ontmoeting en minder voor individueel werk ten behoeve van het hybride werken. Dit is een analyse die ook vanuit het huidige post-corona perspectief wel herkenbaar is. Maar hierbij moet wel een kanttekening 
gemaakt worden. De praktijk leert nu bijvoorbeeld dat het niet alleen bepaalde activiteiten zijn die men op kantoor of vanuit huis doet, maar dat de keuze om een bepaalde activiteit op kantoor of thuiswerken uit te voeren ook in hoge mate persoonsgebonden is. Het kantoor vervult dus niet per se een eenduidige functie. Bovendien kan niet iedere medewerker beschikken over een goed geoutilleerde thuiswerkplek. Dit alles leidt tot de alsmaar terugkerende vraag nu: hoe kunnen we hybride werken op verantwoorde wijze invoeren, met oog voor de belangen van medewerker, team en organisatie? Dat is de vraag die de toekomst ons schuldig blijft. Om deze vraag te verkennen hebben wij, samen met TU Delft en TU Eindhoven het onderzoeksprogramma Werk in Transitie (WiT) in het leven geroepen. Het collectieve onderzoek gaat binnenkort van start.
Contactpersoon
