Ruimtenormen voor vergaderen - Onderzoek naar de bepaling van normen voor vergaderplekken en vergadercentra voor de FWR
Mei 2013 | Evi De Bruyne
De normering van ruimte in kantoorgebouwen is gedetailleerd uitgewerkt in de onderzoeksrapportage Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR) 2011. In dit onderzoek wordt dieper ingegaan op de normeringen die gehanteerd kunnen worden op het vlak van overleggen en vergaderen. De centrale onderzoeksvraag luidt als volgt: "Hoe en aan de hand van welke parameters kan het benodigde aantal (kwantiteit) ‘centrale’ vergaderruimten voor grotere groepen bepaald worden." Onder grotere groepen worden groepen vanaf zes personen verstaan.
Het PACT-model (Plekken en Activiteiten) blijkt een handig instrument om het aantal benodigde plekken in diverse scenario’s door te rekenen, en de benodigde vierkante meters die hieraan gerelateerd zijn. Het model specifiek inzetten voor het berekenen van groot overleg (>16 personen) is op dit moment niet optimaal. Daarvoor zijn enkele aanpassingen aan het model nodig. Omdat de frequentie van overleg daalt naarmate de omvang toeneemt, is de bezettingsgraad van grote vergaderzalen doorgaans laag. Overwogen kan worden dit type overleg buitenshuis te organiseren, of om dit type overlegruimten te delen met andere organisaties.
Tevens wordt stilgestaan bij de kwaliteit van vergaderplekken. Hierbij spelen factoren als het oppervlakte, de inrichting en de toerusting (faciliteiten) van de vergaderruimte een rol, en daarnaast zaken als de indeling van het gebouw, de omgeving van het gebouw en het reserveringssysteem.