De betekenis van veranderende werkomgevingen in het hoger onderwijs, Casus Hogeschool Utrecht
December 2012 | Sandra Bruna, Fien Thoolen
Aanleiding en vraagstelling
Hogeschool Utrecht (HU) gaat de komende jaren haar activiteiten in Utrecht centraliseren op de Uithof. De afgelopen jaren heeft de HU al een aantal nieuwbouw en verbouw projecten uitgevoerd, waarbij werkplekken gedeeld worden. Een van de uitgangpunten voor de nieuwe huissvesting is dat er minder vierkante meters beschikbaar zullen zijn. Er zal geen ruimte zijn voor vaste werkplekken. De HU wil leren van de projecten die eerder zijn uitgevoerd en heeft het CfPB gevraagd om daar onderzoek naar te doen. De hoofdvraag bij het onderzoek luidde: Welke lessen kunnen geleerd worden uit een selectie van huisvestingsprojecten binnen de HU, en welke betekenis hebben die lessen voor toekomstige huisvestingsprojecten?
Methode
Er is alleen gekeken naar de kantooromgeving, omdat de onderwijsomgeving in een ander traject is meegenomen. Het onderzoek is uitgevoerd op drie locaties waar het hele gebouw vernieuwd is en waarbij van bovenaf is bepaald dat er flexibel gewerkt moet worden (beleidsgestuurde locaties), en op drie locaties waar meer van onderaf, een klein deel van een faculteit is overgestapt op het delen van plekken. Op de drie beleidsgestuurde locaties is een enquête gehouden onder alle medewerkers van de betreffendde locatie. Hierin is gevraagd naar de beleving van de huidige werkomgeving en de verwachtingen met betrekking tot de verandering naar de nieuwe werkomgeving. Op de andere drie locaties zijn de onderwerpen bevraagd met focusgroepen.
Leerpunten kantooromgeving
De HU heeft ervoor gekozen om in de nieuwe kantooromgeving flexibel te gaan werken. Om dit goed te laten werken, is het belangrijk dat de kantooromgeving aansluit bij de werkprocessen van de medewerkers door voldoende diversiteit in de soorten plekken aan te bieden. Zowel onderwijzend personeel (OP) als ondersteunend personeel (OBP) heeft veel klein overleg (2-4 personen) en doet daarnaast veel bureauwerk, waarvan een deel geconcentreerd. Er moeten dus voldoende plekken zijn voor klein overleg en voor concentratie. Nu is op veel locaties de norm dat OBP 1 werkplek per 1,3 fte ter beschikking krijgt en OP 1 werkplek per 2 fte. Doordat werkplekken nauwelijks gedeeld worden - men gaat niet op de werkplek van een andere groep zitten - komen docenten in de knel en gaan thuis werken. Oplossingen kunnen gezocht worden in aanpassing van de norm voor docenten of in het ook voor docenten beschikbaar stellen van werkplekken die aan OBP toegewezen zijn, indien deze niet in gebruik zijn.
Om de binding tussen docenten en studenten, maar ook onderling, te versterken, is er behoefte aan centrale kernen per opleiding. De identiteit van de opleiding moet hier duidelijk zichtbaar zijn. En het moet een plek zijn waar mensen elkaar op een natuurlijke manier kunnen ontmoeten. Naast de fysieke invulling van de werkvloer, is het belangrijk dat er goede afspraken gemaakt worden over het gebruik van de kantooromgeving en dat er wordt toegezien op een juist gebruik ervan. Nu wordt er onvoldoende onderling gepraat over de problemen die zich voordoen en lijkt niemand zich verantwoordelijk te voelen voor het handhaven van het juiste gebruik. Het flexibele werkplekconcept lijkt daardoor maar gedeeltelijk doorgevoerd te zijn.
Leerpunten implementatie
Bij de implementatie vinden medewerkers het belangrijk dat er veel en eerlijk wordt gecommuniceerd. Daarvoor moeten zo veel mogelijk verschillende kanalen gebruikt worden, zowel via websites en email als door mondelinge overdracht tijdens bijeenkomsten. Ook als dingen nog niet duidelijk zijn, of als het proces vertraging oploopt, willen medewerkers horen wat de stand van zaken is. Als mensen betrokken worden in het proces, moet het duidelijk zijn wat de kaders zijn: wat is er al vastgelegd en waar kan men nog inspraak over hebben. Achteraf is het belangrijk om terug te koppelen wat er met de input van medewerkers is gebeurd. Als er andere beslissingen genomen zijn dan de medewerkers hebben geadviseerd, willen ze weten waarom die beslissing genomen is (waarschijnlijk was er een goede reden voor, communiceer die dan ook).