Proces

Als de aanleiding voor de vraag rondom huisvesting of werkomgeving in beeld is, volgt het verzamelen van informatie over de organisatie, de bestaande huisvesting, de context en in de vakwereld beschikbare kennis over de werkomgeving. Vanuit de verzamelde informatie stel je de intenties (huisvestingsambities en gebruikersprofielen) vast. Deze zijn de basis voor de conceptuele keuzes m.b.t. het werkplekconcept, de voorzieningen, diensten en middelen, ICT en de esthetische en technische kwaliteit. De conceptuele keuzes worden uitgewerkt en geïmplementeerd in o.a. een programma van eisen (PvE), een ontwerp en gebouwkeuze, planning en begroting, gebruik- en beheerconcept en acties voor de ingebruikname. Om de stappen goed te zetten zijn per stap proceskeuzes nodig over sturing, uitvoering, participatie, besluitvorming en communicatie. De inhoudelijke en processtappen samen leiden tot een organisatiegericht huisvestingsresultaat.

• Zorg ervoor dat de top van de organisatie zitting neemt in de stuurgroep.
• Zorg voor een kleine slagvaardige projectgroep. In de projectgroep zitten bij voorkeur enkele vertegenwoordigers van het management en daarnaast experts/adviseurs vanuit verschillende kennisvelden.
• Breng het speelveld snel en goed in kaart: de spelers in ‘de omgeving’ of ‘politiek’ en hun belangen, andere projecten in de organisatie en de gewenste te besteden tijd en energie.
• De inrichting van het proces van sturing, uitvoering, participatie, besluitvorming en communicatie en vooral de vraag: door wie, wat, wanneer, hoe, voor wie en waarmee?
• Betrek de OR tijdig. Uit oogpunt van draagvlak kan het helpen een OR-lid als toehoorder uit te nodigen voor de stuurgroep of projectgroep.
• Experts op alle inhoudelijke vlakken, van werkproces, personeelsbeleid, faciliteiten t/m esthetische en technische mogelijkheden. Maak gebruik van binnen de organisatie aanwezige kennis. Dat scheelt geld en is goed voor het draagvlak.
• Besteed voldoende aandacht voor de 'zachte kant' van de huisvesting, zoals de bewustwording van het personeel. Lees hier hoe Waterschap Rivierenland dat heeft aangepakt.

Het huisvestingsproces richt zich op de vraag wie stuurt, besluit, voert uit, participeert en communiceert  over wat, wanneer, hoe, voor wie en waarmee? Het gaat dan over welke vertegenwoordiging vanuit de organisatie neemt actief deel in welke fase en onderdeel van het proces. Wie neemt beslissingen, wie brengt adviezen en/of ideeën in en met wie deel je welke informatie. Hierbij is een rol weggelegd voor het management maar ook voor de medezeggenschap en de medewerkers van de organisatie.

Afhankelijk van de wijze waarop je het huisvestingsproces wilt vormgeven (er is niet ‘one best way’), hebben vertegenwoordigers hun rol bij het informatie verzamelen, de vertaalslagen naar ambities, conceptuele keuzes en de uitwerking en implementatie. Maar zeker ook in de gebruik en beheerfase.

Het invoeren van een nieuw huisvestingsconcept en een nieuwe manier van werken is een ingrijpende verandering in de organisatie en betekent vaak het einde van een heleboel oude gewoontes. En dat gaat niet zonder slag of stoot want de mens is een gewoontedier. Kreitner, Kinicki en Buelens (2002) noemen de volgende meest voorkomende oorzaken van weerstand: de predispositie van de persoon tegen verandering, verrassing en angst van het onbekende, een klimaat van wantrouwen, faalangst, verlies van status of werkzekerheid, peer pressure, verstoring van culturele tradities of groepsrelaties, persoonlijkheidsconflicten, gebrek aan tact of slechte timing en niet-bekrachtigende beloningssystemen.

In de literatuur worden verschillende kritische factoren beschreven, bijvoorbeeld:

1. Zorg voor een zorgvuldige analyse van de organisatie en haar werkprocessen
2. Formuleer heldere en eenduidige doelstellingen
3. De keuze voor het concept is logisch en ingegeven door ontwikkelingen in de context van de organisatie. Het is niet enkel een kostenbesparing.
4. De conceptkeuze sluit aan bij de cultuur en de werkprocessen van de organisatie
5. Communiceer
6. Laat weerstand toe en ga er mee om
7. Stimuleer de betrokkenheid van de medewerkers
8. Investeer voldoende in de veranderingen
9. Houd rekening met de karakteristieken van de medewerkers
10. Houd rekening met randvoorwaarden bijv. op het vlak van ICT
11. Zorg voor een adequate projectorganisatie
12. Zorg voor commitment van het management
13. Werk aan adequate nazorg en beheer
14. Evalueer de nieuwe omgeving en stuur eventueel bij

Na de verhuizing moet het juiste gebruik van de werkomgeving bewaakt worden en moet snel en afdoende ingespeeld worden op klachten. Het evalueren van de nieuwe omgeving en waar nodig bijsturen kan helpen de acceptatie van de veranderingen verder te ondersteunen. Uiteraard vergt de implementatie kort na invoering meer aandacht dan langere tijd erna. Maar zeker bij een innovatieve werkomgeving geldt dat blijvende aandacht nodig is. Het juiste gebruik van een innovatief kantoorconcept vergt een zekere discipline, denk bijvoorbeeld aan het opruimen van je werkplek als je in overleg gaat. Zonder permanente aandacht is de kans groot dat het concept verwatert.