Kosten en Baten

Een veel gehoorde wens betreft het in rekenrelaties vastleggen van verbanden tussen enerzijds ingrepen in bestaande gebouwen en faciliteiten en anderzijds hun effecten op mens en organisatie.

Het is mogelijk om in een deterministisch rekenmodel - uitgaande van twee doelen  (streven naar efficiënte huisvesting resp.  het bieden van een aantrekkelijke werkomgeving voor medewerkers) - te rekenen aan de kostenconsequenties van werkplekoplossingen in bestaande gebouwen. De vorderingen op dit gebied zijn gerapporteerd in de studie Onderzoeksrapportage Kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk - Kwaliteit en kosten (CfPB 2015).

Omdat de uitkomsten van het model gaan over aanpassingen in bestaande gebouwen kunnen de uitkomsten vergeleken worden met de referentie van een nieuwbouwproject. Het model dat hiervoor gebruikt wordt is het PARAP redeneer- en rekenmodel, een levensduurbenadering voor investerings- en exploitatiekosten voor nieuwbouwprojecten.

Het toekomstig onderzoek (2016-2017) Smart Business Cases richt zich op twee doelen:

1. Het uitbreiden van het model met sturingsinformatie vanuit meer doelen bv het vergroten van innovatiekracht, het verbeteren van imago, vergroten van duurzaamheid, verbeteren van vitaliteit en gezondheid.
2. Het ontwikkelen en testen van een voorspelmodel voor het schatten van kansen op te verwachten baten

Wat ziet U als kosten en baten? Dat hangt af van uw referentiekader, opgebouwd uit opvattingen en ervaringen uit het verleden. Het CfPB is gericht op de eindgebruikers. De kwaliteiten die de werkomgeving levert voor de eindgebruiker zijn te omschrijven als het voldoen aan de behoeften nu en op termijn. Verandering in de opvatting over de behoeften van de eindgebruikers dienen goed in de gaten gehouden te worden. Ons project Futures Forum gaat daarover.

De bedrijfseconomische haalbaarheid van een (her)huisvestingsprojecten wordt vaak met een businesscase onderbouwd. In een integrale businesscase geldt Total Cost of Ownership (TCO)  als uitgangspunt met daarin alle vastgoed- en facilitaire kosten over de economische en technische looptijd of totale levensduur.  Veel business cases bevatten ook een inschatting van de baten. Overheden rekenen regelmatig publieke waarden  en externe effecten mee, dat zijn baten die buiten de scope van de eigen organisatie vallen: Total Benefits beyond Ownership (TBbO) maar wel relevant zijn vanuit het publieke belang.

Voorbeeld
Een groot chemieconcern vroeg zich af of de grootschalige top down invoering van Het Nieuwe Werken en activiteit gerelateerde werkomgeving aantoonbare resultaten zou opleveren die vermeld kunnen worden in het Jaarverslag onder de hoofdstukken People, Planet of Profit. Na een uitgebreide studie over de meetbaarheid van de kosten en de voorspelbaarheid van de baten werd besloten voor een bottom up aanpak. Er zijn veel factoren van uiteenlopende aard van invloed op de baten. De factoren verschillen per organisatieonderdeel waardoor eenduidige sturing door de RvB alleen mogelijk is voor generieke doelen. De uitwerking kan beter overzien en ingeschat worden op het niveau van de werkeenheid dan op concern niveau. Schaal en kennis van couleur locale zijn belangrijk voor succes.

Theorie:
Aan beslissingen  over de werkomgeving liggen rationele en emotionele factoren ten grondslag. Als je alles kan over zien, waarvoor zou je dan kiezen? De theorie en praktijk leren dat niet alles transparant is. Hoe schat je de risico’s in? Wat weten we van de risico’s. Er mag bespaard worden op de werkplekkosten bij de invoering van een nieuw concept, maar komt er gedoe van onder de medewerkers met  gemopper op de gang en verlies van effectieve werktijd tot gevolg, dan worden die besparingen als snel teniet gedaan. Meer weten over beslissen onder onzekerheid, lees dan over het beroemde werk van de Israëlisch- Amerikaanse wetenschappers en Nobelprijswinnaars Aron Tversky en Daniel Kahneman (klik hier)

Rationele factoren
Met harde meetbare getallen die iets zeggen over de efficiency van de werkomgeving heeft vrijwel niemand moeite: m2, kosten per werkplek. Het zijn cijfers die je nodig hebt om alternatieven objectief te vergelijken. Deze factoren kunnen op organisatieniveau gemakkelijk gebruikt worden.

Emotionele factoren
Zachte en voor persoonlijke interpretatie in aanmerking komende factoren hebben te maken met effecten. “Zal ik me hier prettig voelen, kan ik goed functioneren, raak ik niet in de stress van een nieuwe werkomgeving?” Deze factoren spelen vaak op het individuele niveau. Hoe moeten hiervoor normen gesteld worden op organisatieniveau?

Bedrijfsmiddelen vormen een kostenpost. Dat is de traditionele benadering waarbij in tijden van krapte het een reflex is om kosten te besparen, de uitgaven te verlagen, te beginnen bij zoiets gemakkelijks als schoonmaak of de huisvesting.

Een alternatieve aanpak is om te zoeken naar aantoonbare toegevoegde waarde. Hoe draagt de werkomgeving bij aan betere prestaties, aan een sterkere positie op de markt, aan een beter competitief vermogen? Studies leren ons dat dit indirect verloopt.

Een andere werkomgeving doet iets met medewerkers, en medewerkers zijn de sleutel voor een beter presterende organisatie. Als medewerkers gezond en vitaal  hun werk kunnen doen is dat een logische maar (nog steeds) onvoldoende voorwaarde voor een vitale  en productieve organisatie. Het gaat dan aanvullend om sociale cohesie, steun van het management, toegang tot kennis en een goede werkomgeving en het liefst in de juiste combinatie. Deze condities maken de kenniswerker productief. Klik hier voor een interessant artikel naar aanleiding van het proefschrift van dr Erik Barends (VU Amsterdam).