WODI Labs en SUM Labs
Er was tot voor kort weinig kennis voorhanden over het effectief en efficiënt gebruik van laboratoria. Dat was reden om samen met de TU Eindhoven, Rijksuniversiteit Groningen, de Universiteit van Amsterdam, de Hogeschool van Amsterdam en het RIVM een werkplekmeetinstrument voor labs te ontwikkelen. Hiervoor zijn twee bestaande tools aangepast zodat ze toegepast kunnen worden in laboratoria.
De focus van WODI Labs ligt op de ervaringen van gebruikers van laboratoria. Het is een online vragenlijst die wordt uitgezet onder gebruikers om inzicht te krijgen in het gebruik en de beleving. Vaak gaat het om een werkomgeving waarin medewerkers zowel laboratoria als kantoorwerkplekken gebruiken. Vragen die spelen bij deze specifieke gebouwen, zijn onder andere:
- Welke ruimten worden vaak gebruikt en welke activiteiten vinden vaak plaats?
- Wat zijn de pluspunten van de huidige huisvesting? Op welke punten kunnen de laboratorium- en kantooromgeving van een gebouw verbeterd worden?
- In hoeverre is de huisvesting ondersteunend voor de werkprocessen?
- Hoe vaak lopen medewerkers van het lab naar hun kantoorplek en zijn ze tevreden met de positionering van de ruimten?
- Hoe veilig voelen de medewerkers zich in het lab?
Met de SUM Labs, ofwel de Space Utilization Monitor, worden de bezetting en het gebruik van de laboratoriumomgeving door middel van observaties in kaart gebracht. Indien van toepassing wordt hierbij ook de kantooromgeving meegenomen.
Benchmark
De resultaten van de eigen WODI Labs en SUM meting kunnen vergeleken worden met die van andere organisaties.
Dialoog
Gebleken is dat niet alleen de gegevens die worden verzameld waardevol zijn, maar dat de resultaten ook de dialoog tussen de vastgoedafdelingen en gebruikers van het gebouw ondersteunen. Voor een vastgoedexpert is het immers niet altijd gemakkelijk om in te schatten wat een chemicus voor plekken en faciliteiten nodig heeft om de werkprocessen goed te ondersteunen. Andersom weten gebruikers van een gebouw niet altijd wat er bij de ontwikkeling en het beheer van vastgoed komt kijken.
WODI Labs en SUM Labs kunnen los van elkaar ingezet worden.
Klik hier voor de flyer over WODI en SUM Labs
Wanneer inzetten?
WODI Labs kan op verschillende momenten worden ingezet. Voorafgaand aan een verhuizing of herinrichting kan met een meting een referentiekader worden gecreëerd (nulmeting) of input worden verkregen voor een Programma van Eisen. WODI Labs kan ook worden ingezet na een verhuizing of herinrichting. Dit geeft inzicht in het effect van de nieuwe huisvesting en mogelijkheden voor optimalisatie van de huisvesting. Met periodieke metingen kan tot slot het gebruik en de beleving van de huisvesting over een langere periode gemonitord worden.
SUM Labs kan tevens in verschillende fases van een huisvestingsproject worden ingezet. Er wordt op een objectieve manier onderzocht hoe het staat met het ruimtegebruik en er wordt gekeken of er ruimte en argumentatie is voor alternatieve huisvestingsoplossingen. Soms wordt een bezettingsgraadmeting ingezet om te evalueren of gestelde huisvestingsdoelen gehaald zijn.
Wat bereik ik?
Resultaten van de WODI Labs worden vaak gebruikt om knelpunten in de huisvesting op te lossen met concrete ingrepen. Bij herhuisvesting vormen de resultaten kwalitatieve input voor het Programma van Eisen. Ze kunnen ook een basis vormen voor huisvestingsbeleid, ontwikkeling van managementstijl of medewerkersgedrag.
SUM Labs laat zien in hoeverre de laboratoria en kantoorruimtes efficiënt benut worden. Ook wordt duidelijk van welke werkplekken er eventueel een tekort of overschot is, en ontstaat inzicht in het werkplekgebruik: welke werkzaamheden doet men waar. De uitkomsten kunnen leiden tot maatregelen binnen de bestaande huisvesting, en kunnen als input dienen voor de ontwikkeling van het Programma van Eisen voor een nieuw te ontwikkelen gebouw.
Verder blijken de uitkomsten een goede kapstok voor de dialoog tussen laboratoriumgebruikers en vastgoedprofessionals.
Hoe werkt het?
WODI Labs is een online enquête die wordt verspreid onder alle gebouwgebruikers. Het instrument is grotendeels gestandaardiseerd om vergelijking met andere gebouwen of organisaties mogelijk te maken. Daarnaast is er ruimte om organisatiespecifieke vragen op te nemen, zodat alles dat écht belangrijk is voor de organisatie aan bod komt. Interviews, groepsgesprekken, observaties, documentonderzoek of workshops kunnen aanvullend worden uitgevoerd om de resultaten te valideren en verklaren.
Bij SUM Labs wordt een week lang minstens acht keer per dag per meetpunt geregistreerd wat de bezetting is en welke activiteiten er plaatsvinden (hierbij wordt nadrukkelijk geen persoonlijke informatie over medewerkers geregistreerd). Het is daarbij belangrijk dat alle werkdagen gedurende een representatieve week worden gemeten. Om de betrouwbaarheid van de uitkomsten te vergroten en een goed beeld te krijgen van de piekbezetting, worden de twee drukste dagen van de week nogmaals gemeten in de daarop volgende week. Een bezettingsgraadmeting blijft niet onopgemerkt. Het is daarom belangrijk om de medewerkers vooraf goed te informeren. Ook verdient het aanbeveling de resultaten na afloop terug te koppelen.
Eerdere ervaringen
Het instrumentarium is ontwikkeld in een samenwerking met TU Eindhoven, Rijksuniversiteit Groningen, de Universiteit van Amsterdam, de Hogeschool van Amsterdam en het RIVM. WODI Labs is inmiddels ingezet bij het Douane Laboratorium Amsterdam, ERIBA Groningen en de TU Eindhoven, SUM Labs bij de Rijksuniversiteit Groningen.
Contactpersoon
