Plekken en Activiteiten (PACT)

Inzicht in benodigde werkplekken en consequenties van keuzes

Veel organisaties willen hun bedrijfshuisvesting afstemmen op de werkprocessen van de organisatie. De grote vraag is dan “hoe kom je tot een werkomgeving die past bij een organisatie en haar werkprocessen?”.

Er zijn veel besluiten te nemen. Vragen die opkomen bij deze besluiten zijn:

Welke uitgangspunten hanteren we?
Willen we dat medewerkers werkplekken delen?
Welk werkplekconcept past het best bij onze organisatie?
Hoeveel werkplekken en van welk type gaan we realiseren?
Welke consequenties hangen er aan deze keuzes?
Hoe kunnen we met organisatorische maatregelen de vraag naar huisvesting beïnvloeden?

Het CfPB heeft de afgelopen jaren in verschillende projecten en met verschillende partners dergelijke vraagstukken onderzocht. Zo ontwikkelden we het model Plekken en ACTiviteiten (PACT).

Rekenmodel

PACT is een rekenmodel dat met gegevens over aantallen te huisvesten mensen en met antwoorden op de hierboven genoemde vragen verschillende oplossingen kan doorberekenen. Door te variëren met uitgangspunten (door middel van het invoeren van verschillende gegevens) ontstaan er verschillen in de resultaten. Aan de hand van deze resultaten ontstaat er discussie over strategische uitgangspunten en de gevolgen daarvan. In die zin kan PACT als beslissingsondersteunend instrument worden ingezet: rekenen en redeneren gaan hand in hand.

Inzicht in activiteiten in het werkproces

Om PACT in te zetten, is een aantal basisgegevens nodig zoals inzicht in de tijdbesteding aan bepaalde activiteiten, (toekomstige) werkprocessen en onderlinge relaties. De tijdbesteding aan activiteiten noemen we activiteitenpatronen. Deze worden in gesprek met de organisatie gegroepeerd naar functies, teams, afdelingen, organisatiebreed of op basis van een bepaald werkproces (bijvoorbeeld wel of geen klantcontacten). Daarnaast zijn gegevens over de aantallen medewerkers nodig en - afhankelijk van het bedrijfsproces - aantallen klanten, studenten, patiënten etc.

Inzicht in huisvestingsbeleid en uitgangspunten

Voor het gebruik van het model is (enige) kennis over het huisvestingsbeleid vereist. Het gaat daarbij om de geschiktheid van plekken voor een bepaalde activiteit, de mate waarin de huisvesting benut of toegewezen wordt (bezettingsgraad en mate van werkplekdeling), de keuze voor bepaalde soorten werkplekken en hun afmeting en last but not least de doelstellingen voor het (nieuwe) huisvestingsconcept. Inzicht in de uitgangspunten met betrekking tot de werkomgeving is noodzakelijk om in gesprek te kunnen gaan over de afstemming van de huisvesting op de werkprocessen binnen de organisatie.

Wie en wanneer?

PACT is bedoelt voor management- en projectteams en wordt op drie momenten ingezet:

bij het ontwikkelen van nieuw huisvestingsbeleid
in de initiatiefase van nieuwe huisvestingsprojecten: wat zijn de consequenties van de verschillende opties?
tijdens de definitiefase: input genereren van het PvE

Wat bereik ik?

Gebruik van PACT levert het volgende op:

een gedetailleerd beeld van de uitgangspunten rondom de huisvesting
inzicht in verwachte ontwikkelingen in de organisatie en hun consequenties voor huisvesting(gebruik)
inzicht in de verschillende sturingsmogelijkheden wat betreft de huisvesting
inzicht in de aantallen en soorten werkplekken en benodigde m²
input voor het Programma van Eisen voor de architect wat betreft aantallen en soorten werkplekken en de situering ten opzichte van elkaar
input voor uw business case

Hoe werkt het?

PACT wordt meestal toegepast tijdens een workshop. Voorafgaand aan de workshop(s) wordt in een of enkele gesprekken de informatie vergaard om het model te vullen. Gedurende de workshop vindt discussie plaats over beleidskeuzes en toekomstverwachtingen aan de hand van het doorrekenen van verschillende scenario’s.