Activiteitenscan
Hoe bepalen we de juiste inrichting van een activiteitgerelateerde werkomgeving ?
Als u bent overgestapt naar activiteitgerelateerd werken is het belangrijk om de werkomgeving goed af te stemmen op de werkprocessen. Hiervoor heeft het CfPB de activiteitenscan ontwikkeld. Vanuit jarenlang onderzoek is een lijst van activiteiten samengesteld die een directe koppeling naar werkpleksoorten mogelijk maakt.
De activiteitenscan geeft inzicht in de activiteitenpatronen van medewerkers. Medewerkers met een vergelijkbaar activiteitenpatroon worden gebundeld in activiteitenprofielen. Uit onderzoek blijkt dat mensen met dezelfde functie zeker niet altijd hetzelfde activiteitenpatroon hebben. De profielen zijn daarom niet standaard gekoppeld aan functies. Voor herkenbaarheid in de organisatie toont de activiteitenscan hoe de medewerkers met verschillende functies verdeeld zijn over de profielen.
Omdat niet iedere medewerker eenzelfde activiteitenpatroon heeft, is het belangrijk de verschillen tussen mensen en hun activiteiten te onderscheiden. Dit kan leiden tot een andere inrichting van een (deel van een) verdieping of tot verschillen in de zonering van ruimten. Met de profielen in de hand kunt u een passend werkplekconcept creëren.
Wanneer?
Een activiteitenscan wordt ingezet nadat de conceptuele keuze is gemaakt om een activiteitgerelateerd te gaan werken. De uitkomst van de activiteitenscan wordt gebruikt om de werkplekkenmix te bepalen en vormt daarmee input voor het Programma van Eisen.
Waarom een activiteitenscan?
Wanneer er een verbouwing of verhuizing plaatsvindt, wordt er tegenwoordig vaak gekozen voor activiteit gerelateerd werken. Als dit het geval is, is het noodzakelijk om een passende werkplekkenmix te bepalen om de medewerkers zo goed mogelijk te faciliteren in hun werk. Dit kan aan de hand van gesprekken met directies of voorstellen vanuit een projectteam, maar ook aan de hand van de input van de medewerkers. Door het invullen van de activiteitenscan generen de medewerkers de input voor de scan. Zij kunnen zelf aangeven op welke wijze zij hun werk doen (bijvoorbeeld veel achter een bureau, veel in overleg etc.). Door de inzet van de activiteitenscan, kan een projectteam of directieraad gefundeerde beslissingen nemen over de hoeveelheid en de diversiteit van de benodigde plekken in de werkomgeving om de medewerkers in deze omgeving zo goed mogelijk te faciliteren.
Hoe werkt het?
Iedere medewerker krijgt een uitnodiging om online een korte vragenlijst in te vullen (maximaal zeven vragen). Medewerkers krijgen hier twee weken de tijd voor. Als ze de vragen hebben ingevuld, analyseert een onderzoeker van het CfPB de resultaten en genereert activiteitenprofielen.
Voorafgaand aan het onderzoek moet een lijst worden aangeleverd met de bestaande afdelingen en functiebenamingen alsmede de e-mailadressen van alle medewerkers die aan het onderzoek meewerken.
Het resultaat is een korte rapportage met daarin een omschrijving van het algemene activiteitenpatroon en een uitsplitsing naar profielen binnen uw organisatie. Deze profielen kunnen daarna door u gekoppeld worden aan werkplekken om tot een passende werkplekmix te komen.
Validatie
Het is aan te raden de profielen naderhand voor te leggen aan het management of een delegatie van medewerkers. Herkenbaarheid speelt een belangrijke rol in de acceptatie van de profielen. Deze validatie kan uitgevoerd worden door het CfPB of de organisatie zelf.
Ingezet bij │ eerdere ervaringen
de activiteitenscan is eerder ingezet bij:
- Gemeente Geldrop Mierlo
- Gemeente Rotterdam
- De Belastingdienst
- TUDelft
- Kadaster
- Universiteit Utrecht
Meer informatie
Activiteitenpatronen lijken gelijk te blijven - goede basis voor de inrichting van een activiteitgerelateerde werkomgeving (Beijer, De Bruyne, Brunia, Gosselink; 2014)
Contactpersoon
