Waarom werkplekbezetting en de ervaring van drukte niet hetzelfde zijn
18 december 2023
‘Vandaag is het druk op kantoor’. Gezien de lage bezettingsgraden in veel kantoren, wekt een dergelijke mededeling vaak verbazing bij ons op – en menig facility manager. Met eigen ogen constateren we dat er voldoende beschikbare ruimtes en werkplekken zijn. Daarnaast waren de uitkomsten van een onderzoek naar drukte in de werkomgeving opvallend. De ene werkomgeving wordt als 'aangenaam druk' ervaren terwijl de andere als 'te druk' wordt bestempeld, terwijl er dezelfde hoeveelheid mensen aanwezig zijn. Wat verklaart deze verschillen? Wij onderzochten wat de relatie is tussen de bezettingsgraad op kantoor en de ervaring van drukte.
Bezetting is een objectieve maatstaf voor drukte, terwijl de beleving van drukte persoonlijk is en verre van neutraal.
Het blijkt dat de ervaring van drukte veel minder afhankelijk is van bezetting dan vaak wordt aangenomen. Bezetting is een objectieve maatstaf voor drukte, terwijl de beleving van drukte persoonlijk is en verre van neutraal. De bezetting van werkplekken en de dichtheid in de ruimte worden niet op een objectieve manier waargenomen door de medewerker. Bovendien spelen bij de ervaring van drukte diverse aspecten uit de fysieke werkomgeving, de sociale werkomgeving en de persoon zelf een significante rol.
Het verschil tussen objectieve drukte en onze waarneming daarvan
Als maatstaf voor drukte in de werkomgeving meten we vaak de bezetting in de werkomgeving: de ratio van het aantal bezette werkplekken in de werkomgeving ten opzichte van het totaal aantal werkplekken. Naast bezetting is ook dichtheid een maatstaf voor drukte in de werkomgeving. Dit gaat over het aantal mensen in de werkomgeving, de beschikbare ruimte en de organisatie hiervan. Bezetting zegt dus iets over het aantal beschikbare plekken en dichtheid zegt iets over het aantal mensen in relatie tot de beschikbare ruimte. Beide zijn objectieve maatstaven voor drukte waarvan je vooraf niet kunt zeggen of dat als positief of negatief wordt ervaren door medewerkers.
Werkplekken kunnen weliswaar beschikbaar zijn, maar niet precies die plek waar de medewerker voorkeur voor heeft.
In tegenstelling tot onze objectieve metingen van b.png)
ezetting (en dichtheid), ervaart de medewerker drukte niet op een objectieve manier. Zo kan een medewerker bijvoorbeeld de overtuiging hebben dat er geen beschikbare plekken op kantoor zijn, terwijl deze op een andere verdieping wel beschikbaar zijn. Ook kunnen medewerkers ten onrechte denken dat er geen directe collega’s aanwezig zijn, terwijl ze er wel zijn – ze worden simpelweg niet opgemerkt. Als laatste voorbeeld: werkplekken kunnen weliswaar beschikbaar zijn, maar niet precies die plek waar de medewerker voorkeur voor heeft. De inschatting van de beschikbare ruimte en plekken maken medewerkers, bewust of onbewust, direct bij het betreden van de werkomgeving. Deze inschatting wordt aangepast naarmate de medewerkers zich door de werkomgeving bewegen.
Te druk, te rustig of aangenaam druk (of rustig)
De waargenomen bezetting en dichtheid is niet de enige factor die leidt tot een drukte ervaring. De ervaring van drukte wordt ook door verschillende aspecten uit de fysieke werkomgeving, de sociale werkomgeving en de persoon zelf beïnvloedt. Zo kan bijvoorbeeld personalisatie van de werkomgeving de negatieve gevolgen van een gebrek aan privacy op het werk verminderen. Ook ervaren medewerkers die zich verbonden voelen met de groep minder drukte dan mensen die zich minder verbonden voelen – wat pleit voor het creëren van 'vlekken' voor teams. Daarnaast heeft de soort taak ook invloed op hoe mensen drukte ervaren. Zo zal een team van creatieve communicatiemedewerkers drukte anders ervaren dan een team van technici.
Personalisatie van de werkomgeving kan de negatieve gevolgen van een gebrek aan privacy op het werk verminderen.
Afhankelijk van de fysieke werkomgeving, de sociale werkomgeving en de persoon zelf kan de waargenomen drukte leiden tot zowel een positief als negatief gevoel. Een werkomgeving kan als het ware als 'te druk', 'te rustig' of 'aangenaam druk (of rustig)' worden ervaren. Zowel een te druk als een te rustig kantoor heeft negatieve gevolgen op het welzijn van individuen en de organisatie als geheel. De uitdaging is dus om een aangenaam drukke werkomgeving te creëren (voor de hele werkweek). Naast het sturen op werkplekbezetting, zal men hierbij ook aandacht moeten geven aan de inrichting van de fysieke werkomgeving, de sociale werkomgeving en de individuen die hierin actief zijn.
Op dit moment zijn we bezig met onderzoek voor onze partners om te begrijpen hoe je een aangenaam druk kantoor kan creëren bij hoge bezettingsgraden. Als je geïnteresseerd bent in meer informatie over het onderzoek of als je wilt weten hoe de drukte wordt ervaren in jouw kantoor, neem dan gerust contact op met een van onze onderzoekers.
Contactperson
