Richard Helmus (VGZ): "Werkomgeving meer dan ooit cruciaal voor verbinden mens, teams en organisatie!"

4 september 2023

Het CfPB doet onderzoek en deelt kennis over de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. Dat doen we al ruim 22 jaar voor verschillende organisaties met uiteenlopende vraagstukken. Omdat we naar aanleiding van het collectieve onderzoeksprogramma We Werken Thuis (2020) merkten dat veel ten aanzien van werk aan verandering onderhevig is, startten we in 2022 samen met TU Delft en TU Eindhoven met het onderzoeksprogramma Werk in Transitie. Een groot aantal organisaties, zoals Radboud Universiteit, de Nationale Politie en alle ministeries, zijn deelnemer aan dit meerjarige programma. De onderzoeksresultaten geven inzicht en roepen tegelijk weer meer vragen op.

Met die inzichten én vragen doet Jacqueline Schlangen een ronde langs de velden bij zowel partners als niet-partners. VGZ stond hoog op ons lijstje, temeer omdat deze organisatie er bekend om staat heel veel aandacht te hebben het welzijn van haar werknemers. In 2020 kwam ze als één van de eerste werkgevers met het working@home concept Voel je thuis bij VGZ. Schlangen toog naar Arnhem om er met Richard Helmus, Manager Facility & Real Estate, in het hoofdkantoor over te spreken.

Workplace Manager of the Year

Helmus werd in 2022 bekroond met de titel ‘Workplace Manager of the Year’ door ISS. Hij is op vijf elementen beoordeeld door een vakjury voor deze award en op al deze zaken, te weten ‘duurzaamheid, gezondheid, sociaal, verbinding en kennisdeling’, kwam Helmus als winnaar uit de bus. In het gesprek met Schlangen licht deze bevlogen ‘mensen-manager’ er een aantal uit en daarmee steekt hij zijn passie voor het vak en zijn trots voor de behaalde successen niet onder stoelen of banken.

“Dankzij de WELL-certificering hebben we de gezondste werkomgeving voor VGZ-medewerkers. Onze volgende ambitie is om de gezondste organisatie van Nederland te zijn. Vanuit Workplace doen we dit onder meer door continu onder werkomgeving te optimaliseren. Oftewel: van werkplekken naar plekken die werken.”

Strakke koers: van alles in huis naar WFM-regiemodelen van 150 naar 4 workplace experts

Om terug te spoelen naar het moment dat Helmus in 2012 van Univé overstapte naar VGZ, gaan we ook terug naar een organisatie die er destijds anders bij stond. “Er was traditioneel veel in eigen huis, het facilitair bedrijf bestond uit grotendeels operationele medewerkers, verdeeld over zeventien locaties in het land. Ik vroeg direct naar de aantoonbare meerwaarde om alles zelf te doen met de vraag ‘sluit de huidige werkwijze aan op de strategie, op de cultuur, op de verdere ‘way of work’ van de organisatie?’. Als je langer dan tien seconden moet nadenken om daarop een antwoord te geven, staat deze meerwaarde ter discussie. Inmiddels bestaat de afdeling uit vier personen, inclusief, mijzelf,” vertelt Helmus. Hij stelt dat ze als facility en workplace professionals nu weer veel meer kunnen meebewegen in en met de organisatie.

Helmus heeft bij aanvang de transformatie van eigen beheer naar partnerships ingezet, “waarbij ik specifiek keek naar leveranciers die meer te bieden hadden dan sec de dienst waarvoor ik ze nodig dacht te hebben, omdat ik wilde toewerken naar multi-sourcing. Ik koos daarin voor het zelfbenoemde WFM-model, wat inhoudt dat de hele facilitaire dienstverlening bij drie leveranciers is belegd: één die alles doet wat met Workplace te maken heeft, één die zich volledig richt op onze Food & Beverage en een leverancier voor Maintenance. Je vraagt je misschien af waarom Food & Beverage een aparte leverancier heeft, maar dat is wat mij betreft heel vanzelfsprekend: we zijn een zorgverzekeraar en voeding hoort bij preventieve zorg om mensen gezond te houden, gezond te maken. Als we dat naar buiten uitdragen, moeten we dat binnen ook waarmaken.” Die belofte is gedaan en wordt zo ervaren in de inspirerende werkomgevingen in zowel het kantoor in Arnhem als Eindhoven; vitaliteit en de beleving van medewerkers staan bovenaan in de wijze waarop VGZ de werkplek als drijvende kracht van haar organisatiedoelstellingen inricht.

De basis die Helmus koos voor de herinrichting van de facilitaire afdeling van VGZ is koersvast: “Ondanks dat we vaak bijna gedwongen werden om af te wijken van ons pad,” stelt hij. Met deze koers jagen we onze gemeenschappelijke visie aan. We geven duidelijkheid aan al onze mensen en er zijn geen verrassingen. Voor onze organisatie zijn we een betrouwbare business partner gebleken, waardoor we het vertrouwen kregen om deze grootschalige veranderingen door te voeren in de afgelopen tien jaar. Veranderingen waarmee we ons in feite hebben kunnen vrijmaken - hoe vreemd dat ook moge klinken - van de facilitaire dienstverlening waar veel professionele marktpartijen in actief zijn. Zo kunnen wij ons nu focussen op de werkomgeving. Want dáár maken we het verschil.”

Workplace manager als huismeester

Zo komen we op het punt van de werkomgeving, waar bij VGZ inderdaad het verschil wordt gemaakt. Er is veel waardering voor gegeven, intern en extern. Helmus vertelt aan Schlangen dat het enthousiasme onder meer tijdens het demand versus supply-proces tot uiting komt: “Het is heel belangrijk dat je als regie-organisatie continu checks doet of de werkomgeving nog aansluit op de behoeften van de (nieuwe) mensen en de strategie van VGZ. Ik zeg altijd met een knipoog dat de beste facility- en workplacemanagers zich gedragen als huismeester. Ga eens weg bij je laptop, loop de werkvloer op, observeer, praat met mensen. Zo kom je veel meer te weten – óók van de meer introverte mensen die zich in groepen veel minder laten horen. Hun input is minstens zo waardevol, dus ga daarnaar op zoek. Immers: demand is key! Enerzijds doe je als workplace manager dat soort rondes zelf, anderzijds zijn daarin de onderzoeken van bijvoorbeeld CfPB met living labs en Leesman surveys ook essentieel.”

Het Huis van VGZ

VGZ is een maatschappelijke organisatie met vier miljoen leden. “We staan dus midden in de maatschappij én voorop in gezondheid en zorg. Ik voel me moreel verplicht om onze kennis over de gezonde werkomgeving van VGZ actief te delen met iedereen.” Dat gebeurt met veel enthousiasme met onder meer kennissessies, rondleidingen door het pand en rondetafelgesprekken. Het wordt zelfs nog verder doorgetrokken met een heus ‘clubhuis’ in het ‘eigen’ hoofdkantoor in Arnhem, een plek met ambitie om het maatschappelijk te gaan exploiteren. In eerste instantie is het beschikbaar voor kennisdeling met onze stakeholders, zoals zorgaanbieders en collectieve partners, maar het is ook een plek waar je fijn kunt werken, elkaar vindt én ontmoet. “Voor onze medewerkers een ontmoetingsplek waar ze trots op zijn, voor onze leden en stakeholders een centrale locatie om te landen. Alles is ingericht op basis van verbinding: van contact naar connect = cohesie, inclusief de faciliteiten die nodig zijn voor grote bijeenkomsten, workshops, trainingen en ontmoetingen van klein tot groot. En alles is gescheiden van onze bedrijfsvoering met een beveiligingsschil. Dit laatste is voor ons erg belangrijk aangaande informatiebeveiliging.” Helmus is enorm trots op deze locatie, die samengesmolten is met het Centraal Station Arnhem, een ‘aantrekkelijke gateway’ voor iedereen.

Data warehouse geeft inzicht en aanleiding tot interventies

Natuurlijk zijn er ook altijd uitdagingen in het vakgebied, zoals op het vlak van big data, (onbenutte) vierkante meters door de kameel van de week, duurzaamheidsvraagstukken en leiderschap ten aanzien van hybride werken; zaken die Helmus net zo goed bezighouden. “We gaan in het kantoor in Eindhoven bijna tweederde van de vierkante meters afschalen. Nu beschikken we over 16.000 vierkante meter voor 1.200 mensen, maar we hebben op basis van data in een gezamenlijk project met de business, geconcludeerd dat we prima uitkomen met tweederde minder.” Volgens Helmus is data randvoorwaardelijk voor het optimaliseren van de werkomgeving: “Zonder data ben je nergens. Een data warehouse is een onmisbaar hulpmiddel, het geeft aanleiding tot gesprekken, inzage en interventies.”

Mede dankzij het inrichten van een data warehouse heeft VGZ in het kantoor in Arnhem het concept Activity Based Working doorgevoerd. Net zoals in het clubhuis wordt ook hier gewerkt met drie c’s, maar dan gericht op Concentrate, Collaborate en Connect. “Met Concentrate hebben we daarin drie thema’s geladen, want ik vind het te kort door de bocht om ervan uit te gaan dat er maar één vorm van concentratie is. In ieder geval haalden we uit gesprekken en workshopsessies dat mensen graag situationeel volledige focus willen op hun kantoorwerkplek. Ik ben van mening dat dat een arbeidsrecht is, dus dat moeten we faciliteren. In Eindhoven draaiden we daarvoor een pilot; een kantoortuin was ingericht als een traditionele bibliotheek met secretaris, soundless toetsenborden en hele zacht klassieke muziek. De omgeving is zó ingericht dat je continu herinnerd wordt om niet luid te gaan praten of bellen. De pilot werkt, mensen hebben er echt garantie op. Dus dit concept hebben we ook doorgevoerd in het kantoor in Arnhem.” Er zijn ook VGZ-collega’s die wel in een rustige omgeving willen werken, maar dat hoeft niet per se heel gefocust; voor deze doelgroep is ook een zone ingericht. En dan heb je nog een groep die geconcentreerd én samen wil werken, die zone heet Rustig Samenwerken.”

Voer voor de kameel van de week

Helmus vertelt Schlangen in korte tijd veel over alle pilots, concepten en lessons learned. Veel daarvan zijn zaken waar het CfPB dagelijks mee te maken heeft in haar onderzoeken, zoals de Werk in Transitie Monitor die deze zomer is uitgezet en waar al meer dan 10.000 volledig ingevulde vragenlijsten van terug zijn gekomen om te analyseren. De kameel van de week (hoge bezettingsgraad op dins- en donderdagen) komt daar ook in voor, iets waar Helmus met nudging positief wil beïnvloeden: “Ja, die kameel wil ik afvlakken: flatten the curve. In het kantoor in Eindhoven leggen we nu veel accent op teambased werken op bepaalde dagen in de week. Belangrijke uitgangspunten zijn onder meer verbinding waarborgen en duurzaamheid, oftewel: het voorkomen van verspilling. Dit jaar is op maandag het kantoor daar gesloten. In Arnhem is dat op vrijdag het geval. Zo kunnen VGZ-collega’s nog steeds wel terecht in één van de kantoren van maandag tot en met vrijdag, maar wordt de bezetting eigenlijk meer uitgespreid over vier dagen. Het is zaak andere dagen ook interessant te maken, data kunnen ons daar weer bij helpen. Ik zie voor me dat we net als bij grote winkels gaan werken met een online tool, zodat je zelf kunt zien hoe druk het op dat moment in ons kantoor is.

Samen naar een gezonder Nederland

Terug naar de vijf elementen waarop de jury het beleid van VGZ en dus de koers van Helmus beoordeelde voordat hij tot Workplace Manager of the Year werd benoemd in 2022. Schlangen en Helmus nemen ze kort door:

Duurzaamheid en gezondheid: “Het is onze strategie als coöperatieve zorgverzekeraar wat we doorvertalen in onze werkomgeving. Dat begint al bij (duurzaam) reizen en de keuze voor onze locatie (vlak naast het NS-station in Eindhoven). Gezondheid zie je overal terug binnen onze werkomgeving en way of work met natuurlijk ons gezondste kantoor van Nederland (Well Building Certified - Platinum). Kortom: we doen alles met focus op milieu en duurzame inzet van de mens.”

Dan het aspect ‘sociaal’, hoe vertaalt VGZ dat naar de werkomgeving? “Onder andere door het Huis van VGZ beschikbaar te stellen aan onze stakeholders maar ook door onze kennis te blijven delen met iedereen, zodat we samen voor meer cohesie kunnen.”

Meer weten over de werkwijze van VGZ ten aanzien van mens, werk en werkomgeving?

Lees hier het gesprek dat Jacqueline Schlangen had met René Keizer (DCMR Rijnmond): “Iedereen is altijd welkom in de herberg”

Door: Barbara van Baarsel

Contactperson

Barbara van Baarsel

Marketing Communications / Int. Journalistiek

Return to overview