Regulier versus 'hybride' kantoor: ervaringen van medewerkers van Rijkswaterstaat
8 august 2023
Voor corona werd veelal een hoge bezetting gehaald in rijkskantoren, maar medewerkers ervaarden dit destijds als onprettig. Zij klaagden over onder meer geluidsoverlast, concentratieproblemen en een tekort aan geschikte (werk)plekken. Het is de vraag of een streefwaarde van 75% bezetting überhaupt nog werkbaar is in een tijd waarin hybride werken de klok slaat. We onderzochten dit - in opdracht van Rijkswaterstaat - bij twee verschillende typen rijkskantoren: Westraven in Utrecht en The Office in Den Bosch.
Foto's: Westraven in Utrecht (links) en The Office in s'-Hertogenbosch (rechts)
Regulier versus hybride kantoor
Veel overleggen zijn tegenwoordig digitaal of hybride, dat is voor medewerkers van Rijkswaterstaat niet anders. Deze manier van werken vraagt om andere faciliteiten van de werkomgeving. Of niet? Om daar een antwoord op te kunnen geven, hebben we een regulier rijkskantoor (Westraven in Utrecht) en een rijkskantoor dat is ingericht op hybride werken (The Office in Den Bosch) in een experimenteel onderzoek onder de loep genomen. "We monitorden hoe medewerkers de werkomgeving bij een lage, gemiddelde en hoge bezettingsgraad ervaren," vertelde CfPB-onderzoeker Gijs Brouwers. "Enerzijds door zaken te observeren, anderzijds door medewerkers te interviewen over hun ervaringen."
Uitkomsten onderzoek
Uit dit onderzoek, dat plaatsvond in de periode januari-mei 2023, blijkt:
-
Een hoge bezetting is werkbaar in een kantoor dat specifiek is ingericht op hybride werken.
-
Een rustig kantoor wordt niet altijd als prettig ervaren.
-
De haalbaarheid van een hoge bezetting wordt bepaald door het gedrag van de medewerkers, zowel in een regulier als hybride kantoor.
Hoge bezetting wel/niet werkbaar?
Medewerkers van het reguliere rijkskantoor zijn minder tevreden met de werkomgeving bij hogere bezettingen dan medewerkers in het hybride kantoor. In het reguliere kantoor zijn medewerkers vooral minder tevreden over de beschikbaarheid van werkplekken voor concentratie, telefoneren, (online) overleg en ontmoetingen. Medewerkers video-vergaderen noodgedwongen in de open ruimte, terwijl andere collega’s op datzelfde moment concentratiewerkzaamheden moeten uitvoeren of een 1-op-1 gesprek voeren. In het rijkskantoor dat specifiek is ingericht op hybride werken waren de meeste medewerkers ook bij een hoge bezetting tevreden over de faciliteiten ondersteuning van werkzaamheden.
Rustig kantoor een verademing?
Drukte in beide rijkskantoren wordt overigens niet alleen als negatief ervaren. Een hoge bezetting omschrijven werknemers ook als ‘gezellig druk’ of ‘prettig druk’. Een kantoor met een (te) lage bezetting leidt ook tot negatieve ervaringen. Medewerkers komen naar kantoor voor het samenzijn met collega’s en hen te ontmoeten. Bij een bezetting van 30% of minder missen medewerkers de reuring en hebben ze weinig ongeplande ontmoetingen.
Gedrag is bepalend
In het reguliere rijkskantoor zijn de één- en tweepersoons besloten werkplekken riant. Het is voor medewerkers verleidelijk om deze werkplekken de hele dag te bezetten. Door dit gedrag ontstaan problemen bij hoge bezettingen. Medewerkers die in de open ruimte werken kunnen dan niet uitwijken naar de besloten werkplekken voor bijvoorbeeld een videovergadering of een één-op-één gesprek. In het hybride kantoor wordt meer activiteit-gerelateerd gewerkt. In vergelijking met het reguliere rijkskantoor zijn er verhoudingsgewijs minder één- en tweepersoonsruimtes en meer belplekken aanwezig. Medewerkers starten in dit kantoor vaak in de open ruimte, om later te ‘bewegen’ naar andere plekken voor (online)overleggen. Hierdoor zijn ook bij een hogere bezetting voldoende uitwijkmogelijkheden. Er is daar dus geen sprake van het vasthouden van besloten ruimtes.
CfPB Jaarcongres 2023 | 31 augustus
Een van de (vervolg)vragen die wij ook tijdens het CfPB Jaarcongres behandelen is hoe kantoren afgestemd kunnen worden op het hybride werken zonder grootschalig te verbouwen. In hoeverre kan gedrag gestuurd worden door de inrichting van het kantoor, en wat dragen andere interventies daaraan bij. Op 31 augustus 2023 kun je er samen met onze onderzoekers en vakgenoten over van gedachten wisselen. De uitkomsten van onder meer dit onderzoek komen aan de orde en je doet er nieuwe kennis op over de vele aspecten van (de houdbaarheid van) hybride werken. Meld je aan om erbij aanwezig te zijn of neem rechtstreeks contact op Maaike Niekel of Gijs Brouwers, de CfPB-researchers die zich met bovenstaand onderzoek bezighouden.
Contactperson
