Privacy een belangrijk issue bij inzet sensortechnologie
28 november 2023
Slimme technologie is aan een snelle opmars bezig, ook in de werkomgeving. Eén van de belangrijke knelpunten die daarbij wordt ervaren, is het waarborgen van de privacy van medewerkers.
Binnen het CfPB doen we uitgebreid onderzoek naar de inzet van nieuwe technologie in de werkomgeving. Ook houden we de academische literatuur nauwgezet in de gaten. CfPB-onderzoeker Sjors Houtveen: “Wat daarbij opvalt is dat er in de literatuur tot nog toe vooral aandacht is voor de voordelen van technologie voor het beheren van gebouwen. Wat inzet van technologie oplevert voor gebruikers van gebouwen is veel minder duidelijk.”
Voors en tegens 'slimme technologie'
Om dit belangrijke aspect te verkennen organiseerde het CfPB een workshop, waarbij zo’n 40 deelnemers van publieke organisaties nadachten over de voor- en nadelen van slimme reserveringstechnologie. CfPB-onderzoeker Henk-Jan Hoekjen legde de deelnemers de volgende drie vragen voor:
- Welke problemen ervaar je door hybride werken?
- Hoe helpt een reserveringssysteem bij het oplossen van deze problemen?
- Welke knelpunten zie je?
De verschillende groepen kregen de opdracht de vragen te beantwoorden vanuit drie verschillende perspectieven, die van eindgebruikers, facilitair managers en beleidsmakers. “Want de belangen van deze verschillende groepen lopen niet altijd parallel”, aldus Henk-Jan.
Knelpunt: privacy
Eindgebruikers ervaren een belangrijk probleem met betrekking tot privacy. Zij vinden het niet altijd prettig dat hun aanwezigheid in ruimtes wordt gedetecteerd met sensoren. Verschillende deelnemers aan de workshop gaven aan aarzelingen te voelen ten aanzien van systemen die voortdurend vastleggen wie wanneer waar aanwezig is. Ook kwam uit de workshop naar voren dat eindgebruikers niet altijd de meerwaarde zien van het inzetten van slimme technologie. Eén van de deelnemers aan de sessie opperde de mogelijkheid om het reserveren van plekken voor een team ‘gewoon’ via andere communicatiemiddelen te blijven doen, zoals telefoon of whatsappgroep. "In mijn ervaring werkt dat prima."
Positief: verbinding teams
Er werden ook verschillende voordelen genoemd. Zo brachten de aanwezigen naar voren dat technologie een oplossing biedt voor de onzekerheid bij het vinden van een drukke werkplek – een onzekerheid die met name op de drukke kantoordagen (dinsdag en donderdag, zo blijkt uit de Werk in Transitie Monitor van het CfPB) de kop op steekt. Ook stelden deelnemers aan de workshop dat technologie kan bijdragen aan het op peil houden van de verbondenheid binnen teams: reserveringstechnologie biedt de mogelijkheid om gezamenlijk werkplekken te reserveren en zo ‘vlekken’ van teams te creëren (lees over vlekken in dit artikel).
Handvatten voor facilitair beleid
In de academische literatuur is al het nodige te vinden over de voordelen die slimme technologie facilitair managers en beleidsmakers kunnen bieden. Deze voordelen kwamen ook tijdens de workshop naar voren. Diverse deelnemers gaven aan dat de data die door slimme systemen gegenereerd wordt zeer welkom is. Deze data biedt handvatten om facilitair beleid op te grondvesten. Een deelnemer vertelde zich als FM-er vaak gevangen te voelen tussen twee vuren (beleidsmakers aan de ene kant en eindgebruikers aan de andere kant). Een reserveringssysteem en andere sensor-gebaseerde technologie bieden data op basis waarvan geïnformeerde interventies gedaan kunnen worden om de kwaliteit van de werkomgeving te verbeteren. Deze visie werd door meerdere deelnemers onderschreven. “Het begint bij het krijgen van beter inzicht. Technologie kan je daarbij helpen.” Aandachtspunt daarbij is wel dat je alleen kunt meten wat meetbaar is. Verschillende aanwezigen benadrukten dat je ook oog moet houden voor kwalitatieve aspecten van (samen)werken in een hybride context.
Kenniskringen
De workshop was onderdeel van de Kenniskring ‘Technologie in de werkomgeving’. Deze vierde editie van 2023 organiseerden we op 24 november in het kantoor van Rijkswaterstaat in Den Bosch. Een passende locatie voor dit thema, want met ingang van 1 november 2023 vindt hier een pilot plaats met het Workspace Management System (WMS). De eerstvolgende Kenniskring staat gepland op 8 maart 2024. Het thema luidt ‘Wie werkt waar en wanneer?’ Tijdens deze bijeenkomst zullen we data uit de WiT Monitor 2023 presenteren en van betekenis voorzien. Je kunt je alvast opgeven door te mailen naar Katinka Ham via k.ham-meisner@tudelft.nl.
Werk in Transitie
In het kader van het meerjarige onderzoeksprogramma Werk in Transitie organiseert het Center for People and Buildings onder meer vier Kenniskringen per jaar. Tijdens deze bijeenkomsten staat een thema centraal waarover kennis wordt gedeeld met de deelnemers (TU Delft, de Politie, de gehele Rijksoverheid en Radboud Universiteit Nijmegen), aan het collectieve onderzoekprogramma.
Contactperson
