Flexfactor verlagen?
10 november 2022
In de meeste kantoren is de bezetting laag. Een bezetting van 40 procent op de piekdagen dinsdag en donderdag is momenteel niet ongewoon. Daarom experimenteert een overheidsorganisatie met een relatief lage flexfactor (= het aantal werkplekken per fte) voor een aantal van haar gebouwen: 0,6 in plaats van 0,7-0,9. In juli jl. vroeg de organisatie aan het CfPB om te achterhalen of deze verlaging van de flexfactor een effect heeft op het werk en het werkproces.
De verlaging van de flexfactor werd niet tot nauwelijks opgemerkt door ondervraagden. Ook met het verlagen van de flexfactor was er geen schaarste aan plekken op kantoor. Wel kwam uit het onderzoek een aantal interessante bevindingen naar voren met betrekking tot hybride werken.
Het kantoor is nog steeds van cruciaal belang voor het werk en het werkproces.
Op kantoor wordt op dit moment vooral ‘ontmoet’. Door dat ‘ontmoeten’ voelen veel medewerkers zich minder productief op kantoor. Ze kunnen zich moeilijker concentreren en zijn sneller afgeleid. Anderzijds is dat ‘ontmoeten’ van cruciaal belang om te kunnen werken. Er is een wens om elkaar voldoende fysiek te treffen, zien en spreken. Op het kantoor lopen de mensen elkaar tegen het lijf, hebben ze een toevallig praatje bij de koffieautomaat, praten ze na afloop van een vergadering na, of zoeken ze collega’s op bij hun bureau. Door de toegankelijkheid en spontaniteit van het contact op kantoor vinden medewerkers elkaar niet alleen snel voor een persoonlijk praatje, maar zeker ook als het om werk gaat.
Zonder het maken van afspraken zijn de meeste medewerkers geneigd om thuis te werken.
Hoewel men het belang van kantoor inziet, horen wij van alle kanten dat de kantoren grotendeels leeg blijven. Hoe kan dat? Enerzijds wordt gezegd dat één of twee dagen per week op kantoor voldoende is om verbinding te creëren. Anderzijds is de gedachte dat het nuttig moet zijn om naar kantoor te komen; er moeten collega’s aanwezig zijn op kantoor om te ‘ontmoeten’. Zonder de aanwezigheid van collega’s op kantoor heeft de eigen aanwezigheid nauwelijks meerwaarde, is de algemene opvatting: ‘Ik kom niet naar kantoor om alleen in een hokje te zitten’. Met een hoge mate van vrijheid in de keuze waar te werken, kan hierbij een probleem ontstaan. Wanneer medewerkers vanuit persoonlijke overwegingen kiezen om (veel) thuis te werken, daalt de motivatie voor andere medewerkers om naar kantoor te gaan. Er zijn immers geen of nauwelijks collega’s.
Het kantoor moet nog steeds (juist nu!) een diversiteit aan werkplekken bieden.
Hoewel kantoordagen veel gebruikt worden voor de ontmoetingen, blijven ook plekken nodig om geconcentreerd te werken. Ook is er een sterke behoefte ontstaan naar plekken om te videobellen en naar goede overlegruimtes met faciliteiten zoals vergaderschermen en camera’s om hybride te kunnen overleggen. Het is daarom onverstandig om een harde splitsing tussen ‘concentratiewerk doe je thuis’ en ‘ontmoeten doe je op kantoor’ te hanteren. Dit kan zelfs averechts werken. Als werknemers op kantoor niet (geconcentreerd) kunnen werken, zijn zij eerder geneigd niet te komen en ontmoeten ze elkaar juist minder.
Contactperson
