'Hybride werken is niet voor bange managers'

Het succes van hybride werken is afhankelijk van de manier waarop managers invulling geven aan hun taak. Dat is één van de belangrijke conclusies van CFPB IMPULS, een congres dat we op 3 februari hielden bij het Ministerie van Economische Zaken in Den Haag. “Teams moeten gezamenlijk afspraken maken over het gebruik van het kantoor”, zei CFPB-directeur Jacqueline Schlangen. “Die afspraken moeten verder gaan dan individuele voorkeuren van teamleden.”

Het CFPB is het nationale kenniscentrum op het gebied van mens, werk en werkomgeving. We doen al 24 jaar onderzoek en vervullen een belangrijke brugfunctie tussen praktijk en wetenschap. Regelmatig organiseren we kennisbijeenkomsten waarin belanghebbenden uit de praktijk ingelicht worden over de laatste stand van zaken op het gebied van de (kennis)werkomgeving. Op 3 februari 2025 hielden we voor de tweede maal CFPB IMPULS. Tijdens deze speciale bijeenkomst werd de top van organisaties die deelnemen aan ons collectieve onderzoeksprogramma Werk in Transitie bijgepraat over de laatste stand van zaken op het gebied van de veranderende werkomgeving.

Krappe arbeidsmarkt

De eerste spreker die het podium betrad was André Weimar, pDG Digitalisering en Overheidsorganisatie bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Hij wees op het grote belang van huisvestingsvraagstukken in de huidige tijd. “We hebben te maken met een krappe arbeidsmarkt. Een prettige werkomgeving is essentieel om mensen te kunnen boeien en binden.”

Jacqueline Schlangen vertelde de goedgevulde zaal daarna over de manier waarop je zo’n werkomgeving kunt realiseren. Daarbij benadrukte ze dat het niet nodig is om te kiezen tussen het reduceren van het aantal vierkante meters kantoorruimte of het investeren in beleving en werkgeluk van de medewerkers. “Uit onze onderzoeken blijkt dat je een waardevolle werkomgeving kunt creëren en tegelijkertijd het aantal vierkante meters omlaag kunt brengen.”

Om een optimale werkomgeving voor mensen te realiseren is het volgens Jacqueline belangrijk om in beeld te hebben waarom medewerkers naar het kantoor komen. “Onze onderzoeken laten zien dat mensen vooral naar het kantoor komen om hun collega’s te ontmoeten. Zij willen samenwerken op kantoor. Maar daarnaast hebben ze op het kantoor ook behoefte aan concentratiewerkplekken. Ga het kantoor dus niet inrichten als clubhuis, want dan blijven de mensen weg omdat ze het gevoel hebben op kantoor niet te kunnen werken.”

Afspraken

Bij het realiseren van een goede werkomgeving gaat het niet alleen om de fysieke invulling van het kantoor, maar ook over het maken van afspraken over het gebruik van de werkvloer. En daarbij spelen leidinggevenden een cruciale rol. Zij worstelen vaak met de vraag hoe je in de nieuwe hybride werkelijkheid de kennisdeling en verbinding binnen het team in stand houdt. “Dit vraagt om formele kaders vanuit de organisatie én om daadkracht van leidinggevenden”, stelde Jacqueline. “Anders blijven we ‘modderen in het midden.” Teams moeten gezamenlijk duidelijke afspraken maken over de aanwezigheid op kantoor. En daarbij moet het niet alleen gaan over de individuele voorkeuren van teamleden. “Het is aan leidinggevenden om het initiatief te nemen bij het maken van dergelijke afspraken. Hybride werken is niet voor bange managers.”  

Integrale aanpak

Na Jacqueline Schlangen was het de beurt aan Mariska Plomp, algemeen directeur cluster Mens en Organisatie van de Belastingdienst (verkenner). Zij vertelde over een belangrijke strategische huisvestingsprioriteit van de Belastingdienst voor de periode 2025-2030: het bevorderen van het werkplezier van medewerkers. Daarmee verschuift de Belastingdienst de focus van ‘human resources’ (HR) naar ‘human experience’ (HX). “Werknemers verwachten tegenwoordig meer van hun organisatie dan alleen een goed salaris: ze zoeken betekenis in hun werk”, aldus Mariska. Dit vraagt om een andere visie op huisvesting. Alleen inzetten op de fysieke werkomgeving is onvoldoende om de medewerkerstevredenheid te verbeteren. De Belastingdienst kiest voor een integrale aanpak, waarbij de sociale, fysieke en digitale werkomgeving elkaar versterken. Mariska beklemtoonde dat het kantoor daarbij een belangrijke rol blijft spelen. “Het is belangrijk om te beseffen dat 70% van wat je leert op de werkvloer gebeurt in het dagelijkse contact met collega’s. De werkomgeving is daarmee cruciaal voor kennisdeling en ontwikkeling.”

Ook bij de Radboud Universiteit in Nijmegen zetten ze in op het realiseren van een waardevolle werkomgeving. “We willen dat mensen zich welkom voelen op de campus”, aldus programmamanager Duurzaam Werken Annemarijke Graat. Zij vertelde de zaal dat vooral communicatie belangrijk is in een verandertraject. “Bij ons moesten verschillende afdelingen worden samengevoegd in één werkomgeving, iets waar aanvankelijk veel weerstand tegen was.” Maar inmiddels is ruim 80 procent van de medewerkers tevreden met hun nieuwe werkomgeving. “Door met elkaar in gesprek te gaan en goed te luisteren naar wensen, hebben we het uiteindelijk toch voor elkaar gekregen.”

Duidelijke regels

Op CFPB IMPULS was er ook volop ruimte voor reflectie en discussie. Tijdens twee paneldiscussies met onder meer Rianne Appel-Meulenbroek (TU Eindhoven), Linda Ruseler (Politie), Monique Arkesteijn (TU Delft) en Gerdine Keijzer-Baldé (Ministerie van EZK) werden verschillende belangrijke onderwerpen verder uitgediept. Daarbij kwam onder meer de vraag aan de orde of je medewerkers mag verplichten naar kantoor te komen. Bij veel organisaties is dit een heikel punt. Maar volgens één van de bezoekers van CFPB IMPULS is het niet nodig om in dit opzicht koudwatervrees te hebben: “Wij hebben duidelijke regels geformuleerd over het werken op kantoor: kom voor samenwerking minimaal twee dagen per week naar kantoor”, klonk het vanuit de zaal. “We blijven die regels benadrukken en merken dat mensen deze duidelijkheid op prijs stellen.”

Schat aan informatie

Tijdens de paneldiscussies werden nog verschillende andere aspecten van hybride werken verder uitgediept. Zo werd stilgestaan bij de vraag of medewerkers verplicht naar kantoor moeten komen en was er aandacht voor de bezuinigingsopgave van verschillende organisaties. Tijdens het afsluitende ‘walking diner’ was er volop gelegenheid om te netwerken en de levendige discussies verder voort te zetten. Er werd volop gebruik van gemaakt. Dit laat zien dat er ook in de top van organisaties volop behoefte is aan nieuwe kennis over de veranderende eigentijdse werkomgeving. Wij blijven ons als CFPB daarom ook in 2025 inzetten voor het ontwikkelen en delen van praktisch bruikbare kennis op dit terrein. In de woorden van openingsspreker André Weimar: “Het onderzoeksprogramma Werk in Transitie van het CFPB is belangrijk. Het levert een schat aan informatie op waarmee organisaties evidence based keuzes kunnen maken.”