Impressie van serie bijeenkomsten rond de effectieve implementatie van kantoorinnovatie

18 juni 2008

Het CfPB besprak met circa 70 ervaringsdeskundigen de praktijk en theorie van het succesvol doorvoeren van een innovatieve werkomgeving

Naar aanleiding van de publicatie van de literatuurstudie naar de “effectieve implementatie van kantoorinnovatie” zijn recent bij het CfPB een zevental bijeenkomsten georganiseerd. Via deze workshops wilden we opvallende resultaten en stellingen uit de theorie toetsen aan de visie vanuit de praktijk.

Met deze bijeenkomsten bood het CfPB uiteenlopende deelnemers uit zowel de private als publieke sector een forum voor het uitwisselen van praktijkkennis en ervaring. Vanwege de vele aanmeldingen werd het aantal bijeenkomsten meteen flink uitgebreid. Door het samenbrengen van professionals met diverse achtergronden en uit verschillende disciplines werden uiteenlopende ideeën samengebracht. De grote gemeenschappelijke deler was de ervaring met huisvestingsveranderingen en het implementeren van flexibele werkomgevingen.

De implementatiebijeenkomsten waren opgebouwd rond een aantal resultaten uit de literatuurstudie die beknopt voorgesteld werden en vervolgens in de groep besproken. Vragen die aan bod kwamen waren: Is de voorgestelde uitspraak of het model herkenbaar? Of juist niet? Welke invulling heeft men gegeven aan vaak globale en weinig gedetailleerde aanbevelingen en lijstjes uit de theorie? De structuur van de studie volgend kwamen drie grote thema’s aan bod: verandering, implementatie en weerstand. Vooral weerstand, participatie en communicatie bleken hete hangijzers en weekten een heleboel reacties los.

Al vanaf het voorstelrondje kwam een dynamisch gesprek los, dat de focuspunten uit de dagelijkse implementatiepraktijk aan het licht bracht. Ideeën en concrete vragen werden uitgewisseld en contacten werden gelegd. De praktijkervaringen die werden gedeeld, bieden inzichten en concrete oplossingen in een steeds verschillende realiteit. Deelnemers gaven na afloop van het gesprek aan dat ze de bijeenkomst zeer nuttig vonden.

Ik sluit af met een aantal conclusies die we destilleerden uit de sessies:

• Kantoorinnovaties krijgen een steeds complexer karakter.
• De rol van het lijnmanagement wordt steeds belangrijker. Bij voorkeur fungeren ze als change agent en vaandeldrager. In de praktijk werkt het vaak niet zo. Er komt juist steeds meer op het bordje van de facility manager terecht. Die moet én verstand hebben van verandertrajecten, én fungeert als liaison tussen de diverse betokken partijen, én hij moet een toekomstvisie op huisvesten hebben.
• Flexibel werken vraagt een andere - meer coachende, minder directieve - managementstijl. Heb het daarover!
• Zorg dat je de ondernemingsraad goed betrekt. De OR kan heel steunend maar ook fnuikend zijn voor het welslagen van een nieuw huisvestingsconcept.
• Consistentie is erg belangrijk. Stel duidelijke doelen en bewaak deze, ook op de lange termijn.
• Zorg voor tijdige, voldoende en consistente communicatie. Blijf nog geruime tijd na doorvoering van het concept daarover communiceren.
• Probeer als FM’er de afdelingen communicatie en P&O goed te betrekken bij het veranderproces.
• Verander niet om het veranderen. Veranderen vraagt een heleboel energie en inspanningen, mede doordat het in zekere zin tegen de menselijke natuur ingaat. Breng vooraf de voor- en nadelen goed in beeld. De wet van de minste inspanning is (hier) een goed principe om te volgen: de moeite om te veranderen moet kleiner blijven dan de moeite om dat niet te doen.
• Weerstand hoort erbij. Wees er niet bang voor, maar ga er actief mee om. Daar zijn vele manieren voor.
• Participatie is belangrijk maar ook best lastig. Denk hier vooraf goed over na. Participatie is bijvoorbeeld een goed kader om beeldvorming van de nieuwe situatie te bevorderen. Denk aan sessies om stil te staan bij het toekomstig ontwerp. Dat maakt de nieuwe omgeving tastbaar en consequenties inzichtelijk. En passant neem je zo onzekerheid weg, een van de oorzaken van weerstand.
• Bij flexibel werken heeft het management een voorbeeldfunctie. Maar er zijn ook bedrijven waar de medewerkers liever hebben dat de leiding een eigen kamer heeft. Zorg dan wel dat die bij afwezigheid van de leidinggevende als flexplek gebruikt mag worden.
• Weet wat de wensen van de gebruikers zijn!
• Kantoorinnovatie kan helpen om een cultuurverandering op gang te brengen of te stutten. Het moet dan wel ingebed zijn in een bredere aanpak, waarbij het (top)management zichtbaar aan het roer staat.

Meer informatie

Samenvatting literatuurstudie "Effectieve implementatie van kantoorinnovatie": klik hier